Teamprofit

Was bringen Word und PowerPoint 2003?                                                               Von Klaus Tormählen

Einleitung

Die aktuelle Version von Microsoft Office ist seit 2003 auf dem Markt. Eine Nachfolgeversion wird nicht vor Herbst 2006 erwartet. Nach eigenen Erfahrungen wird Office 2003 bisher nur wenig eingesetzt. Dafür gibt es vorwiegend zwei Gründe. 1. Die Änderungen bringen dem Einzelanwender wenig Nutzen gegenüber der Vorversion 2002, 2. Microsoft vertreibt nicht wie sonst automatisch mit dem Verkauf neuer Computer Teile des Office 2003-Pakets. Als Beigabe erhält man derzeit meistens eine Works-Variante, in der vom Office-Paket nur Word XP (2002) enthalten ist. Die Office-Kom­po­nenten haben jetzt längere Namen: Microsoft Office Word 2003 (vorher Microsoft Word 2002) usw. Sie können nur unter Windows 2000 und XP eingesetzt werden (bei den älteren Windows-Versionen 95, 98, Me und NT wird die Installation verweigert).

Microsoft hat bei Office 2003 in erster Linie in Team- und Gruppenfunktionen investiert. Dazu gehören sowohl in Word als auch PowerPoint die Möglichkeiten, abgestufte Rechte zu vergeben (Einschränkungen beim Lesen, Kopieren und Drucken), eine übersichtliche Verwaltung von Änderungen und Kommentaren durch mehrere Bearbeiter sowie das Sperren von Teilen eines Dokuments. Die wichtigsten Neuerungen für Einzelanwender in Word sind eine Miniaturbildübersicht wie in PowerPoint, die Verbesserung der Darstellung von Dokumenten zum Lesen am Schirm (Lesemodus), erweiterte Recherchefunktionen bei der Synonymsuche und beim Übersetzen, strukturierte Bearbeitung von XML-Dokumenten, Grafikeinbindung in Tabellen, allgemeine Fülleffekte, automatisches Anordnen von Fenstern und verbesserte Dateisuche.

Bei der Installation ist Achtsamkeit geboten. Standardmäßig gelangt man nicht mehr automatisch in den Baum der zu installierenden Features. Sollen die Komponenten gezielt gewählt werden, muss im zweiten Schritt des Setup die Option Erweitert Anpassung von Anwendungen aktiviert werden. Versäumt man dies, so werden die Standardkomponenten installiert, ohne dass weitere Eingriffe möglich sind. Die möglicherweise fehlenden Komponenten können aber wie gehabt in einem weiteren Durchgang nachinstalliert werden.

Immer mehr Dienste von Word und PowerPoint werden ins Internet integriert (Hilfe, Vorlagen, Übersetzung, XML-Dienste, Rechte-Verwaltung, Webspace). Die bei der Auslieferung von Word 2003 noch über die Internetseite für E-Services erhältlichen Dienste (Recherche, E-Porto, Smarttags, Adress-Gültigkeit, Faxdienst) werden inzwischen auf die neuere Marketplace-Seite umgeleitet (unterhalb office.microsoft.com /de-de, siehe auch unten).

Auf den folgenden Seiten wird zunächst eine Word-bezogene Darstellung der Neuigkeiten gegeben. Viele davon sind mit Änderungen in PowerPoint identisch. Am Ende folgt ein Abschnitt mit speziellen PowerPoint-Anpassungen.

Start

Beim Start wird standardmäßig der Aufgabenbereich Erste Schritte eingeblendet (früher Neues Dokument). Im Aufgabenbereich Erste Schritte finden sich neben der Liste der zuletzt geöffneten Dateien und dem Link Weitere ... (gemeint: Dokumente und das Dialogfeld Öffnen) der Link Ein neues Dokument erstellen... (schaltet in den Aufgabenbereich Neues Dokument) und Verzweigungsmöglichkeiten auf Microsoft-Inter­netsei­ten. Das Feld Suchen nach: entspricht Frage hier eingeben im rechten oberen Fensterteil. Der Aufgabenbereich Neues Dokument zeigt jetzt die zuletzt geöffneten Dateien nicht mehr, dafür erscheinen die Symbole für neue Dokumente, Webseiten und E-Mails besser sortiert. Das Vorlagen-Fenster erreicht man hier über Auf meinem Computer.... Ansonsten gibt es wie schon in der alten Version Links zum Suchen von Vorlagen im Internet. Über Auf meinen Websites... gelangt man auf den Microsoft Passport-Server, auf dem man ein Konto erstellen und eigene Vorlagen speichern kann.

Symbolleisten und Symbole erscheinen im Windows XP-Look. Aktive Symbole sehen aber meistens genau so aus wie in der Vorgängerversion. Zur Zusammenstellung von Befehlen und Symbolen in den Leisten lässt sich jetzt im Register Befehle des Dialogfeldes Anpassen über die Schaltfläche Befehle neu anordnen... in ein Dialogfeld verzweigen, das die Operationen für Anfänger leichter verständlich macht.

Die Zahl der Aufgabenbereiche ist größer geworden. Insbesondere bedient sich die Hilfe häufig des Aufgabenbereichs. In den Aufgabenbereichen ist die Navigationsleiste mit Zurück und Weiter deutlich abgesetzt und enthält zusätzlich ein Homepage-Symbol (Erste Schritte). Zum Ein-/Ausblenden während der Sitzung wurde die Tastenkombination Strg F1 eingeführt.

Neue Ansichten

Word 2003 bietet mit der Miniaturansicht und der Leseansicht zwei neue Anzeigearten. In der Miniaturansicht wird ähnlich wie bei PowerPoint im linken Fensterteil eine Spalte zur Verfügung gestellt, in der die einzelnen Seiten des Dokuments in stark verkleinerter Form erscheinen. Ggf. ist eine Bildlaufleiste vorhanden. Die aktuelle Seite ist rot umrandet. Durch Mausklick auf einer anderen Seite bewirkt man im Dokument einen entsprechenden Bildlauf. Zum Umschalten benutzt man den Befehl Ansicht Miniaturansichten bzw. das gleichlautende Symbol.

In der Leseansicht (Lesemoduslayout) wird das Dokument in einer zum Lesen am Schirm optimierten Form angezeigt. Die Seitenaufteilung passt sich der Bildschirmgröße an und ist i. a. abweichend vom Druckbild. Das Umschalten erfolgt über Ansicht, Lesemoduslayout bzw. das Symbol Lesen (s. u.). Nach dem Umschalten werden die Symbolleisten Standard und Format weg- sowie die Symbolleisten Lesemoduslayout und Überarbeiten eingeblendet. Zum Anzeigen der Druckdarstellung und anschließendem Zurückschalten in die Lesedarstellung aktiviert man das Symbol Tatsächliche Seite. Über Deaktivieren des Symbols Mehrere Seiten zulassen kann die Ansicht nur einer Seite erzwungen werden. Eine bessere Lesbarkeit lässt sich über das Symbol Textgröße vergrößern, das Zurückschalten über das Symbol Textgröße verkleinern erreichen. Das Beenden der Leseansicht erfolgt über die Schaltfläche Schließen in der Symbolleiste oder Esc.

Die Leseansicht bietet einen reinen Lese- und einen Bearbeitungsmodus. Den Lesemodus erkennt man an der fehlenden blinkenden Schreibmarke (bzw. Markierung). Im Bearbeitungsmodus können Bearbeitungsfunktionen verwendet werden, jedoch sind nicht alle Möglichkeiten aktiv. Direkt nach dem Umschalten ist der Lesemodus eingestellt. Das Umschalten erfolgt durch Mausklick auf dem Text. Ist der Aufgabenbereich Recherchieren (siehe nächsten Abschnitt) eingeblendet, so muss zwei Mal kurz hintereinander geklickt werden, da beim ersten Klick das angeklickte Wort dem Aufgabenbereich übergeben wird. Das Zurückschalten zum Lesemodus erfolgt durch Esc bzw. nach dem Benutzen der Bildlaufleiste oder einer Bild-Taste. Im Lesemodus kann der seitenweise Bildlauf auch über die Richtungstasten bzw. die Leertaste (mit Ý Leertaste rückwärts) erfolgen. Seitensprünge sind durch die Eingabe einer Seitenzahl und Return möglich.

Recherche

Das Nachschlagen von Synonymen und das Übersetzen von Wörtern erfolgt jetzt über den Aufgabenbereich Recherchieren. Die Zugänge über Extras, Sprache bzw. das Kontextmenü sind erhalten geblieben, jedoch schaltet Word dabei in den Aufgabenbereich (früher erschien beim Nachschlagen das Dialogfeld Thesaurus: sprache, beim Übersetzen der Aufgabenbereich Übersetzen). Im Aufgabenbereich lässt sich nachträglich die Sprache zum Nachschlagen umschalten. Hier kann das für die Synonymsuche zugrunde gelegte Wort auch über die Tastatur eingegeben werden, was vorher nicht möglich war. Die Oberbegriffe (früher Bedeutung) werden in einer Baumstruktur aufgelistet und sind dadurch sofort komplett einsehbar. Die Operationen mit dem ausgewählten Begriff werden über das Popup-Menü ausgelöst.

Das Übersetzen im Aufgabenbereich Recherchieren wurde neu gestaltet. Zum schnelleren Starten der Übersetzung sind abkürzende Möglichkeiten durch die Symbole Recherchieren, Übersetzen bzw. Alt Klick auf dem zu übersetzenden Wort gegeben. Bei vorhandener Internetverbindung und aktivierter Option Maschinelle Online-Übersetzung verwenden in den Übersetzungsoptionen (falls verfügbar, s. u.) lassen sich längere Texte oder ein ganzes Dokument über das Internet übersetzen. Zum Start der Übersetzung eines ganzen Dokuments aktiviert man den Klickpfeil Dokument in unverschlüsseltem HTML-Format über das Internet zur Übersetzung senden. Nach einigem Warten, je nach Größe des Dokuments, erscheint die Internetseite des Übersetzungsdienstes mit dem Ergebnis. Das Verfügbarmachen der maschinellen Online-Über­setzung erfolgt über den Link Auf weitere Recherche-Dienste prüfen… im Aufgabenbereich Recherchieren.

Der Link Recherche-Optionen... im Aufgabenbereich Recherchieren bietet die Möglichkeit, die ganze Übersetzungsfunktion zu de-/aktivieren, weiterhin das De-/Aktivieren der Thesauri und der ggf. über das Internet hinzugefügten Dienste. Über die Schaltfläche Dienste hinzufügen... lassen sich Dienste aus dem Internet laden. Die dort eingetragenen Adressen werden auf Eignung geprüft und ggf. zurückgewiesen. Geeignete Adressen müssen direkt bei einem Anbieter erfragt werden. Der Zugang zu den Internet-Recherche-Diensten mit anstößigen Inhalten kann vom Administrator gesperrt werden.

Aktiviert man im Aufgabenbereich Recherchieren den Link Dienste auf Office Marketplace anfordern, so wird der Browser mit der Internetseite office. microsoft.com/de-de/marketplace/ geöffnet. Dort finden sich weitere Anbieter, die Recherchedienste für Office 2003 zur Verfügung stellen. Ggf. ist ein Teil der Dienste schon über den Links Auf weitere Recherche-Dienste prüfen… im Aufgabenbereich Recherchieren installiert worden (s. o.). Auf den Internetseiten der Anbieter finden sich Informationen und Links zum Einbinden der Dienste.

Zugriffsmanagement – IRM

Beim Zugriff auf ein Dokument sind standardmäßig ohne weitere Maßnahmen alle Inhalte zugänglich. Ein Schreibpasswort schützt zwar vor Veränderung des Dokuments, erlaubt aber Kopieren oder Drucken. Ein Lesepasswort hingegen verhindert den Globalzugriff.

Mit dem neu eingeführten Information Rights Management (IRM) ist es in Office 2003 möglich, eingeschränkte Rechte zu vergeben: Ansehen ja, doch wahlweise Verbot zum Drucken, Kopieren, Weiterleiten. Weiterhin ist die Zugriffssteuerung über ein Ablaufdatum möglich. Die Rechte werden mit dem Dokument verknüpft. Die Nutzungserlaubnis von IRM ist allerdings an den Computer gebunden. IRM ist eine rein Windows-basierte Technik.

Die Verwaltung von IRM-Rechten erfolgt standardmäßig über einen Windows Server 2003 (kurz: IRM-Server). Dabei wird eine Lizenz mit kryptografischem Schlüssel ausgestellt, die auf dem lokalen Computer abgelegt wird. Server für das IRM-Management werden in der Regel von Unternehmen betrieben. Für Anwender ohne Zugangsmöglichkeit stellt Microsoft kostenlos IRM-Rechte zur Verfügung. Die Realisation erfolgt über den Passport-Dienst. Dort identifiziert sich der Nutzer über seine Mailadresse und ein Kennwort. Sowohl Rechtevergeber als auch Rechtenutzer benötigen auf ihrem Rechner die IRM-Lizenz.

IRM-geschützte Dokumente lassen sich in älteren Word-Versionen oder WordPad standardmäßig nicht öffnen. Der Editor zeigt lediglich verschlüsselte Inhalte an. Es ist dem Autor aber möglich, den Benutzern älterer Versionen das Lesen über den Internet Explorer zu erlauben. Zum Aufrüsten des Internet Explorers bietet Microsoft über die Internetadresse www. microsoft.com/windows/ie_intl/de/download/rm/default .mspx ein Add-On.

Die Vergabe der Rechte wird über das Dialogfeld Berechtigung (Datei Berechtigung Nicht weiterleiten... bzw. Symbol Berechtigung) vorgenommen.

Vor dem ersten Erteilen von Zugriffseinschränkungen bzw. Öffnen von rechtebeschränkten Dokumenten ist die Anmeldung an einem IRM-Server notwendig. Dazu gibt man den Befehl Datei, Berechtigung, Nicht weiterleiten... bzw. aktiviert das Symbol Berechtigung (Unbeschränkter Zugriff). Im Dialogfeld Dienstanmeldung gelangt man nach dem Aktivieren von Ja, ich möchte mich für die kostenlose Testversion dieses Dienstes von Microsoft anmelden und Bestätigung des Sicherheitshinweises (OK) ins Dialogfeld Windows Rights Management, in dem man über die Option Nein. Ich habe kein .NET-Passport-Konto und möchte jetzt ein Konto einrichten. und Weiter zur Registrierung kommt. Nach Eintragung von Mail-Adresse, Passwort und Aufforderungen gemäß Fensterinhalt aktiviert man Ich stimme zu.

Anstelle über das Dialogfeld Dienstanmeldung ist auch die Einrichtung eines Passport-Kontos direkt über die Adresse www.passport.net/Consumer/default.asp möglich. Beim Besitz eines Passport-Kontos meldet man sich im Dialogfeld Dienstanmeldung über Ja, ... an und gelangt über Ja. Ich habe ein Passport-Konto im Dialogfeld Windows Rights Management zur Anmeldung. Dort verfährt man wie bei der Registrierung.

Zum Abschluss der Formalitäten für die Erstellung eines Rights-Management-Kontozertifikats wählt man den Zertifikattyp Standard (zur mehrmaligen Benutzung) bzw. Temporär (zur einmaligen Benutzung). Das zur Verfügung gestellte Zertifikat wird auf dem Computer gespeichert. Dazu wird der Ordner DRM unterhalb Dokumente und Einstellungen\benutzername\ Lo­kale Einstellungen\Anwen­dungs­daten\Microsoft\ eingerichtet, in dem die zugehörigen DRM-Dateien abgelegt werden.

Zum Vergeben von Zugriffseinschränkungen geht es wieder über den Befehl Datei, Berechtigung, Nicht weiterleiten... bzw. das Symbol, es heißt jetzt Berechtigung (Nicht weiterleiten). Diesmal wird das Dialogfeld Berechtigung eingeblendet. Darin aktiviert man die Option Berechtigung für dieses Dokument einschränken und trägt in die Felder Lesen… und Ändern… entsprechend die Mail-Adressen der betroffenen Adressaten ein. Anstelle über die Tastatur ist die Eingabe über die Schaltflächen Lesen… und Ändern… möglich. In beiden Fällen zeigt sich die Liste der im Standard-MAPI-Mailprogramm (z. B. Outlook) benutzten Kontakte. Über die Liste Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen: ist auch die Auswahl der Adressen aus dem Adressbuch (falls benutzt) möglich. Das Arbeiten mit einem Nicht-MAPI-Programm wie Outlook-Express ist nicht möglich. Die Adressen werden zunächst über Doppelklick in den Feldern neben Lesen-> und Ändern-> durch Semikolon getrennt gesammelt und mit OK übergeben. Anstatt Doppelklick auf den Namen ist auch die Auswahl des Namens und ein Klick auf Lesen-> und Ändern-> möglich. Über das Menü Erweitert stehen Adressbuch-Funktionen zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Weitere Optionen… legt man die Einschränkungen fest. Standardmäßig wird dem ausgewählten Benutzer die Möglichkeit gegeben, beim Absender weitere Rechte nachzufordern. Diese Möglichkeit kann unterhalb Zusätzliche Einstellungen: deaktiviert oder auf eine andere Adresse umgeleitet werden. Die Option Benutzern mit früheren Versionen von Office … räumt die Möglichkeit ein, das Dokument in einem Browser zu bearbeiten (s. o.). Über Standard festlegen… werden die aktuellen Einstellungen als Vorgabe eingerichtet.

Nach erteilter Berechtigung wird der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich mit aktiver Schaltfläche Status eingeblendet. Er zeigt die Art der Zugriffseinschränkung und das Konto für die Vergabe an. In der Statusleiste erscheint zusätzlich das Symbol für die Zugriffseinschränkung. Doppelklick darauf schaltet ins Dialogfeld Berechtigung. Der Link Berechtigung ändern... verzweigt wieder ins Dialogfeld Berechtigung. Der Link Anderen Benutzer... gestattet wie auch der Befehl Datei Berechtigung Berechtigung einschränken als... das Wechseln des Kontos.

Beim Öffnen eines Dokuments mit eingeschränkten Rechten wird automatisch der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich geöffnet. Darin findet sich  der Link Meine Berechtigung anzeigen..., über den sich die einzelnen Rechte erfragen lassen. Über den Link Weitere Berechtigungen anfordern... im Dialogfeld Meine Berechtigung wird ein leeres Mail-Formular mit der Adresse des Rechtevergebers erzeugt. Über den Link Anderen Benutzer… lässt sich nach dem Speichern unter anderem Dateinamen für den jetzigen Bearbeiter ein anderes Konto wählen.

Zum Aufheben aller Beschränkungen dient der Befehl Datei, Berechtigung, Unbeschränkter Zugriff.

Zugriffsmanagement – Arbeitsbereiche

Eine neue Technik zum Arbeiten mit Dokumenten im Team wird über die Integration von Office-Techniken in die Dienste der Windows SharePoint-Services unter Windows Server 2003 mit Hilfe von SharePoint-Websites angeboten. Sie erleichtert den Umgang mit Überarbeitungen und unterschiedlichen Versionen. SharePoint-Websites sind Webportale für den Austausch von Informationen unter Mitgliedern eines Teams. Hauptaufgabe der Windows SharePoint-Services ist es dabei, den Zugriff auf Dokumente oder Teile davon zu verwalten. Zu den Teamfunktionen gehören unter anderem auch die Versionskontrolle bei Überarbeitungen durch mehrere Personen und die Strukturierung von Kommentaren der Teilnehmer an einer E-Mail-Kommunikation. Ein besonderes Instrument der SharePoint-Services sind Arbeitsbereiche. Diese sind Websites zur gemeinsamen Nutzung durch die Teammitglieder. Windows SharePoint-Server dienen über die genannten Funktionen hinaus auch als Entwicklungs-Plattform für Teamwork-Lösungen.

Microsoft Office und Word 2003 unterstützen das Erstellen von und Arbeiten mit SharePoint-Websites durch Integration der SharePoint-Features in die Menüstruktur. Arbeitsbereiche können z. B. direkt aus Word heraus bearbeit werden. Zum Speichern und Öffnen von Arbeitsbereichen werden die zugehörigen Befehle im Menü Datei abgelegt. Eine besondere Vorrichtung zur Unterstützung des Umgangs mit Arbeitsbereichen auf dem SharePoint-Server ist der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich. Der Aufgabenbereich bietet nicht nur die Möglichkeit, eine SharePoint-Website anzulegen, er zeigt für die aktuelle Website die Teammitglieder, Aufgaben und verknüpfte Dokumente und Hyperlinks an. Zudem sind alle zugehörigen Dokumentinformationen einsehbar.

Eine weitere Möglichkeit zum Einrichten von SharePoint-Websites besteht über die E-Mail. Das Senden einer freigegebenen Anlage bewirkt automatisch das Erstellen mit dem Absender als Administrator und den Empfängern als Mitgliedern des Arbeitsbereiches. Die Website träge den Namen des Dokuments. Unter dem Namen Office-Komponenten für SharePoint-Produkte und -Technologien können Services zum Bearbeiten von XML-Daten aus mehreren Datenquellen und Anfertigen von Problemverfolgungsberichten eingerichtet werden.

Zum Arbeiten mit Arbeitsbereichen lassen sich über den Link Optionen... im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich Einstellungen zum Steuern von Anzeige und Aktualisierung des Arbeitsbereichs tätigen. Im Dialogfeld Dienstoptionen (auch zu erreichen über die Schaltfläche Dienstoptionen... im Register Allgemein des Dialogfeldes Optionen) aktiviert man die Kategorie Freigegebener Arbeitsbereich. Dort finden sich Optionen zur Steuerung der Anzeige des Aufgabenbereichs und zum Umgang mit den von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen (Arbeitsbereichsaktualisierungen).

Die Register Mitglieder, Aufgaben, Dokumente und Hyperlinks des Aufgabenbereichs Freigegebener Arbeitsbereich zeigen den Namen des Dokuments, das auch als Dokumentarbeitsbereich bezeichnet wird, und die Webadresse des SharePoint-Servers (Speicherort für neuen Arbeitsbereich:) an. Hier kann eine andere Adresse eingetragen und mit Erstellen aktiviert werden. Die Register entsprechen SharePoint Services Features. Der Arbeitsbereich Dokumentaktualisierungen ist nur bei Vorhandensein einer Kopie des Dokuments verfügbar. Das Arbeiten mit der Kopie lässt den Arbeitsbereich unberührt. Insbesondere sind Dokumentaktualisierungen nicht einsehbar.

Zugriffsmanagement – Dokumentteile schützen

Die Dateischutzfunktionen werden jetzt über den Aufgabenbereich Dokument schützen verwaltet (Einblenden u. a. mit Extras Dokument schützen). Dort öffnet sich nach dem Aktivieren der Option Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen unterhalb Bearbeitungseinschränkungen eine Liste zur Auswahl der zu schützenden Handlungsfelder (Überarbeitungen, Kom­mentare, Formulare, Schreibschutz). Beim Kommentar- und Schreibschutz können jetzt Ausnahmebereiche festgelegt werden. Für Kommentare und Keine Änderungen (Schreibgeschützt) blendet sich das Feld Ausnahmen ein. Sollen die Änderungsverbote nicht generell sondern für einzelne Personen vergeben werden, so gibt man über Weitere Benutzer... Adressen von Personen mit IRM-Rechten an (auch mehrfach möglich). Jetzt lassen sich nach dem Markieren nacheinander einzelne Bereiche für alle oder ausgewählte Benutzer von dem Schutz ausnehmen. Das Popup-Menü auf dem Benutzernamen enthält Einträge zum Auswählen der Bereiche bzw. zum Löschen dieser. Nach vollzogenem Schutz finden sich im Aufgabenbereich Schaltflächen zum Anspringen oder Markieren der ungeschützten Bereiche. Ist dort die Option Bearbeitbare Bereiche hervorheben aktiv, so werden diese durch eine blasse Hinterlegung gekennzeichnet. Der Abschnittschutz bei Formularen wird im Aufgabenbereich vergeben.

Neu ist die Möglichkeit, mit Formatvorlagen formatierte Texte vor einer Formatänderung zu schützen. Dazu verzweigt man in den Aufgabenbereich Dokument schützen, aktiviert Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen beschränken und danach den Link Einstellungen...(Abb. 1). Im Dialogfeld Formatierungseinschränkungen enthakt man die zu entfernenden Vorlagen. Nach dem Vollzug Ja, Schutz jetzt anwenden ist es nicht mehr möglich, die entfernten Formatvorlagen zu ändern bzw. zu benutzen. Stellt man jetzt die Schreibmarke in einen Absatz, der zuvor mit der gekennzeichneten Formatvorlage formatiert wurde, so sind weitere Formatänderungen nicht möglich. Zugehörige Symbole und Befehle sind abgeblasst. Der Name der Formatvorlage wird aus allen Listen gelöscht. Andererseits wird beim Zuordnen der gesperrten Formatvorlage zu einem Absatz (falls möglich, z. B. über Tastaturkürzel) die Formatvorlage auf Standard gesetzt. Die Entsperrung bei allen Schutzfunktionen erfolgt über die Schaltfläche Schutz aufheben im Aufgabenbereich oder über Extras Dokumentschutz aufheben.

Überarbeiten und Kommentare

Die Möglichkeiten beim Überarbeiten wurden erweitert. Bisher erfolgte im Überarbeitungsmodus die Anzeige des geänderten Textes im Aussehen der Änderung (Löschungen erscheinen in der Sprechblase, Einfügungen werden unterstrichen). Die Umschaltmöglichkeit zwischen dem alten Aussehen, wobei Löschungen durchgestrichen und Einfügungen in der Sprechblase erscheinen, und der Sprechblasenanzeige wird zusätzlich über das Menü Anzeigen in der Symbolleiste Überarbeiten angeboten (vorher nur im Register Änderungen verfolgen im Dialogfeld Optionen). Im Register Änderungen verfolgen kann neuerdings für die Löschungen die Darstellung gewechselt werden. Die Möglichkeiten der Farbauswahl sind jetzt separat für die vier Korrektur-Elemente gegeben.

Bisher verhielt sich Word so, dass ausgeblendete Sprechblasen und Kennzeichnungen (Markups) nach Speichern und Öffnen bei weiterhin aktivem Überarbeitungsmodus ausgeblendet blieben. Dies Verhalten hat den Nachteil, dass beim Weitergeben eines Textes im Änderungszustand dieser gar nicht bemerkt wird. Unkundige Benutzer wundern sich dann über das für sie unverständliche Verhalten von Word, Korrekturen zu kennzeichnen (dem Kundigen hilft ein Blick auf die Anzeige ÄND in der Statusleiste). In der neuen Version von Word werden ausgeblendete Markups standardmäßig nach dem Öffnen wieder angezeigt. Das Ab-/Anschalten der Anzeige erfolgt über die Option Ausgeblendete Markups beim Öffnen oder Speichern anzeigen im Register Sicherheit des Dialogfeldes Optionen.

Die Anzeige von Kommentaren gibt sich standardmäßig anders als in Word 2002, jedoch ist ein Umschalten zum alten Modus möglich. Nach Einfügen Kommentar wird die Stelle der Einfügung farbig hinterlegt und durch das Markup XX nr gekennzeichnet (dabei bedeuten XX die Initialen aus dem Register Benutzerinformationen aus dem Dialogfeld Optionen und nr eine laufende Nummer). Gleichzeitig wird das Überarbeitungsfenster mit blinkender Schreibmarke an der Stelle des einzufügenden Kommentartextes eingeblendet. Sprechblasen werden nicht angezeigt. Sie können aber aus dem Menü Sprechblasen (Menü Anzeigen aus der Symbolleiste Überarbeiten) eingeblendet werden. Anstelle des Menüs Neuer Kommentar in der Symbolleiste Überarbeiten liegt jetzt dort das Symbol Kommentar einfügen (das vorher Bestandteil des Menüs war; dieses Menü steht aber weiterhin über Extras Anpassen zur Verfügung). Bei ausgeblendeten Markups werden die Kommentare im Text durch Anklicken eines Eintrags im Überarbeitungsfenster gekennzeichnet. Das Springen von der Kommentarstelle zum zugehörigen Eintrag im Fenster (das ggf. gleichzeitig geöffnet wird) erfolgt über das Kontextmenü.

In Word 2003 gibt es jetzt echte gesprochene Kommentare. Standen in den alten Versionen lediglich Audio-Objekte (also im Dokument eingebettete Sprachaufnahmen) zur Verfügung, so kann jetzt eine Spracheingabe im Text wie ein Kommentar gekennzeichnet und als Wave-Audio-Objekt im Kommentarbereich abgelegt werden. Im Zustand ausgeblendeter Kommentare ist dieses Objekt also nicht sichtbar. Zum Erzeugen eines gesprochenen Kommentars steht das neue Symbol Sprache einfügen zur Verfügung.

Text scannen oder als Grafik ausgeben

Das Office-Tool Microsoft Office Document Imaging bietet bei der Installation über den Zweig Office Tools die Einrichtung des Microsoft Office Document Image Writer. Dieser zeigt sich im Anschluss im Dialogfeld Drucken als Drucker. Damit lassen sich Dokumente als Grafik-Datei im TIF-Format erzeugen. Ab der Version 2002 ist das Document Imaging ein separates Programm (Start über Start Programme Microsoft Office Microsoft Office Tools), mit dem TIF-Dokumente mit Hilfe der Optical Character Recognition (OCR) eingelesen werden können. Dabei wird der als Grafik vorliegende Text wie ein normales Textdokument behandelt (markieren, kopieren, suchen). Bei angeschlossenem Scanner lassen sich Texte auch direkt von einem Blatt Papier einlesen.

Zum Speichern eines Dokuments als TIF-Datei wählt man den Drucker Microsoft Office Document Image Writer aus und aktiviert die Schaltfläche Eigenschaften. Im Register Erweitert des Dialogfeldes Eigenschaften von Microsoft Office Document Image Writer aktiviert man die Option TIFF und die passende Auflösung. Zum Erzeugen von Dateien mit geringerer Größe wählt man MDI. Dieses entspricht komprimiertem TIFF (MDI steht für Microsoft Document Imaging). Unter Standardordner stellt man den Zielordner für das zu erzeugende Dokument ein. Nach OK im Dialogfeld Drucken wird im Dialogfeld Speichern unter die Eingabe des Dateinamens verlangt. Aktiviert man dort die Option Dokumentenbild anzeigen, so wird im Anschluss das Programm Microsoft Office Document Imaging mit der gespeicherten Datei geöffnet.

XML

XML (Extensible Markup Language) ist eine Sammlung von Regeln (Sprache) zum Strukturieren beliebiger Daten. Die Struktur ergibt sich dabei durch Auszeichnungen (Markups, „Tags“), die in lesbarer Form um die Daten herumgelegt werden. Ein Merkmal von XML sind Dokumenttypen. Dokumenttypen beschreiben den strukturellen Aufbau. Word unterstützt das Anfertigen von strukturierten Dokumenten aus Word-Texten. Die Dokumenttypdefinition (DTD) wird in Word über ein „Schema“ beschrieben. Ein XML-Schema ist genaugenommen eine Datei, die die Struktur, den Inhalt und die Semantik eines XML-Do­ku­ments festlegt. Word bietet Möglichkeiten zum Arbeiten mit Schemabibliotheken und Erweiterungspaketen, die vorgefertigte XML-Dienste beinhalten. Bestandteil der Bibliotheken sind u. a. auch Extensible Stylesheet Language Transformation-Dateien (XSLT-Dateien). Diese sind Transformations-Komponenten für die Übertragung der Formatangaben von XSL (Extensible Stylesheet Language) nach CSS (Cascading Style Sheets). XSLT-Dateien werden in Word mit „Solution“ bezeichnet.

Allgemeine Informationen über XML oder Beispiele zum Üben finden sich u. a. auf den Internetseiten msdn.microsoft.com/xml und msdn.micro­soft.com/office/downloads/codesamples/default.aspx, zu Schemabibliotheken gelangt man auch über Suchen im Internet mit dem Eintrag word xml schema.

Mit dem Umwandeln eines Word-Dokuments in XML entbindet man das Dokument von dem binären Format. Zum Konvertieren eines Word-Textes in ein XML-Dokument speichert man unter dem Dateityp XML-Dokument. Soll eine Formatumwandlung vorgenommen werden, so aktiviert man im Dialogfeld Speichern unter die Option Transform anwenden und im Anschluss über die Schaltfläche Transformation... die XSLT-Datei. Die Option Nur Daten speichern ignoriert Word-Formate und speichert nur XML-Daten. Sie kann aber sinnvollerweise nur verwendet werden, wenn der Inhalt eine korrekte XML-Struktur aufweist. Ist das nicht der Fall, so wird eine Warnung ausgesprochen, dass mit einem Verlust der XML-Eigenschaft und Teilen des Inhalts zu rechnen ist.

Das Zuladen einer Schemabibliothek erfolgt im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins (Extras Vorlagen und Add-Ins...) im Register XML-Schema über die Schaltfläche Schema hinzufügen.... Über die Schaltfläche Schemabibliothek... im selben Register besteht die Möglichkeit, Schemas zu einer Schemabibliothek zusammenzufassen.

Nach Auswahl und Einbinden eines Schemas wird der Aufgabenbereich XML-Struktur eingeblendet, in dem die Strukturelemente angezeigt werden. Über die Option Nur untergeordnete Elemente … wechselt die Anzeige zu Teilelementen. Zum Zuordnen von Tags markiert man und klickt das gewünschte Element an. Der Text wird nun mit den entsprechenden Tags versehen. Gleichzeitig wird die Struktur der Elemente im Aufgabenbereich ausgegeben. Falsch zugeordnete Tags werden mit einer gelben Raute gekennzeichnet. Über das Kontextmenü erfährt man den Grund. Einfachklick auf einem Element in der Liste Elemente im Dokument: markiert den Text zwischen den Tags, Doppelklick den Text inklusive Tags. Das Kontextmenü auf Tags enthält ggf. ebenfalls die Fehleranzeige.

Über die Schaltfläche XML-Optionen im Register XML-Schema bzw. im Aufgabenbereich XML-Struktur gelangt man ins Dialogfeld XML-Optionen. Einige der schon vorher besprochenen Optionen können hier generell aktiviert werden. Die übrigen Schemaüberprüfungsoptionen gestatten Erleichterungen bei Verwendung fehlerhafter Schemas.

Soll ein XML-Dokument mit Hilfe von mehreren Solutions in unterschiedlichem Aussehen angezeigt werden, öffnet man das Dokument und fügt die Solution im Dialogfeld Schemabibliothek hinzu (Dialogfeld Extras und Add-Ins, Register XML-Schema, Schaltfläche Schemabibliothek...). Im Dialogfeld Solution-Einstel­lungen wählt man eine XSL-Datei und vergibt einen Namen (Alias). Im Anschluss wird der Aufgabenbereich XML-Dokument eingeblendet, der die Solutions als XML-Datenansicht zur Auswahl anbietet.

Mit Tags versehene XML-Dokumente werden vollkommen nach den Tag-Anweisungen formatiert. Alle weiteren Text- und Formatierungsinformationen gehen verloren. Ist im Register Drucken des Dialogfeldes Optionen die Option XML-Tags aktiv, so werden die Tags (falls vorhanden) mit ausgegeben.

Ältere Word-Versionen sind nicht in der Lage, XML-Dateien zu öffnen. Microsoft bietet mit dem Word 2003 XML Viewer eine Alternative (nur in Englisch). Der Viewer wird als Plugin für Internet Explorer 6 eingerichtet, in dem man die XML-Datei öffnet. Download-Adresse:

www.microsoft.com/downloads/details. aspx?FamilyID=19676b18-1bcd-4852-93ba-0b5a203ea731&displaylang=en

Hilfe

Die Hilfe wurde komplett überarbeitet. Über F1 oder ?, Microsoft Office Word-Hilfe landet man im Aufgabenbereich Word-Hilfe. Das Feld Suchen nach: ist in seiner Funktion identisch mit dem Hilfefeld Frage hier eingeben in der Menüleiste. Der unterhalb Suchen nach: liegende Link Inhaltsverzeichnis blendet die hierarchisch geordnete Themen-Liste der Hilfe-Datei ein. Der Aufgabenbereich wird auch zur Anzeige der Ergebnisse der Stichwortsuche verwendet. Die Auswahl eines Themas öffnet das Hilfe-Fenster, das standardmäßig rechts neben dem Word-Fenster eingeblendet wird, wobei sich das Word-Fenster automatisch entsprechend verkleinert. Zum Ändern der Fenstergröße sind die normalen Ziehtechniken mit der Maus bzw. das Symbol Nicht nebeneinander/Automatisch nebeneinander im Hilfe-Fenster möglich. Betätigen der Hilfe-Taste F1 aktiviert immer den Aufgabenbereich Word-Hilfe. Der Assistent reagiert nicht mehr auf F1. Die Indexsuche ist nicht mehr vorhanden.

Die Hilfe-Funktion in Dialogfeldern wurde ebenfalls geändert. Klickt man auf der Hilfe-Schaltfläche oder drückt F1, so wird das Hilfe-Fenster Microsoft Office Word-Hilfe mit zum Dialogfeld gehörenden Inhalten eingeblendet. In vielen Dialogfeldern sind allerdings keine Hilfe-Schaltflächen mehr vorhanden. Hier steht insbesondere der Anfänger bei Fragen oder Unklarheiten vor dem Nichts. Es bleibt offen, was sich die sonst gerade in Fragen der Benutzerfreundlichkeit so engagierte Firma Microsoft dabei gedacht hat. Der Befehl Direkthilfe und das zughörige Symbol sind nicht mehr vorhanden (siehe auch unten). Hilfe für Symbole war bisher im Register Befehle des Dialogfeldes Anpassen über die Schaltfläche Beschreibung zu erhalten. Die Schaltfläche ist ersatzlos verschwunden.

Über Kunden-Feedbackoptionen... aus dem Hilfe-Menü kann bei vorhandenem Internetzugang eine Erlaubnis an Microsoft zum lokalen Speichern eines Programms gegeben werden, das Informationen über Computer und Benutzerverhalten sammelt und zurücksendet (Dialogfeld Dienstoptionen mit aktiver Kategorie Kunden-Feedbackoptionen, siehe auch oben).

Diverse Hilfethemen sind entweder nur über das Internet zu erreichen oder liefern dort ausführlichere und aktuellere Texte als in der Word-Hilfe. Bei Vorhandensein einer Internetverbindung besteht die Möglichkeit, das Zublenden von Online-Hilfe-Themen zu automatisieren. Das Zuordnen erfolgt über den Link Online­inhaltseinstellungen... im Aufgabenbereich Word-Hilfe. Links zu Online-Hilfe-Themen finden sich auch im Aufgabenbereich Erste Schritte, darunter Inhaltsverzeichnisse, Nummerierung, Dateisuche, Kopf-/Fuß­zei­len, Seitenzahlen und Kalendererstellung.

Einige Aufgabenbereiche beinhalten Links, die auf entsprechende Microsoft-Server weisen. Zum Ausblenden der Links aktiviert man Onlineinhaltseinstellungen... im Aufgabenbereich Word-Hilfe. In der Kategorie Onlineinhalte des Dialogfeldes Dienstoptionen deaktiviert man Inhalt und Hyperlinks für Microsoft Office Online anzeigen. Weitere Optionen bieten hier die Möglichkeit, die Anzeige von Online-Hilfethemen automatisch vorzuhalten.

Sonstige Neuigkeiten

Im Eigenschaftendialogfeld von grafischen Elementen (Grafiken, Clips, AutoFormen, Textfelder usw.) gibt es im Register Bildposition des erweiterten Layouts eine neue Option: Layout in Tabellenzelle. Diese Option ist standardmäßig gesetzt und bedeutet, dass das Element mit einem Absatz in einer Tabellenzelle verbunden wird (z. B. beim Erzeugen oder Verschieben in eine Tabelle). Dies war auch der Standard in der Vorgängerversion. Wird die Option deaktiviert, so wird bei Tabellen ohne Textfluss das Element aus der Tabelle herausgenommen. In Tabellen mit umgebendem Textfluss gilt die Beschränkung nicht. Man beachte, dass für ein Element mit nicht aktiver Option Layout in Tabellenzelle diese wieder automatisch gesetzt wird, wenn das Element mit der Maus oder den Richtungstasten verschoben wird.

Hintergrundfarben und -bilder waren bisher nur in der Weblayoutansicht aktivierbar. Legte man über Format Hintergrund etwas Buntes auf den Bildschirm, so schaltete Word automatisch in das Weblayout. Hintergrundfarben und -bilder können jetzt auch in der Seitenlayoutansicht aktiviert oder sogar mitgedruckt werden (gleichlautende Option im Register Drucken des Dialogfeldes Optionen). Das An-/Abschalten der Anzeige erfolgt im Register Ansicht, Dialogfeld Optionen, Hintergrundfarben und Bilder (nur Seitenlayout).

Beim Vergleichen von Dokumenten gab es bisher über Extras, Dokumente vergleichen und zusammenführen... die Möglichkeiten, das Ergebnis in einem neuen, im aktiven oder im zu vergleichenden Dokument anzuzeigen. Dabei wurden die Unterschiede wie im Überarbeitungsmodus kenntlich gemacht. Wollte man bisher zwei Dokumente optisch vergleichen, so konnte man die Fenster nach Fenster Alle anordnen untereinander stellen, musste aber nach dem Schließen eines der Fenster das andere per Mausklicks wieder in die gewünschte Form bringen. Der Neue Befehl Fenster, Nebeneinander vergleichen mit dateiname (wobei dateiname der Name einer zweiten geöffneten, nicht aktiven, Datei ist) stellt die Dateien in zwei gleich großen Fenstern nebeneinander. Der Clou dabei ist, dass nach dem Schließen eines der Fenster das andere automatisch auf die Ausgangsgröße zurückspringt. Sind mehr als zwei Dateien offen, so erhält man über Fenster, Nebeneinander vergleichen mit... ein Dialogfeld zum Auswählen der zu vergleichenden Datei.

Im Aufgabenbereich Zwischenablage besteht über eine Option (Office-Zwischenablage anzeigen wenn Strg+C zweimal betätigt wurde) die Möglichkeit, den Automatismus zum Einblenden des Aufgabenbereichs beim zweimaligen Drücken bzw. beim Festhalten von Strg C länger als eine Sekunde abzuschalten.

Im Dialogfeld Suchen gibt es in der Liste Sonstiges zwei neue Einträge: § Bereichsbuchstabe (findet das Zeichen §) und ¶ Absatzbuchstabe (findet das Zeichen ¶).

Im Register Bearbeiten des Dialogfeldes Optionen findet sich die neue Option Einfügemarke mit Bildlauf verschieben, die standardmäßig aktiv ist. Sie ist verantwortlich dafür, dass nach einem Bildlauf und dem Herausschieben der Einfügemarke aus dem Schirm beim Betätigen einer Pfeiltaste die Einfügemarke in dem aktuellen Fenster entsprechend in der obersten (á), untersten (â), zweiten (ß) bzw. vorletzten Zeile (à) erscheint. Deaktiviert man die Option Einfügemarke mit Bildlauf verschieben, so gilt das alte Verhalten.

Beim Einfügen von Querverweisen auf eine Nummerierung der Art I., II., ..., A., B., ..., 1., 2., ... besteht jetzt die Möglichkeit, Trennzeichen zwischen den Nummern anzugeben. Das Dialogfeld Querverweis beinhaltet eine entsprechende Option, die nur bei Verweisen auf: Absatznummer (vollständiger Kontext) aktiv ist. Die dabei verwendete Funktion REF wurde um den Parameter \d entsprechend erweitert.

Im Menü Smarttag-Aktionen kann neuerdings der gerade gekennzeichnete Smarttag von der weiteren Berücksichtigung ausgenommen werden.

Das Dialogfeld Sicherheit für den Makroschutz bietet die neue Stufe Sehr hoch, die nur solche Makros zum Öffnen frei gibt, die in vertrauenswürdigen Speicherorten installiert sind.

Word unterstützt freihandbasierte Geräte (Tablet-PC) und bietet die Verarbeitung als handschriftliche Dokument-Inhalte, Kommentare und Mails.

Sonstige Änderungen

Die Leiste Meine Umgebung in den Dialogfeldern Öffnen und Speichern unter enthält jetzt die Verzweigungen Zuletzt verwendete (vorher Verlauf) und Arbeitsplatz (vorher Favoriten). In der Liste Ansichten ist in denselben Dialogfeldern gemäß Windows-Vorgabe Kleine Symbole durch Kacheln ersetzt worden.

Die Dateitypen Text mit Layout bzw. MS-DOS Text mit Layout (Liste Dateityp, Dialogfelder Öffnen und Speichern unter) sind nicht mehr vorhanden. Zum Öffnen und Speichern werden die Konverter für die Word-Versionen für Macintosh 4.0 - 5.1 und Works-Versionen 3.0 und 4.0 nicht mehr angeboten. Beim Speichern sind zusätzlich die Konverter für die älteren Word-Versionen sowie WordPerfect verschwunden. Vorgaben zum Abspeichern in ältere oder Fremdformate sind lediglich Word97-2003 & 6.0/95 - RTF und Works 6.0 & 7.0. Der Sammeldateityp Word97-2003 & 6.0/95 - RTF für alle älteren Word-Versionen wird analog zur Vorgängerversion gehandhabt. Ältere Konverter können aber weiterhin nachträglich installiert werden (Ordner Textconv).

Der Befehl Suchen... (Menü Datei) bzw. Symbol Suchen für die Dateisuche heißen jetzt Dateisuche. Sie aktivieren den Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen (früher Einfache Suche). Nach erfolgreicher Suche gelangt man in den Aufgabenbereich Suchergebnisse (vorher Suchresultate). Im Menü Weitere Aufgabenbereiche des Aufgabenbereichs findet sich jetzt bezogen auf die Dateisuche nur die Verzweigung Suchergebnisse (vorher Suchen). Dieser Aufgabenbereich ist aber nicht identisch mit dem Aufgabenbereich Suchergebnisse aus der Dateisuche. Der Aufgabenbereich Suchergebnisse zeigt die Ergebnisse aus dem Hilfefeld Frage hier eingeben in der Menüleiste an. Der über das Menü aktivierte Aufgabenbereich gestattet auch die Dateisuche über das Internet, speziell in der Microsoft Knowledge Base. Das Einblenden des Aufgabenbereichs Einfache Suchoptionen ist nur über den Befehl bzw. das Symbol möglich.

Die Schnelle Suche (Indexdienst) zum Finden von Inhalten in Dateien erfährt keine zweigleisige Bedienung mehr, da Word 2003 nicht mehr unter DOS-basiertem Windows läuft. Sie ist jetzt standardmäßig installiert. In der letzten Version musste man sich unter DOS-basiertem Windows um eine Installation selbst kümmern. Der Indexdienst ist ein eigenständiges Programm (Snap-In der Computerverwaltung). In Word kann man ihn über Suchoptionen... im Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen und anschließend Erweitert... nutzen.

Alles was vorher Wechsel hieß (Abschnittswechsel usw.) heißt jetzt Umbruch.

Der Office Problem-Manager heißt jetzt Microsoft Office Anwendungswiederherstellung.

Anstatt Serienbrief-Assistent (Extras Briefe und Sendungen) heißt es Serienbrieferstellung... (Start des Assistenten im Aufgabenbereich Seriendruck). Die Platzhalter für Adressblöcke sind jetzt «Adresse» und «Anrede» (vorher: ««AddressBlock»» und ««GreetingLine»»).

Das Dialogfeld Hyperlink einfügen heißt jetzt Hyperlink bearbeiten. Der Dateityp Webarchiv heißt jetzt Webseite in einer Datei. Er wird beim Speichern als Webseite standardmäßig vorgegeben. Wegen der Umdrehung des Standards heißt die Option zum Ändern des Standards jetzt Neue Webseiten speichern als Webseiten in einer Datei (Dialogfeld Weboptionen, Register Browser). Im Öffnen-Dialogfeld ist die Bezeichnung für den Dateityp Internetseite jetzt Alle Webseiten.

Die Dialogfelder zu den Webtools Film, Sound und Lauftext erscheinen jetzt mit englischer Sprache. Das Anbinden von CSS-Dateien erfolgt über das Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins jetzt im neuen Register Verknüpfte CSS (vorher gleichlautende Schaltfläche).

Die Dokumentvorlage Support.dot wird nur noch im englischen Original mitgeliefert. Die Datei enthält Links zu Internetseiten von Microsoft mit entsprechenden Hilfe-Texten.

Nicht mehr vorhanden

Das Office-Tool Photo Editor wird auf der Installations-CD nicht mehr angeboten (Liste Bild-Editor:, Register Bearbeiten, Dialogfeld Optionen). Der Ersatz heißt Picture Manager (siehe unter Sonstige Neuigkeiten).

Die Direkthilfe ist nicht mehr da (siehe auch oben).

Die Zeichensätze für Armenisch, Georgisch, Hindi, Japanisch, Tamilisch, Koreanisch und Chinesich sind auf der Installations-CD nicht mehr vorhanden.

Die Option Großbuchstaben behalten Akzent.

Das Symbol Hintergrund.

Register Webseiten im Dialogfeld Vorlagen inkl. Vorlagen.

Option Beim Start anzeigen im Aufgabenbereich Neues Dokument.

Eurokonverter-Smarttag.

Webseiten-Assistent.

Ungereimtheiten

Zum Erzeugen des Zeichens ¡ über die Tastatur muss man Strg Alt ! zwei Mal drücken.

Die Aufgabenbereiche Suchergebnisse aus der Dateisuche bzw. aus dem Menü Weitere Aufgabenbereiche haben zwar denselben Titel, aber völlig unterschiedliche Funktionen. Hier wäre eine andere Benennung hilfreich (siehe auch oben).

Die zu der Funktion zu Strg >/< äquivalenten Symbole haben jetzt dasselbe Aussehen wie die in der Funktion zu Strg 9/8 äquivalenten Symbole.

Beim Umschalten in die Seitenansicht erfolgt grundsätzlich ein zweifacher Seitenumbruch des gesamten Dokuments. Dieser Umstand besteht seit der Version 2002 und konnte in den Vorgängerversionen über das Sperren aller Felder umgangen werden.

Im Programm wurde anstatt des Begriffs Abschnittswechsel jetzt Abschnittsumbruch eingeführt. Die Trennlinie wird aber immer noch mit Abschnittswechsel gekennzeichnet.

Beim Einfügen von Zellen in Tabellen erscheinen die Symbole Zeilen einfügen und Spalten einfügen immer noch automatisch am Platz des Symbols Tabelle einfügen. Diese Symbole sind Word 97-Relikte und werden ab Word 2000 nicht mehr benötigt (das Symbol Spalten einfügen steht mit den Standardmethoden auch gar nicht zur Verfügung).

Die neue Option Layout in Tabellenzelle (s. o.) wird in der Hilfe nirgends beschrieben.

Die Nutzung eines Ordners auf dem Passport-Server verlangt die Office XP-CD (also von der Vorgängerversion!) und funktioniert nur als Administrator.

Beseitigte Fehler

Über den Befehl Version... im Menü Extras (Dialogfeld Speichern unter) erreicht man jetzt wieder das Dialogfeld Version speichern (vorher erschien es nicht, dafür wurde normal gespeichert).

Fehler

Die Tastenkombination Alt Strg ° A (was standardmäßig å ergeben soll) geht wie schon in Word 2000 und Word 2002 nicht. Die Kombination ist einfach nicht vorgegeben. Gibt man im Dialogfeld Tastatur anpassen im Feld Neue Tastenkombination: diese Kombination ein, so erscheint hinter Derzeit zugewiesen an: der Text [nicht zugewiesen]. Man kann die Tastenkombination aber nachträglich zuordnen.

In vielen Dialogfeldern fehlt die Hilfe-Schaltfläche (z. B. Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit, Objekt, Textmarke, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rechtschreibung und Grammatik, Rahmen und Schattierung, Design). In solchen Dialogfeldern reagiert Word auch nicht auf F1! (Abb. 2)

PowerPoint 2003

Aussehen und Aufgabenbereiche sind weitestgehend Word angeglichen.

PowerPoint 2003 bietet neue Möglichkeiten während der Vorführung. Beim Bewegen der Maus erscheinen (falls im Register Ansicht des Dialogfeldes Optionen aktiviert) in der linken unteren Ecke gleich vier Symbole (vorher eines). Die Pfeile links und rechts bedeuten Vorwärts und Zurück, das Stift-Menü bietet jetzt drei Markierungsstärken (Kugelschreiber = dünn, Filzstift = mittel und Textmarker = gleich dick und durchsichtig). Während der Marker immer gelb ist, kann die Farbe über das Menü Tintenfarbe angepasst werden. Mittels Radierer lassen sich die Linien einzeln, über Alle Freihand auf Folie löschen insgesamt wegnehmen. Nicht-gelöschte Linien können als Freihand-AutoForm in die Folie übernommen werden. Dazu erscheint beim Beenden der Vorführung die Frage Wollen Sie Ihre Freihandanmerkungen behalten? (falls nicht im Register Ansicht des Dialogfeldes Optionen abgeschaltet). Das zweite Menü (drittes Symbol von links) entspricht in etwa dem alten Menü, bietet aber mit Gehe zu Folie nur den direkten Sprung (früher Nach Titel). Der Foliennavigator wird jetzt über die Tastenkombination Strg S aktiv. Nach einem Foliensprung kann über Zuletzt angesehen aus dem zweiten Menü der Rücksprung erleichtert werden. Bildschirm, Freihandmarkierungen ein-/ausblenden (Abkürzung Strg M) wirkt nur nach einer Speicherung. Bildschirm, Programme wechseln (Abkürzung Strg T) blendet die Taskleiste zum Anklicken eines Programmschalters ein. Der Foliennavigator ist durch das Dialogfeld Alle Folien ersetzt, das nur über die Tastaturabkürzung Strg S eingeblendet werden kann. Besprechungsnotizen sind nicht mehr vorgesehen.

Der Pack&Go-Dienst heißt jetzt Paket für CD und PowerPoint-Viewer. Unter dieser Bezeichnung wird er auch von der Installations-CD eingerichtet. Der Aufruf im Menü Datei lautet entsprechend Verpacken für CD... Damit wird gleichzeitig angedeutet, dass das Ergebnis direkt auf eine CD geschrieben werden kann (nicht in Windows 2000). Die Zusammenstellung der Dateien wird nicht mehr von einem Assistenten, sondern in einem Dialogfeld begleitet. Sie wird mit oder ohne Programm ppview.exe (für die Vorführung ohne PowerPoint) in einem Ordner abgelegt, der auch an einem beliebigen Ort gespeichert werden kann.

Sonstige Änderungen:

Webarchiv heißt jetzt Webseite in einer Datei

Bei der Wiedergabe einer Audio-Spur kann jetzt schon beim Einbinden (Einfügen, Film und Sound, CD-Audiospur wiedergeben..., Dialogfeld heißt jetzt CD-Audio einlegen) die Lautstärke festgelegt werden. Das bisher in der Vorführung angezeigte und meist störende Soundsymbol lässt sich ebenfalls im Vorhinein über denselben Weg wegblenden.

Freihandmarkierungen können gedruckt werden (Dialogfeld Drucken).

Neues Tastaturkürzel für Bildschirmpräsentation von aktueller Folie: Shift F5.

Der Dateityp PowerPoint-Pack&Go-Präsentation (pps) im Dialogfeld Speichern unter, der lediglich eine Datei allein zur Präsentation lieferte und fälschlicherweise glauben machte, es würde sich um eine gepackte Präsentation handeln, heißt jetzt PowerPoint-Bildschirmpräsentation (pps).

Für Onlineübertragungen (Präsentationsübertragung) muss zunächst das Programm pptbcast.exe aus dem Internet geladen werden. Den Download von pptbcast.exe findet man auf der Internetseite            

www.microsoft.com
downloads/details.aspx?FamilyId=
B3F6B934-602D-4A96-9AE9-6583E0EBDA9E
&displaylang=de.      

Informationen zur Präsentationsübertragung werden unter office.microsoft.com/de-de/assistance/ HP052411931031.aspx (allgemein) oder http:// office.microsoft.com/de-de/assistance /HP030885111031.aspx angeboten (Aufnehmen und Speichern). Weitere Information erhält man durch Suche nach Präsentationsübertragung auf der Microsoft Office-Seite office.microsoft.com de-de/default.aspx.

Sonstiges für Word und PowerPoint

Mittlerweile ist das Service Pack 1 für Office 2003 erschienen. Es umfasst ca. 80 MB und ist über die Internetadresse office.microsoft.com/germany und den Link Office 2003 SP1 erhältlich.

Die Schaltfläche Drucker suchen (Dialogfeld Drucken) steht nur bei entsprechend eingerichteten lokalen Netzen zur Verfügung.