Die Open-Source-Software LimeSurvey bietet die Erstellung und Durchführung von Online-Umfrage an. Die Software-Lösung wird an der Universität Hamburg als eigenständiges Produkt sowohl für Mitarbeitende als auch für Studierende angeboten. Für diese beiden Personengruppen gibt es jeweils eine eigene Installation unter https://umfragen.uni-hamburg.de für Mitarbeitende bzw. https://studentische-umfragen.uni-hamburg.de für Studierende. Die LimeSurevy-Instanzen werden auf Servern des Regionalen Rechenzentrums der Universität Hamburg betrieben. Diese Server befinden sich im Datacenter in der Schlüterstraße und werden durch Firewalls geschützt. Ein Zugriff Dritter ist dadurch nicht möglich. Die Datenübertragung beim Ausfüllen einer Umfrage erfolgt verschlüsselt.

Sind Sie Studierende: Achten Sie auf eine gültige Datenschutzerklärung.
Sind Sie Mitarbeitende: Achten Sie auf einen Eintrag in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und auf eine gültige Datenschutzerklärung bei nicht anonymen Umfragen.

Stand: Juni 2022

Die vorliegenden Bedingungen regulieren die Nutzung des Dienstangebots LimeSurvey des Regionalen Rechenzentrum (RRZ) der Universität Hamburg (UHH). Mit der Aufnahme der Nutzung von LimeSurvey als Dienstangebots werden die Nutzungsbedingungen anerkannt und bilden die Grundlage in der Zusammenarbeit zwischen dem RRZ und den Dienstnutzenden.

Die Nutzungsbedingungen basieren auf den Net-Policy der UHH und den Betriebsregelungen des RRZ sowie zugehörigen Ausführungsbestimmungen.

Das Dienstangebot beinhaltet die Einrichtung, die Nutzung und den administrativen Zugang zu Online-Umfrage mit der Open-Source-Software LimeSurvey (www.limesurvey.org). Eingerichtete Umfragen können öffentlich zugänglich sein oder für einen speziellen Teilnehmerkreis reserviert werden – grundsätzlich ist die Teilnahme über das Internet uneingeschränkt seitens der Betreiberin möglich.

Die technische Infrastruktur für LimeSurvey wird durch das RRZ bereitgestellt, das auch den technischen Support für das System übernimmt und für Fragen zur Nutzung des Dienstes zur Verfügung steht. Inhaltliche Fragen zur Gestaltung, Auswertung und Umsetzung von Online-Anfragen können durch den technischen Support nicht übernommen werden – hierzu sei auf die Ansprechpartner in den Fachbereichen oder auf das offizielle LimeSurvey-Forum verwiesen.

Die Verwendung des Dienstangebots ist in allen Fällen für Zwecke von Verwaltung, Studium, Lehre und Forschung begrenzt und schließt jegliche kommerzielle Verwendung aus. Die Durchführung von Lehrevaluationen für reguläre Lehrangebote der Universität Hamburg ist nur über die Servicestelle Evaluation gestattet.

Der Zugang zum Dienstangebot erfolgt auf Antrag und ist nur für Mitglieder der Universität Hamburg mit einer gültigen Kennung möglich. Der Antrag erfolgt über das RRZ-Serviceportal und erfordert eine Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen sowie den zugrundeliegenden Bedingungen des RRZ sowohl für Mitarbeitende und Studierende.

Eine Missachtung der Nutzungsbedingungen des Dienstangebots LimeSurvey bzw. den zugrundeliegenden Regelungen des RRZ kann zur Sperrung oder auch zum Ausschluss vom Dienstangebot führen. Wird die im Rahmen der Beantragung angegebene Kennung gesperrt oder gelöscht, die zur persönlichen Verwendung des Dienstangebots genutzt wird, so wird auch die Nutzung zum Dienstangebot LimeSurvey gesperrt bzw. aufgehoben.

Dienstnutzende des Dienstangebots LimeSurvey sind jederzeit berechtigt, die Nutzung des Dienstangebots auf eigenen Wunsch zu beenden. Nach Zugang der Kündigung werden vorhandene Daten 30 Tage gespeichert und anschließend vollständig gelöscht.

Dienstnutzende sind für den Inhalt und die Durchführung der Online-Umfragen selbst verantwortlich, dies schließt auch Vorgaben zum Datenschutz, zur Informationssicherheit und sonstige rechtliche Verpflichtungen (wie z.B. Urheberrecht und Markenrecht) ein. Bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen, Datenschutz oder geltendes Recht können Umfragen gesperrt werden.

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung bei der Beantragung eines Zugangs zu LimeSurvey und bei der Nutzung des Tools finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeitende (und Studierende) bei der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von LimeSurvey die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten haben.

Informationen für Mitarbeiter: Die Universität Hamburg bietet für Mitarbeiter den Dienst an unter https://umfragen.uni-hamburg.de. Bei nicht anonymen Umfragen, informiert der Umfrageersteller vorab gesondert über die Datenverarbeitung und holt die Einwilligung der Umfrageteilnehmer in die Datenverarbeitung ein. Hierfür kann das bei der Erstellung einer Umfrage eingebundene Einwilligungsformular genutzt werden. Ferner setzt eine datenschutzkonforme Umfrage voraus, dass ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit ausgefüllt wird (vgl. hierzu Eintrag in das Verzeichnis der Verarbeitung).

Informationen für Studierende: Die Universität Hamburg bietet für eigenverantwortliche Haus-, Bachelor-, Master- oder Promotionsarbeiten den Dienst https://studentische-umfragen.uni-hamburg.de für Studierende an, da Studierende eigenständige (wissenschaftliche) Leistungen im eigenen Namen erbringen. Die Datenverarbeitung erfolgt daher nicht in der Verantwortung der Universität Hamburg, sondern in der Verantwortung der Studierenden.  Das bedeutet, bei der Nutzung von LimeSurvey sorgen Studierende eigenständig für die Einhaltung des Datenschutzes und sind für die Datenverarbeitung Verantwortlicher i.S.d. Datenschutzgrundverordnung.

Im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO) sind Mitarbeitende verpflichtet, bei nicht anonymen Umfragen, einen Eintrag pro Umfrage in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anzulegen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Eine Vorlage, wie Ihre angepasste Datenschutzerklärung aussehen könnte, finden Sie hier.

In dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten werden nur Verfahren dokumentiert, für welche die Universität Hamburg Verantwortliche ist. Das bedeutet Studierende dürfen für eigenverantwortliche Haus-, Bachelor-, Master- oder Promotionsarbeiten nicht das zuvor genannte Verzeichnis nutzen, um Ihre Verarbeitungstätigkeit zu dokumentieren.

Für die Umfragen sind grundsätzlich ein aktuelles Impressum und eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen. Die Ausgabe dieser Daten geschieht automatisiert durch Kombination aus vorgegebenen Vorlagetexten und Angaben zu den Dienstnutzenden, die die Online-Umfrage starten.

Werden Umfragen zu oder ausschließlich mit Mitarbeitenden der Universität Hamburg durchgeführt, so ist vor der Durchführung der Umfrage die entsprechende Personalvertretung (TVPR oder WiPR) zu informieren.

Supportanfragen zu LimeSurvey werden nur gegenüber Dienstnutzenden und nur zu technischen Fragestellungen des Dienstangebots bearbeitet. Anfragen von Endbenutzern, somit Teilnehmenden der Online-Umfragen, werden an die Dienstnutzenden weitergeleitet. Anfragen zur Gestaltung und Auswertung von Online-Umfragen sind an die jeweiligen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Fächern zu richten.

Sobald Nutzende von unzulässigen Inhalten in einer Online-Umfrage Kenntnis erhalten, sind sie verpflichtet, für die Entfernung oder Sperrung der Inhalte Sorge zu tragen. Beim Erhalt von Kenntnis über unzulässige Inhalte in einer Online-Umfrage werden diese Inhalte gelöscht oder aus der öffentlichen Ansicht genommen.

Dienstnutzende, die wiederholt gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen bzw. unzulässige Inhalte veröffentlichen oder weisungsberechtigte Dritte dies verlangen, werden entfernt.

Alle Ergebnisdaten von Online-Umfragen (somit die Antworten durch die Teilnehmenden) werden drei Monate nach Ende der Umfrage gelöscht.

Dienstnutzende können andere Dienstnutzende berechtigen, gemeinschaftlich eine Online-Umfrage durchzuführen bzw. die Ergebnisse von der Online-Umfrage einzusehen. Ebenso kann die Nutzung einer Online-Umfrage unter Dienstnutzenden übergeben werden. In allen Fällen sind alle Dienstnutzende, die Zugang zum Backend von LimeSurvey haben und berechtigt sind eine Online-Umfrage zu gestalten und durchzuführen, gemeinschaftlich für diese Online-Umfrage verantwortlich.

Das RRZ betreibt die Infrastruktur für LimeSurvey und stellt dabei die Datensicherheit und den Systembetrieb sicher. Updates und Upgrades der verwendeten Open-Source-Anwendung LimeSurvey werden getestet und – während der üblichen Dienstzeiten – durch Systemarbeiten an der Infrastruktur ausgebracht. Dienstnutzende werden über anstehende Wartungsarbeiten im Vorfeld informiert, wobei bei sicherheitskritischen Updates die Wartungsarbeiten sofort ohne Information der Dienstnutzenden vorzunehmen sind. Durch die Wartungsarbeiten entstehende Unterbrechungen des Dienstangebots werden so kurz wie möglich gehalten.

Die Daten des Dienstangebots werden täglich und für einen Zeitraum von 30 Tagen gesichert.