Exchange Anleitungen / Handouts

Alle Handouts rund um Outlook

Alle Handouts rund um Thunderbird

• Einrichtung von Exchange (Thunderbird ab Version 91 mit TBSync)
  • Handout für die Konfiguration von Mozilla Thunderbird und TBSync für Exchange Vers.91 (als PDF-Datei)

• Einbindung eines Guppenpostfachs
  • Hinweis:
    
    • Wenn für Sie bei einem Gruppenpostfach nur einzelne Ordner freigegeben wurden, funktioniert eine Anmeldung mit IMAP nicht! - Sie benötigen für das Gruppenpostfach Vollzugriff-Berechtigung!
    • Der Vollzugriff kann über das Serviceportal unter "E-Mail Postfach Berechtigungen ändern" beantragt werden!
  • Handout für die Einbindung eines Gruppenpostfachs in Mozilla Thunderbird Vers. 91 (als PDF-Datei)

• In Thunderbird sind englische Ordnernamen eingestellt, die mit den englischen Ordnernamen in Exchange kollidieren!
  • Handout Exchange WellKnownFolderNames und Thunderbird

Hinweis für Thunderbird-Nutzer:innen

Thunderbird Mail mit Kennzeichnung

Wenn in Thunderbird eine Mail mit Kennzeichnung (entspricht in Outlook Kennzeichnungsstatus/Nachverfolgung) versehen wird, erhält diese Mail in Outlook nicht nur wie erwartet ebenfalls die Kennzeichnung bzw. Nachverfolgung (ohne Nachverfolgungsdatum), sondern in Outlook leider auch einen Antwortpfeil, obwohl die Mail gar nicht beantwortet wurde.

Wenn die Kennzeichnung/Nachverfolgung für die Mail in Thunderbird oder in Outlook wieder entfernt wird, verliert die Mail diese Markierung in Outlook - der Antwortpfeil wird jedoch dauerhaft in Outlook angezeigt:

Kennzeichnung wird in TB hinzugefügt -> Kennzeichnung/Nachverfolgung erscheint in TB und in Outlook | Antwortpfeil erscheint in Outlook
Kennzeichnung wird in Outlook hinzugefügt -> Kennzeichnung/Nachverfolgung erscheint nur in Outlook (jedoch nicht in TB)
Kennzeichnung wird in TB entfernt -> Kennzeichnung/Nachverfolgung verschwindet in TB und in Outlook | Antwortpfeil in Outlook bleibt
Kennzeichnung wird in Outlook entfernt -> Kennzeichnung/Nachverfolgung verschwindet nur in Outlook (jedoch nicht in TB) | Antwortpfeil in Outlook bleibt

Dieser Bug kann vor allem bei der Nutzung von Gruppenpostfächern, auf die sowohl Nutzer:innen, die Thunderbird verwenden, als auch Nutzer:innen, die mit Outlook arbeiten, zu Problemen führen, da alle in Thunderbird mit Kennzeichnung/Nachverfolgung versehenen Mails für die Outlook-Nutzer:innen mit dem entsprechenden Symbol dauerhaft als bereits beantwortet markiert werden, obwohl niemand eine Antwort gesendet hat.

Alle in Thunderbird gelöschten Ordner tauchen immer wieder auf beim nächsten Neustart

Hierbei scheint es sich um ein Problem beim aktuellen Thunderbird zu handeln, denn die gelöschten, jedoch immer wieder angezeigten Ordner sind im Exchange nicht vorhanden und werden in der Weboberfläche OWA auch nicht angezeigt.

Eine saubere Lösung gibt es derzeit dafür nicht, aber einen Workaround:

Bitte gehen Sie im Thunderbird in die "Kontoeinstellungen" des betroffenen Postfachs, indem Sie einen Rechtsklick auf Ihr Postfach machen und dann "Einstellungen" auswählen.

Klicken Sie hier auf "Server-Einstellungen" und anschließend bitte auf die Schaltfläche "Erweitert..."

In dem neuen Fenster entfernen Sie dann den Haken bei "Nur abonnierte Ordner anzeigen". Danach klicken Sie auf "OK" und schließen das Einstellungs-Fenster.

Innerhalb von 15 Minuten sollten dann die "grauen" Ordner verschwinden.

Nachteil: Sie bekommen nun auch Ordner angezeigt, mit denen Thunderbird nichts anfangen kann, Wie z. B. Kalender, Kontakte oder Aufgaben. Diese Ordner ignorieren Sie bitte.

Alle Handouts rund um OWA

• Anleitung und Konfiguration
  • Handout für Exchange-OWA Anleitung und Konfiguration (als PDF-Datei)

• Richtlinienbasierte Onlinearchivierung
  • Handout für die richtlinienbasierte Onlinearchivierung unter OWA (als PDF-Datei)

•  Gruppenpostfächer
  • Öffnen eines Gruppenpostfachs in OWA (als PDF-Datei)
  • Regeln und Abwesenheitsassisent in einem Gruppenpostfach in OWA (als PDF-Datei)

• E-Mail suchen in OWA
  • Handout - Syntax für erweiterte Suchabfragen in OWA (als PDF-Datei)

• Kalender in OWA freigeben und in Outlook und OWA einbinden
  • Handout für Kalender in OWA freigeben und einbinden (als PDF-Datei)

• ICS Kalender-Import mit OWA zu Exchange
  • Handout ICS Kalender-Import mit OWA zu Exchange (als PDF-Datei)

• Einrichtung einer Umleitung
  • Handout für die Einrichtung einer Umleitung in OWA (als PDF-Datei)

• Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten (Abwesenheitsnotiz/Automatische Antwort) in OWA (inkl. Gruppenpostfächer)
  • Handout für die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten in OWA (als PDF-Datei)
  • Handout für die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten in OWA (barrierefreie Webseite)

• Posteingangs-Regeln in OWA
  • Handout Posteingangs-Regeln in OWA

• Öffnen eines freigegebenen Ordners in OWA
  • Handout Öffnen eines freigegebenen Ordners in OWA (als PDF-Datei)

• OWA auf Mobilgeräten
  • Handout OWA auf Mobilgeräten (als PDF-Datei)

• Die Wiederherstellung von gelöschten Objekten
  • Handout für die Wiederherstellung von gelöschten Elementen in OWA im Exchange Postfach (als PDF-Datei)

Wichtig! - E-Mail Umstellung der @verw-Postfächer auf @uni-Postfächer

• Die dauerhafte Abwesenheitsnotiz, unseren Aktionsplan für Ihre Umstellung und den Hinweis Autovervollständigenliste bei IMCEAEX-Nachrichten finden Sie hier
  • Dauerhafte Abwesenheitsnotiz, Aktionsplan für Ihre Umstellung, Hinweis Autovervollständigenliste bei IMCEAEX-Nachrichten

Wichtig! - Umgang mit @verw.uni-hamburg.de-Postfächern

• Einrichtung von Outlook auf einem neuen Verwaltungs-Notebook - Fully Managed Desktop (FMD20)
  
  • Handout Outlook-Einrichtung auf einem neuen Verwaltungs-Notebook - Fully Managed Desktop (FMD20) (als PDF-Datei)

• Uni-Exchange Postfach in Verwaltungs-Postfach einbinden
  • !!!Handout für die Einbindung eines Uni-Exchange Outlook-Kontos im Verwaltungs-Outlook!!!! (als PDF-Datei)

• Die richtlinienbasierte Onlinearchivierung
  • Handout für die richtlinienbasierte Onlinearchivierung unter Outlook und OWA (als PDF-Datei)

• Der Outlook PST-Datei-Export für @verw-Postfächer
  • Handout PST-Export für verw-Postfächer (als PDF-Datei)

• Der Outlook PST-Datei-Import
  • Handout für den Import von PST-Datei(en) in Outlook 2016/2019 (als PDF-Datei)

• Information über die vertrauliche E-Mail Kommunikation
  • Handout Vertrauliche E-Mail Kommunikation (als PDF-Datei)

Handouts für Apple/Mac

• Apple Mail (Kein Online Archiv-Zugriff möglich! -> Muss über Webbrowser erfolgen)
  
  • Handout für die Verbindung mit einem Macbook und Apple Mail (als PDF-Datei)
  • Handout für die Verbindung mit einem Macbook und Apple Mail macOS Monterey (als PDF-Datei)
  • Handout für die Verbindung mit einem Macbook und Apple Mail macOS Ventura (als PDF-Datei)
  • Handout für die Einbindung eines Gruppenpostfachs in Apple Mail (als PDF-Datei)

ACHTUNG: Aufgrund aktueller Vorkommnisse möchten wir darauf hinweisen, dass eine Abwesenheitsnotiz grundsätzlich in Exchange über OWA im Webbrowser angelegt werden muss und nicht im Client-Programm.
Die Apple Mail App unterstützt dies nicht und daher müssen Sie die Abwesenheitsnotiz zwingend über OWA oder Outlook for Mac einrichten.
Richten Sie stattdessen eine Abwesenheitsnotiz in der Apple Mail App ein und Ihr Apple Gerät ist während der Abwesenheit aktiv, so wird die Abwesenheitsnachricht an alle Absender von E-Mails im Posteingang (auch aus der Vergangenheit und ggf. mehrere Jahre alt) gesendet.
Dies führt nicht nur zur Verwirrung bei den Adressaten sondern aufgrund des daraus resultierenden überhöhten E-Mail-Aufkommens u.U. auch zu einer Sperrung Ihres Postfaches und Ihrer Benutzerkennung.
Bitte wenden Sie sich in so einem Fall an die Serviceline

Hier geht es zum Handout Einrichtung des Abwesenheitsassistenten in OWA

• Outlook 2016 for Mac
  
  • Handout für die Verbindung mit einem Macbook und Outlook 2016 for Mac (als PDF-Datei)
  • Handout für die Postfach-Speicher-Anzeige in Outlook 2016 for Mac (als PDF-Datei)
  • Handout für die Kalenderfreigabe und Einbindung Outlook für Mac 2016/2019

• Gruppenpostfach einbinden in Outlook 2016 for Mac
  • Einbinden eines Gruppenpostfachs in Outlook 2016 for Mac (als PDF-Datei)

• Deinstallation der Outlook App (IPad)
  
  • Handout Deinstallation der Outlook App (als PDF-Datei)

Handouts zum Thema E-Mail Zertifikate

Achtung-Hinweis:

Ihr Zertifikat ist wie ein amtliches Dokument und so sollten Sie es auch aufbewahren!

Falls Ihr Zertifikat abgelaufen sein sollte oder schon abgelaufen ist und Sie ein neues Zertifikat beantragen, achten Sie darauf, dass Sie das alte abgelaufene Zertifikat NICHT löschen, weil Sie sonst die verschlüsselten E-Mail-Daten nicht mehr lesen können. Diese E-Mail-Daten sind dann für immer verloren!

Bitte bewahren Sie alle alten Zertifikate auf! - Nicht auf Ihrem Computer!, sondern am besten auf einem USB-Stick, besser sogar zwei, falls ein Stick ausfallen sollte.

Wenn Sie das Gerät wechseln z.B. in Folge einer Neubeschaffung o.ä., importieren Sie alle Zertifikate in den Zertifikatsspeicher von Windows.

Wie man das macht, hat die Uni in Marburg sehr gut beschrieben: Import in den Zertifikatsspeicher

Die Beantragung ist hier: Beantragung eines Zertifikats

• Die Beantragung eines persönlichen Zertifikats
  • Handout für die Beantragung eines persönlichen Zertifikats (als PDF-Datei)

• Die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in Outlook
  • Handout für die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in Outlook (als PDF-Datei)

• Die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in Thunderbird
  
  • Handout für die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in Thunderbird (als PDF-Datei)

• Die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in MacOS
  • Handout für die Einbindung eines persönlichen Zertifikats in Outlook für Mac

• Die Beantragung eines Gruppen-Zertifikats
  • Webseite zur Beantragung

• Die Erstellung eines Gruppenzertifikats nach einer erfolgreicher Beantragung und Information per E-Mail von Firma Sectigo
  
  • Handout Erstellung Gruppenzertifikat

• Die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Outlook
  • Handout für die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Outlook (als PDF-Datei)

• Die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Thunderbird
  
  • Handout für die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Thunderbird (als PDF-Datei)

• Verschlüsselte E-Mail mit einem externen Partner in Outlook
  
  • Handout verschlüsselte E-Mail mit externen Partner