Zauberhafte Wandlungen

PDF-Freeware-Alternativen unter Windows                                                             Von Klaus Tormählen

PDF ist seit längerer Zeit das Zauberwort beim Dokumentaustausch. Allerdings stößt man beim Erstellen von PDF-Dateien häufig auf Hindernisse, die den Umgang eher erschweren als erleichtern. Was hat es auf sich mit PDF? Dieser Artikel will nicht erklären, was längst schon bekannt ist. Vielmehr hat er das Ziel, Tipps zum Umgang mit dem Austauschformat und Alternativen zum relativ teuren Standardprogramm Adobe Acrobat aufzuzeigen.

Was ist und wozu dient PDF?

Bei der Weitergabe von Textdokumenten, die nicht verändert, also entweder nur betrachtet oder gedruckt werden sollen, ergeben sich in der Regel zwei Probleme: 1. Das Erzeuger-Programm ist auf dem Zielcomputer oder in der Druckerei nicht vorhanden. 2. Beim Öffnen des Textes ändert sich das Layout in Abhängigkeit des installierten bzw. eingestellten Druckers. Die Lösung ist, das Layout für die Weitergabe einzufrieren, d. h. geräteunabhängig darzustellen. Als Voraussetzung für eine geräteunabhängige Wiedergabe wird allerdings ein Programm benötigt, das anstelle der Erzeuger-Anwendung die Darstellung übernimmt. Vor etwa zehn Jahren entwickelte die Firma Adobe dazu das Portable Document Format (PDF), das sich seitdem für die geräteunabhängige Weitergabe als Standard etabliert hat. Zum Lesen von PDF-Dokumenten stellt Adobe das Programm Acrobat-Reader kostenlos zur Verfügung. Für die Umwandlung von Texten in das PDF-Format bietet Adobe ebenfalls Programme: Acrobat Standard (ca. 280 Euro) und Acrobat Professional (ca. 550 Euro). Da diese relativ teuer sind, stellt sich die Frage nach Alternativen. Nicht immer ist das teuerste auch das beste oder richtige Programm. Auf Erfahrungen bei der Praxis weise ich im übernächsten Abschnitt hin.

Echte und unechte Alternativen

Preis, Größe und Behäbigkeit von Acrobat haben dazu geführt, dass sich weitere Anbieter für PDF-Konverter auf dem Markt etabliert haben. Die Palette ist riesig und kann hier nicht dargestellt werden. Sie reicht von Free- über Shareware bis zu Handelsware für ca. 10 bis 300 Euro. Zu dem in den neuesten Versionen sehr umfangreich und langsam hochfahrenden Acrobat-Reader gibt es inzwischen auch Alternativen. Hinweisen möchte ich auf einige Freeware-Programme, die ich getestet habe. Als echte Alternative bezeichne ich kostenlose Programme, die einfach zu installieren sind, keine Zusätze benötigen und die wichtigsten Konvertieroptionen durch Mausklick bieten. Unechte Alternativen sind für mich Programme, die eine Zusatzsoftware wie Ghostscript oder GSview benötigen, unecht deswegen, weil die Installation unnötig umständlich und aufwändig ist.

Erste echte Alternative: CIB PDF Brewer
Über die Internetadresse www.cib.de (Link Download, PDF-Produkte/Freeware) werden zwei kostenlose Produkte angeboten: 1. CIB pdf brewer und 2. CIP pdf Plug-in für Microsoft Word mit CIP pdf Formfields. Während der Brewer sich in Word, Excel und PowerPoint als Druckertreiber einrichtet, installiert sich das Plug-in nur in Word mit der zusätzlichen Möglichkeit der Umwandlung von Word-Formularen in PDF-Formulare. Einige Funktionen wie z. B. das Einbetten von Schriftarten (s. u.) verlangen allerdings eine Vollversion.

Zweite echte Alternative: PDF995            
Auf der Internetadresse www.pdf995.de erhält man über den Link PDFs selbst erstellen? die Down­loadmöglichkeit von PDF995. Der Konverter installiert sich als Druckertreiber in Word. PDF995 arbeitet zuverlässig und schnell, allerdings wird beim Konvertieren Internetwerbung eingeblendet.

Unechte Alternative: Ghostscript            
Einige Freeware-Programme erzeugen PDFs über den Umweg PostScript, d. h. sie erstellen zunächst ein Dokument in der Uralt-Seitenbeschreibungs­sprache. Deshalb wird zusätzlich ein Programm zum Wandeln von PostScript nach PDF (PDF-Distiller) benötigt. Ein kostenloser Distiller ist Ghostscript. Weil ich die zusätzliche Installation als umständlich und unnötig empfinde, möchte ich auf Ghostscript angewiesene PDF-Freeware nicht empfehlen.

Hindernisse beim Erstellen von PDFs aus Word

Felder aktualisieren     
Strukturierte Word-Dokumente mit Kapiteln, Fußnoten, Seitenzahlen usw. enthalten intern zahlreiche Aufrufe von Feldfunktionen. Die Resultate der Aufrufe (Felder) werden bei der Arbeit am Dokument nicht automatisch aktualisiert. So kann es z. B. vorkommen, dass ein Verweis auf eine Seite während der Arbeit am Dokument nicht stimmt. Beim Drucken werden die Felder aber automatisch aktualisiert. Beim Umwandeln in PDF muss darauf geachtet werden, dass die Felder auch wirklich aktualisiert sind. Da die PDF-Konverter in der Regel das Drucken simulieren, geschieht das zwar meistens ohnehin, jedoch habe ich Fälle erlebt, in denen die Felder nicht aktuell waren. Wird das nicht rechtzeitig bemerkt, so kann das fatale Folgen haben (z. B. Drucken des Dokuments in hoher Auflage, die dann im Anschluss im Altpapier-Container landet). Zum Aktualisieren stellt man den PDF-Konverter als Drucker ein (im Dialogfeld Drucken unter Name: PDF-Konverter auswählen und Dialogfeld mit Schließen schließen), markiert das gesamte Dokument und aktualisiert mit F9.

Layout erhalten            
Beim Layouten eines Dokuments steuert der aktuelle Druckertreiber das Aussehen. Bei Verwendung von Nicht-Standardelementen wie exotischen Schriften kann das Aussehen zwischen Druckbild und PDF-Layout abweichen. Es empfiehlt sich, entweder direkt bei aktivem PDF-Treiber zu layouten oder zumindest vor dem Ausdruck mit dem entsprechenden Treiber eine Prüfung des Layouts in der Seitenansicht vorzunehmen.

Alle Schriftarten übertragen      
Die PDF-Konverter unterstützen einige Schriftarten nicht. Für diese werden möglicherweise im PDF-Dokument Leestellen belassen. Um dennoch solche Schriftarten ins PDF-Dokument zu übertragen, bieten die Treiber in den Eigenschaften entsprechende Einstellungen (im Dialogfeld Drucken unter Name: PDF-Konverter auswählen und Eigenschaften aktivieren).

Papierformat Letter      
Bei PDF995 ist das Papierformat Letter voreingestellt. Ohne Änderung wird der Text in der PDF-Datei entsprechend komprimiert. Die Umstellung erfolgt über die Eigenschaften des Konverters, Register Layout, Schaltfläche Erweitert.

Bildqualität
Die Bildqualität war nach meinen Versuchen immer ausreichend.

Konvertierungsdauer
Je nach Programm kann die Dauer beim Konvertieren unterschiedlich lang sein. Beim teuren Acrobat habe ich z. B. für ein ca. 2 MB großes Dokument eine halbe Stunde auf das Ergebnis warten müssen. PDF995 und CIB-Brewer (s. u.) benötigten nur etwa fünf Minuten.

PDF zu Word-Konverter

Die kostenlosen Reader erlauben i. a. keine Rückwandlung der PDF-Texte ins ursprüngliche Aussehen. Immerhin lassen sich aber Passagen oder Bilder unformatiert über die Zwischenablage kopieren. Zum Weiterverwenden des Layouts werden auf dem Software-Markt diverse Programme angeboten. Dazu zählen u. a. ScanSoft PDF Converter, PdfGrabber, PDF2Word und PDFtoWord. In der Dezemberausgabe der Zeitschriften Internet-Magazin, PCgo und PC-Magazin finden sich auf der Heft-CD kostenlose Vollversionen des Sharewareprogramms PDFtoWord.

Ausblick

Die neue für 2006 erwartete Version 12 von Microsoft Office soll mit PDF-Unterstüzung ausgerüstet sein. Anlässlich der alljährlichen MVP-Konferenz (MVP = Most Valuable Professional) von Microsoft, wurde ein bekannt gegeben, dass Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, Visio und InfoPath aus Office 12 standardmäßig über eine Funktion zum Speichern von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Datenbank-Berichten usw. im PDF-Format verfügen werden. Abgesehen davon, dass damit keine Zusatzprodukte mehr erforderlich sind, sorgt die Integration der Funktion in das Objektmodell dafür, dass sich die Konvertierung in Zukunft einfacher automatisieren lässt.