Sperrung / Löschung einer Kennung
Ablauf der Gültigkeit der Kennung
Jede Kennung wird 14 Tage nach Ablauf ihrer jeweiligen Gültigkeit automatisch gesperrt.
Der Ablauf der Gültigkeit einer Kennung ergibt sich bei
- Mitarbeitenden: durch Ablauf des Arbeitsvertrages (Kündigung, Renteneintritt o.ä.)
- Studierenden: durch Exmatrikulation (regelhaft oder durch Nichteinhalten der Rückmeldefrist)
- Externen: durch Ablauf des Antrages aus dem Antragsportal
Die Sperrung einer Kennung wird dem Kennungsinhabenden mindestens 14 Tage vorab per E-Mail angekündigt.
Sperrung einer Kennung
Gemäß §4 der Benutzungsordnung wird der „Ausschluss von der Nutzung“ u.a. durch Sperrung der Kennung vollzogen. Eine Ankündigung per E-Mail kann in diesem Fall im Einklang mit §4 Nr. 2 auch unterbleiben.
Was passiert mit den Daten
Alle durch eine Kennung gespeicherten Daten (wie E-Mails, Dateien o.Ä.) bleiben nach einer Sperrung weitere 6 Monate unverändert gespeichert. Innerhalb dieses Zeitraums kann eine Kennung somit vollumfänglich wieder aktiviert werden.
Nach Ablauf von 6 Monaten wird die Kennung und alle dort gespeicherten Daten (wie E-Mails, Dateien o.Ä.) unwiderbringlich gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einen anderen Zeitraum vorschreiben.
Sie müssen sich selbst um die Sicherung der Daten kümmern
Dementsprechend ist jede:r Nutzende verpflichtet, persönliche Daten (wie E-Mails, Dateien o.Ä.) vor der Sperrung eigenverantwortlich zu kopieren bzw. herunterzuladen bzw. (im Falle von Mitarbeitenden) die dienstlich relevanten Daten dem oder der Vorgesetzten bzw. Nachfolgenden in geeigneter Weise zu übergeben.