Informationen nach Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Im Folgenden informiert Sie die Universität Hamburg (UHH) über die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Umfragetools LimeSurvey.
Die Open-Source-Software LimeSurvey bietet die Erstellung und Durchführung von Online-Umfrage an. Die Software-Lösung wird an der Universität Hamburg als eigenständiges Produkt sowohl für Mitarbeitende als auch für Studierende angeboten. Für diese beiden Personengruppen gibt es jeweils eine eigene Installation unter https://umfragen.uni-hamburg.de für Mitarbeitende bzw. https://studentische-umfragen.uni-hamburg.de für Studierende. Die LimeSurvey Instanzen werden auf Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität Hamburg betrieben.
1. Personen und Kontaktdaten
a. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die Universität Hamburg, Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die Kontaktdaten lauten:
Universität Hamburg
vertreten durch den Präsidenten
Mittelweg 177
20148 Hamburg
praesident@uni-hamburg.de
b. Ansprechperson für Fragen zur Verarbeitung
Fragen zur nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitung können Sie an das Regionale Rechenzentrum (limesurvey@uni-hamburg.de) richten.
c. Datenschutzbeauftragte/r
Darüber hinaus erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n unter:
Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
datenschutz@uni-hamburg.de
2. Zweck/e
Die personenbezogenen Daten werden für folgende/n Zweck/e verarbeitet, wobei zwischen den Umfrageteilnehmer*in und dem Umfrageersteller*in zu differenzieren ist:
Umfrageteilnehmer*in
Bei LimeSurvey gibt es die Möglichkeit anonyme Umfragen durchzuführen und es wird grundsätzlich eine anonyme Durchführung empfohlen. Sofern bei einer Umfrage personenbezogene Daten der Umfrageteilnehmer*innen erhoben werden, informiert der Umfrageersteller vorab gesondert über die Datenverarbeitung und holt in der Regel die Einwilligung der betroffenen Person ein.
Neben den personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Umfrage erhoben werden können, werden wie bei jedem Aufrufen der Webseite Logdaten erhoben. Der Browser übermittelt bei jedem Aufruf der Webseite Daten Ihres abrufenden Geräts an das System. Zum Zweck des technischen Betriebs, der Fehlerbehebung und der Sicherheit der Systeme werden von der Universität Hamburg folgende Daten in Logfiles gespeichert:
abgerufene Webseite/-adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
HTTP-Statuscode
abgerufene Datenmenge
Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers
Sofern es sich um anonyme Umfragen handelt, werden diese nicht mit der Umfrage verknüpft.
Umfrageersteller*in
Von den Umfrageerstellern werden ebenfalls Logdaten verarbeitet und darüber hinaus erfolgt eine Datenverarbeitung:
zur Registrierung und Anmeldung im System, um Umfragen erstellen zu können
zum Versand von Benachrichtigungen an Umfrageersteller*in im Zusammenhang mit der Systemanmeldung
3. Rechtsgrundlage/n
Rechtsgrundlage/n für die Verarbeitung ist/sind:
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 e, Abs. 3 DSGVO, i.V.m. § 4 HmDSG i.V.m. § 3 und 4 HmbHG.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung der Umfrageersteller zum Zwecke der Registrierung/Anmeldung und Versand von Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der Systemanmeldung ist:
Für Mitarbeiter*innen als Umfrageersteller:
Art. 6 Abs. 1e,Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit §10 Abs. 1-3 HmbDSG, i.V.m. § 85 HmbBG (Für Umfragen, die im Rahmen einer Tätigkeit an der Universität Hamburg erstellt werden) bzw. Art. 6 Abs. 1 e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG, § 3 HmbHG (zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben im Rahmen der Forschung und Lehre).
Für Studierende als Umfrageersteller:
Zur Vertragserfüllung Art. 6 Abs.1 b DSGVO (aufgrund der angenommenen Nutzungsbedingungen). Die Daten werden nur verarbeitet, soweit dies im Rahmen der angenommenen Nutzungsbedingungen erforderlich ist.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
Kommunikationsdaten, Authentifizierungsdaten und Logdaten (siehe Ziff. 2).
Bei den Kommunikationsdaten wird nur die E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname verwendet.
Bei den Authentifizierungsdaten ist es die Benutzerkennung, Passwort.
5. Empfänger / Kategorien von Empfängern
Es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.
6. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden für folgende Dauer gespeichert:
Die Daten, die für die Aufrechterhaltung des technischen Betriebs notwendig sind, werden für 28 Tage gespeichert (Logfiles, IP-Adressen, etc.).
Kommunikationsdaten und Authentifizierungsdaten werden nach Ausscheiden aus der Organisation unter Berücksichtigung der geltenden Frist gelöscht.
Eine vorherige Löschung aus Limesurvey ist jederzeit möglich. Wenden Sie sich dafür bitte an die Serviceline (rrz-serviceline@uni-hamburg.de).
7. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte:
a. Recht auf Widerruf
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. Ab Zugang der Erklärung dürfen Ihre Daten nicht weiterverarbeitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt. Die bisherige Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
b. Recht auf Auskunft
Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen.
c. Recht auf Berichtigung
Sie können nach Art. 16 DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom Verantwortlichen verlangen.
d. Recht auf Löschung
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. ein „Recht auf Vergessenwerden“ nach Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.
e. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO zu verlangen.
f. Recht auf Datenübertragbarkeit
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur
Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter
Verfahren durchgeführt wird, haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit
(Art. 20 DSGVO).
g. Recht auf Widerspruch
Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO, haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.
h. Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu erheben.
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:
In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.
