Exchange Verteilerlisten
Bei einer Verteilerliste handelt es sich um eine Gruppe, die eine E-Mail-Adresse erhält. Nachrichten an diese E-Mail-Adresse werden an alle Personen zugestellt, die sich in dieser Gruppe befinden.
Verwenden Sie eine Verteilerliste, um eine E-Mail an mehrere Personen zu senden – ein Projektteam, einem Ausschuss oder einer Fachgruppe von KollegInnen – ohne jeden Namen einzeln in das An, CC oder BCC Feld hinzuzufügen.
Eine Verteilerliste kann auf diesem Weg zu Exchange beantragt werden:
Füllen Sie bitte die Excel-Tabelle Verteilerlisten-Beantragung aus. Eine Beschreibung, wie die Tabelle ausgefüllt werden muss, ist in der Excel-Tabelle enthalten.
Senden Sie die ausgefüllte Excel Tabelle als Anhang per E-Mail an rrz-serviceline"AT"uni-hamburg.de und im Betreff geben Sie bitte Verteilerlisten-Beantragung an.
Hinweis:
In Exchange Verteilerlisten können nur Mitglieder (Benutzerpostfach/Gruppenpostfach/Andere Verteilerlisten/Exchange Kontakte) eingetragen werden, die auch ein Postfach auf dem Uni-Exchange-System haben, bzw. auf dem Exchange System eingerichtet sein müssen - Es können keine externen E-Mail-Adressen hinzugefügt werden! - Bitte nutzen Sie für externe E-Mail-Adressen bitte eine Mailman Mailingliste.
Die Pflege Ihrer Verteilerlisten können Sie selbst durchführen!
Dazu gehen Sie bitte auf das Self Service Portal des RRZ unter "Arbeitsplatz", "Meine Mailinglisten", "Exchange" oder folgen Sie diesem Link.
Dort sehen Sie die Verteilerlisten, auf die Sie als Eigentümer oder Bearbeiter Rechte haben.
Hinweis: Sie benötigen im Homeoffice dazu eine aktive VPN-Verbindung.
Die Struktur/Verschachtelung der Exchange Verteilerlisten
Für Verteilerlisten stellen wir uns eine hierarchische Strukturierung entsprechend dem Organigramm der Abteilung vor.
Das bedeutet z. B. auf unterster Ebene die Verteilerliste der Teams. Alle Mitarbeiter*innen des Teams sind Mitglied dieser Verteilerliste. Gegebenenfalls können dort auch Funktionspostfächer Mitglied sein.
Darüber steht die Verteilerliste des Referats. Mitglieder dieser Verteilerliste sind die Verteilerliste der untergeordneten Teams und ggf. weitere Personen bzw. Funktionspostfächer, die nicht direkt den Teams zugeordnet sind.
Darüber wiederum kommen dann die Verteilerlisten der Abteilungen bzw. Stabsstellen. Mitglieder dieser Verteilerlisten sind die Verteilerlisten der untergeordneten Referate und ggf. weitere Personen bzw. Funktionspostfächer, die nicht direkt den Referaten zugeordnet sind.
Somit kann eine Verteilerliste aus Personen, Gruppen-/Fkt.-Postfächern oder weiteren entweder untergeordneten VL’s oder VL’s gleicher Ebene bestehen.
Natürlich ist es auch möglich Verteilerlisten zu beantragen die nicht Organigramm basiert sind, weil sie nicht in das Schema des Organigramm passen, z.B. alle Teamleiter oder alle Referatsleiter.
Die Pfeile in der Abbildung symbolisieren, was eine Verteilerliste beinhalten kann und das eine übergeordnete Verteilerliste nicht in einer untergeodneten Verteilerliste enthalten sein kann.
Das Namensschema lautet generisch:
[Org-Einheit], [VL ][Sub-Org-Einheit][-Wunschname]
Beispiele:
RRZ, VL BIN-SDBM-Mail
WiSo, VL Bibliothek-SoWi
PV, VL Abt4-Teamleitungen
Die Anzeigenamen der Abteilung 8 haben demnach im Adressbuch des UHH-Exchange stets den Präfix z.B. „PV, VL Abt8-“. Nach diesem Präfix können Sie den Namen der Verteilerlisten frei wählen.
