Sperrung / Löschung einer Kennung

Jede Kennung wird 14 Tage nach Ablauf ihrer jeweiligen Gültigkeit automatisch gesperrt.

Der Ablauf der Gültigkeit einer Kennung ergibt sich bei

• Mitarbeitenden: durch Ablauf des Arbeitsvertrages (Kündigung, Renteneintritt o.ä.)
• Studierenden: durch Exmatrikulation (regelhaft oder durch Nichteinhalten der Rückmeldefrist)
• Externen: durch Ablauf des Antrages aus dem Antragsportal

Die Sperrung einer Kennung wird dem Kennungsinhabenden mindestens 14 Tage vorab per E-Mail angekündigt.
Gemäß §4 der Benutzungsordnung  wird der "Ausschluss von der Nutzung" u. a. durch Sperrung der Kennung vollzogen. Eine Ankündigung per E-Mail kann in diesem Fall im Einklang mit §4 Nr. 2 auch unterbleiben.

Alle durch eine Kennung gespeicherten Daten (wie E-Mails, Dateien u. ä.) bleiben nach einer Sperrung weitere 6 Monate unverändert gespeichert. Innerhalb dieses Zeitraums kann eine Kennung somit vollumfänglich wieder aktiviert werden.

Nach Ablauf von 6 Monaten wird die Kennung und alle dort gespeicherten Daten (wie E-Mails, Dateien u. ä.) unwiderbringlich gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einen anderen Zeitraum vorschreiben.
Dementsprechend ist jeder Nutzende verpflichtet, persönliche Daten (wie E-Mails, Dateien u. ä.) vor der Sperrung eigenverantwortlich zu kopieren / herunterzuladen bzw. (im Falle von Mitarbeitenden) die dienstlich relevanten Daten dem Vorgesetzten bzw. Nachfolger in geeigneter Weise zu übergeben.