Frequently Asked Questions des Studi-Postfaches
Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?
Wenn etwas nicht funktioniert prüfen Sie bitte:
- ob Sie die Anleitungen genau eingehalten haben, oder ob Ihre Frage / Problem hier in unserer FAQ beschrieben ist.
- ob eine aktuelle Störung im RRZ vorliegt, an der gerade gearbeitet wird.
- ob Sie sich im webbasiertes E-Mail-Programm Surfmail anmelden können und dort das Problem ebenfalls existiert.
Sollte sie darüber hinaus Unterstützung benötigen wenden Sie sich bitte an einen RRZ-ServiceDesk in eurer Nähe, oder an unsere RRZ-ServiceLine.
Allgemeines
Ich kenne meine Mailadresse nicht. Wie finde ich sie heraus?
Sie sehen Ihre E-Mail-Adresse oben Links neben dem aktuellen Datum, wenn Sie in Surfmail angemeldet sind.
Die angezeigte E-Mail-Adresse ist die Ihrer eingestellten Standard-Identität. Sofern Sie keine eigene „Identität“ eingerichtet haben, wird immer automatisch Ihre primäre E-Mail-Adresse verwendet.
Zudem finden Sie Ihre E-Mail-Adresse in der Begrüßungsmail, die Sie zu Beginn Ihres Studiums an Ihre Studi-Mailadresse erhalten haben.
Unter welchen Bedingungen kann ich meine E-Mail-Adresse ändern lassen?
Bei Namensänderungen (z. B. nach einer Heirat) wenden Sie sich bitte zuerst an das Referat Beratung und Administration im Campus-Center. Erst, wenn die Namenskorrektur in STiNE erfolgt ist, melden Sie sich bitte bei der RRZ-ServiceLine.
Sollten Sie mehrere Vornamen besitzen, aber wünschen, dass nicht alle Vornamen in Ihrer E-Mail-Adresse erscheinen, melden Sie sich gern bei der RRZ-ServiceLine.
Wie lange steht das Postfach zur Verfügung?
Das Studi-Postfach steht Ihnen zur Verfügung, solange Sie an der Universität Hamburg immatrikuliert sind.
Nach Abschluss Ihres Studiums oder bei Exmatrikulation bleibt das Postfach noch 14 Tage aktiv, damit Sie wichtige E-Mails sichern können. Danach wird das Postfach deaktiviert und, sofern Sie sich innerhalb von 6 Monaten nicht erneut immatrikulieren, gelöscht.
Falls Sie während oder nach Ihrem Studium eine Anstellung an der UHH annehmen, wird Ihnen ein zweites Postfach im Mitarbeitenden-E-Mail-System eingerichtet. Die Lebensdauer Ihres Studi-Postfachs hängt ausschließlich von Ihrem Studium ab.
Warum bekommen studentische Mitarbeitende zwei Postfächer und was ist zu beachten?
Studentische Mitarbeitende erhalten aus folgenden Gründen neben ihrem Studi-Postfach auf "Public" noch ein zweites Postfach auf dem Mitarbeitenden-Mailsystem "Exchange" :
- Trennung von studentischen und beruflichen Aktivitäten: Ein Postfach auf dem Studenten-E-Mail-System wird für Ihre studentischen Aktivitäten verwendet, während das andere Postfach auf dem Mitarbeitenden-E-Mail-System für Ihre beruflichen Aufgaben an der Universität Hamburg bestimmt ist.
- Unterschiedliche Anforderungen und Zugriffsrechte: Die studentischen und beruflichen Aktivitäten erfordern oft unterschiedliche Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen. Die Trennung der Postfächer ermöglicht es, diese Anforderungen besser zu erfüllen und die Verwaltung zu vereinfachen.
- Datenschutz und Compliance: Die Trennung der Postfächer kann auch dazu beitragen, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, insbesondere wenn bestimmte Daten oder Informationen getrennt bleiben müssen.
Technisch bedingt können leider nicht alle studentischen E-Mails an Ihr Studi-Postfach gesendet werden. Aus diesem Grund werden Sie gelegentlich E-Mails rund um Ihr Studium in Ihrem Mitarbeiter-Postfach finden. Um sicherzustellen, dass diese auch nach dem Ablauf Ihres UHH-Arbeitsvertrages verfügbar bleiben, verschieben Sie bitte die E-Mails in Ihr Studi-Postfach. Dies kann einfach über ein Mailprogramm wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail auf einem Arbeitsplatzrechner erfolgen, wenn beide Postfächer eingebunden sind. Alternativ können Sie die E-Mail auch über die Webschnittstelle OWA an Ihr Studi-Postfach weiterleiten.
Es ist ratsam, keine generelle Weiterleitung aller E-Mails eines Postfaches in das andere einzurichten, damit die oben beschriebene Trennung beibehalten wird.
Was muss ich tun, wenn meine E-Mail-Adresse / Postfach gelöscht wird, aber bei anderen Diensten zur Registrierung verwendet wurde?
Was Sie in diesem Fall unternehmen müssen, hängt davon ab, ob es sich um einen internen Dienst der UHH oder um einen externen Dienst in der Cloud handelt.
UHH-interne Dienste
Wenn Ihre E-Mail-Adresse gelöscht wird und Sie sie für interne Dienste der UHH zur Registrierung verwendet haben, müssen Sie in der Regel nichts weiter unternehmen. Interne Dienste sind üblicherweise mit dem zentralen Verzeichnisdienst verbunden und werden automatisch aktualisiert, sobald Ihre E-Mail-Adresse geändert wird. Sie können davon ausgehen, dass Ihre E-Mail-Kommunikation und Zugriffsrechte innerhalb des internen Systems erhalten bleiben, ohne dass Sie weitere Maßnahmen ergreifen müssen.
Beispiele für UHH-interne Dienste sind:
- RRZ-ServicePortal
- STINE
- cloud.uni-hamburg.de (Nextcloud)
- Sharepoint
Externe Dienste
Wenn Deine E-Mail-Adresse gelöscht wird, aber für externe Dienste zur Registrierung verwendet wurde, empfehlen wir Dir dringend, Deine E-Mail-Adresse bei diesen Diensten zu aktualisieren. So kannst Du sicherstellen, dass Du weiterhin wichtige Benachrichtigungen erhältst und auf Deine Konten zugreifen kannst. Melde Dich bei jedem Dienst an, bei dem Du Deine E-Mail-Adresse verwendet hast, und aktualisiere Deine Kontoeinstellungen mit Deiner neuen E-Mail-Adresse. Dadurch stellst Du sicher, dass Deine Kommunikation nicht unterbrochen wird und Du den Zugriff auf Deine Konten behältst.
Beispiele für externe Dienste in der Cloud sind:
- Office365 in der Microsoft Cloud
Besonderheiten / Ausnahmen
- Office365: Im Microsoft Office 365 Service für die Universität Hamburg wird aktuell die E-Mail-Adresse als Login-Username verwendet. Diese kann leider nicht im Self-Service geändert werden und wir auch nicht automatisch aktualisiert. Deswegen ist es beim Wegfall Deiner Login-E-Mail-Adresse notwendig bei der RRZ-ServiceLine ein Ticket zu eröffnen mit der Bitte, Deine Login-Kennung auf Deine neue E-Mail-Adresse bei der Uni-Hamburg zu ändern. Wir arbeiten daran, dass der Service verbessert wird und dies in Zukunft nicht mehr notwendig ist.
Welche Größe darf eine E-Mail haben?
Eine Mail darf maximal 50 MB groß sein, inklusive Anhang.
Wie groß ist mein Postfach?
Dein Studi-Postfach hat eine Kapazität von 2 GB.
Wie kann ich die Speicherplatzauslastung (Quota) für mein Mailkonto überprüfen?
- Loggen Sie sich in Surfmail ein. Dort zeigt Ihnen eine Statuszeile die aktuelle Auslastung Ihres Postfaches.
- Wenn Sie den Mail-Client Thunderbird verwenden, können Sie die Ausnutzung Ihres Speicherplatzes abfragen, indem Sie im Kontextmenü des "Posteingangs" den Punkt "Eigenschaften" auswählen und dann den Reiter "Kontingent" öffnen.
- Bei Microsoft-Mail-Clients markieren Sie den Posteingang und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie dann die Eigenschaften aus. Im Reiter "Allgemein" können Sie die Quota über den Button "Ordnergröße" einsehen.
Wie viele Mails darf ich pro Stunde versenden?
Mit dem studentischen E-Mailkonto können Sie max. 100 Mails pro Stunde versenden.
Wie wird eine Weiterleitung eingerichtet?
Siehe Surfmail weiterleiten.
Ich habe mittels Surfmail eine Weiterleitung gesetzt. Warum scheint die nicht zu funktionieren?
- Sollte das Weiterleitungsziel ein GMX E-Mail-Postfach sein, ändern Sie bitte die sehr scharfen Anti-Spam-Maßnahmen in Ihren GMX-Einstellungen.
- Durch den Umweg über die Universität können die Mails bei verschiedenen Providern, vor allem bei AOL, als Spam angesehen werden. Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner im Posteingang.
- Das RRZ empfiehlt u.a. aus diesen Gründen, keine Weiterleitungen einzurichten!
E-Mail an @gmail.com Adressen werden aktuell nicht versendet. Was tun?
Vom Mail-Server der Universität Hamburg gehen jeden Tag tausende Mails an Google-Mail-Accounts. Grundsätzlich gibt es keine technischen Probleme. Unglücklicherweise haben sehr viele Studierende eine Mail-Weiterleitung auf dem Uni-Mailaccount aktiviert.
Ein Beispiel:
Mail von vorname.nachname@gmx.de sendet an guter.student@studium.uni-hamburg.de, der sie an seine private guter.student@googlemail.com-Mailbox weiterleitet.
Eine Mail-Weiterleitung leitet ungefiltert ALLES weiter, was in die Mailbox kommt. Auch unerwünschte Werbemails aka SPAM. Es sieht dann so aus, als ob die Uni-Hamburg-Mailadresse Mails von GMX verschickt. Für Google-Mail erscheint die Universität Hamburg dadurch als ein SPAM-Versender. Das führt dazu, dass Google-Mail von Zeit zu Zeit den Mailempfang von der Uni Hamburg blockiert. Aber jegliche Sperrung von Google ist nur temporär.
Ein einfacher Weg, das Problem nachhaltig zu beheben, ist übrigens, wenn Studierende ihren studentischen Mailaccount direkt im Mailclient (Outlook, Thunderbird, Mail etc.) einbinden, damit erübrigt sich die Weiterleitung.
Rund um Surfmail
Warum landen meine Mails nicht im Papierkorb?
Falls in der Ordneransicht von Surfmail kein Papierkorb oder Trash-Ordner angezeigt wird, erstellen Sie bitte zunächst einen. Anschließend gehen Sie in die Benutzereinstellungen, klicken auf Webmail, wählen „Nachrichten löschen und verschieben“, setzen das Häkchen vor „Gelöschte Nachrichten in den Papierkorb verschieben anstatt sie im aktuellen Ordner als gelöscht zu markieren“ und wählen unter „Papierkorb-Ordner“ den richtigen Ordner Ihres Kontos aus.
Gelöschte Mails werden laut Einstellung als gelöscht markiert, sind aber nicht zu sehen
Klicken sie rechts oben auf "Sonstige" und wählen Zeige "gelöschte".
Warum werden nicht alle Ordner angezeigt?
Falls in Ihrem Account nicht alle Ordner angezeigt werden, klicken Sie bitte in der Surfmail-Oberfläche links im Seitenmenü auf „Ordneraktionen“ und wählen „Alle Ordner anzeigen“ aus. Das behebt das Problem.
Warum wird meine E-Mail mit "Sender address rejected: not owned by user" abgelehnt?
Ihrem E-Mail Postfach sind E-Mailadressen zugeordnet, mit denen Sie E-Mails empfangen und versenden können. In Surfmail wird unten rechts in einer roten Box eine Fehlermeldung eingeblendet mit dem Inhalt "Sender address rejected: not owned by user" wenn Sie mit einer E-Mailadresse versenden, die diesem Postfach nicht mehr zugeordnet ist. Dies kann geschehen, wenn Sie sich in Surfmail Identitäten angelegt haben, jedoch die E-Mailadresse mit der Einrichtung eines Mitarbeiter-Postfachs auf die universitären Exchange-Server verschoben wurde. Löschen Sie in diesem Fall die Identität, die zur E-Mailadresse gehört. Ihre Identitäten finden Sie in Surfmail unter "Benutzereinstellungen" -> "Webmail" -> "Persönliche Angaben".