Organisatorisches

Bewährter Druckregler

Materialkostenbeteiligung beim Drucken und Plotten im RRZ

Von Thies Meincke

Ständig steigenden Kosten für den Betrieb der den Studierenden und Bediensteten der Universität Ham-burg frei zugänglichen Drucker und Plotter des Regio-nalen Rechenzentrums zwangen das RRZ dazu, ab dem 1. Januar 2005 eine Materialkostenbeteiligung für die Nutzung der Drucker und Plotter zu erheben.

Im Jahr 2004 wurden rund 3 Millionen Seiten (DIN A 4, farbig oder schwarzweiß) gedruckt, was geschätzte Kosten von weit über 100.000 Euro verursachte. Be-reits in den Jahren zuvor getroffene Maßnahmen, die ausufernden Kosten in den Griff zu bekommen, war nur ein Teilerfolg beschieden gewesen. Diese in RZ MEMO 2003/1 (Artikel „Druckregler“) ausführlich be-schriebenen Maßnahmen stellten jedoch immerhin die technische Voraussetzung dar, eine Materialkostenbe-teiligung einführen zu können. Technisch beruht die Abrechnung der Materialkostenbeteiligung auf der in dem Artikel beschriebenen Grundlage.

Voraussetzung zur Nutzung von IT-Ressourcen des RRZ ist der Besitz einer UHH-Kennung (auch Account genannt). Weitere Informationen dazu sind auf den WWW-Seiten des RRZ zu finden (http://www.rrz.uni-hamburg.de/benutzung.html). Statt jeder UHH-Ken-nung eine sogenannte Druckquote von anfänglich 200, später 100 Seiten im gleitenden Zeitraum von sieben Tagen einzuräumen, wie es seit Anfang 2001 für Stu-dierendenkennungen der Fall war, wird seit dem 1. Januar 2005 jedem Account auf einem dazugehörigen Druckkonto ein einmaliges Freikontingent von 5 Euro zur Verfügung gestellt. Dieses Freikontingent gilt für die Lebensdauer der Kennung. Ist das Freikontingent aufgebraucht, so kann das Druckkonto des Accounts durch den Zukauf von weiteren Kontingenten aufge-füllt werden. Dies kann nur in bargeldloser Form mittels EC-Karte erfolgen. Druckkonten der Accounts von Universitätsbediensteten können außerdem mittels interner Budgetübertragung zwischen den betreffenden Kostenstellen der jeweiligen Dienststelle und des RRZ aufgefüllt werden. Bis Ende 2004 war die Nutzung der Drucker und Plotter für UHH-Kennnungen von Uni-versitätsbediensteten praktisch nicht quotiert.

Der Kauf von Druckkontingenten erfolgt bei Zahlung mit EC-Karte in der Beratung und Warenannahme des RRZ in Raum 19 zu den Öffnungszeiten, an denen die Operateure anwesend sind (Montag bis Freitag 8 Uhr bis 23 Uhr, an Samstagen und Feiertagen einge-schränkt).

Für die Nutzung der Möglichkeit der internen Budget-übertragung gibt es ein Formular, das auf den Websei-ten des Printservers des RRZ (http://print.rrz.uni-hamburg.de/www/Drucker/) zum Download bereits-teht. Es kann entsprechend ausgefüllt per Fax, Post oder persönlich zum RRZ gebracht werden, wo der angegebene Betrag auf dem angegebenen Druckkonto verbucht wird.
Es wurde festgelegt, als Materialkostenbeteiligung die von Print & Mail (der zentralen Druckerei und Post-stelle der Universität Hamburg) verlangten Preise zu übernehmen, jedenfalls dort, wo entsprechende Druck-erzeugnisse angeboten werden. Zurzeit wird folgende Kostenbeteiligung erhoben:

1 A4-Seite SW-Drucker: 2,1 Cent
1 A4-Seite Farb-Drucker: 19,0 Cent
1 A4-Plot Farb-Plotter hp1055cm: 50,0 Cent
1 A0-Plot Farb-Plotter hp1055cm: 800,0 Cent
1 Deckblatt: 0,0 Cent

Das Freikontingent von 5 Euro entspricht also ziemlich genau 238 DIN A4-Seiten auf einem Schwarzweißdru-cker. Ein Blatt A4-Papier beidseitig bedruckt („du¬plex“) entspricht zwei Seiten und wird wie zwei einseitig bedruckte Blätter abgerechnet.

Auf der WWW-Seite des Printservers werden ver-schiedene Online-Informationsmöglichkeiten bereit-gestellt (http://print.rrz.uni-hamburg.de/www/Drucker/ Server/Info/info.php). So kann der Stand des Druck-kontos ebenso angefordert werden wie eine Liste aller verbuchten Druckaufträge und aller Einzahlungen auf dem Druckkonto. Diese Abfragen können nur nach Eingabe des zu der UHH-Kennung gehörenden aktuel-len Passwortes durchgeführt werden.

Ferner kann man sich über den Status der über den Printserver anzusteuernden Ausgabegeräte informieren und über Druckaufträge, die in der Warteschlange eines Ausgabegerätes stehen oder zuletzt abgearbeitet wur-den. Auch über bei der Ausführung eines Druckauftra-ges aufgetretene Fehler sind Informationen und Erklä-rungen verfügbar. Auf den öffentlich nutzbaren Schwarzweißdruckern wird am Ende eines Druckauf-trages ein Deckblatt in grüner Farbe ausgegeben, was einerseits zur besseren Unterscheidung des einzelnen Druckaufträge dient, andererseits Informationen zu der erhobenen Materialkostenbeteiligung und zum aktuel-len Stand des Druckkontos liefert. Falls ein Druckauf-trag nicht ausgeführt werden konnte, z.B. weil das Druckkonto kein ausreichendes Guthaben aufwies, wird nur ein Deckblatt mit Informationen zur Fehlerur-sache gedruckt.

Reklamationen wegen fehlerhaft ausgeführter Druck-aufträge sind möglich, allerdings nur bei Ausgabegerä-ten, die nicht in den öffentlich zugänglichen Bereichen stehen. Nur bei den Druckern und Plottern, die im Erdgeschoß (Zugang über Raum 19) unter der Aufsicht der Operateure betrieben werden, kann eine Reklama-tion anerkannt werden. Die Operateure verfügen in einem solchen Fall über die Möglichkeit, die erhobene Materialkostenbeteiligung gutzuschreiben.

Das gravierendste Problem, das immer wieder für Ver-druss unter der Nutzerschaft sorgt, ist bereits in RZ MEMO 2004/1) beschrieben worden. Etliche PDF-Dokumente, die z.B. aus Adobe Acrobat Reader heraus gedruckt werden sollten, wurden zwar vom Printserver vollständig verbucht, aus dem ausgewähl-ten Drucker kam jedoch nichts oder nur ein Teil des Druckauftrages heraus. Seit der Einführung der Materialkostenbeteiligung wirkt dies besonders störend. Es gibt Möglichkeiten, diese Probleme in vielen Fällen zu lösen. Diese sind in RZ MEMO 2004/1 beschrieben worden und in den FAQ-Antworten auf den Webseiten des Printservers zu finden.

Auch die Drucker in den Poolräumen verursachen immer wieder Ärger (Papierstaus, unsauberer Druck, zerknittertes Papier). Die Hoffnung, dass beide Prob-leme durch in Inbetriebnahme neuer Drucker gelöst werden könnten, hat sich leider nicht erfüllt.

Ein Nachteil des Verfahrens mit dem Kauf von Druck-kontingenten mittels EC-Karte ist leider nicht zu um-gehen: Jedes gekaufte Druckkontingent von den Operateuren muss von Hand über eine Web-Schnittstelle in den Printserver eingebucht werden. Es kommt immer wieder einmal vor, dass versehentlich ein falscher Betrag eingetragen oder das Kontingent einer falschen UHH-Kennung zugewiesen wird. Zwar lassen sich Fehleingaben über die gleiche Web-Schnittstelle von den Operateuren korrigieren, das Verfahren ist aber dennoch durch den „menschlichen Faktor“ nicht als optimal anzusehen.

Nach fast drei Jahren Betrieb lässt sich trotz dieser Probleme ein positives Fazit ziehen. Mittlerweile sind rund 15.000 Käufe von zusätzlichen Druckkontingen-ten mittels EC-Karte verbucht worden, zugleich hat sich der Verbrauch von Papier und Toner um rund ein Drittel verringert. Die Akzeptanz der Materialkostenbe-teiligung ist besser als ursprünglich befürchtet.

Autor: Klaus Tormählen, Stand: 08.04.2008 19:05 Uhr