Software-Beschaffung
Wie können Softwaredienste und -programme beantragt werden?
Sämtliche Bedarfe von Software-, Online-, Webdiensten und -lizenzen sind bitte im RRZ-ServicePortal über folgenden Service zu stellen:
Wer kann Software beantragen?
Berechtigt, Software über das RRZ zu beantragen, sind alle hauptamtlich Bediensteten aus Instituten in der Universität (z.B. keine studentischen Hilfskräfte), sofern sie die Software zum Einsatz in Lehre und Forschung innerhalb der Universität Hamburg nutzen wollen.
Sobald jemand aus dem Dienst an der Universität ausscheidet, erlischt die Nutzungsberechtigung.
Das RRZ ist darüber unverzüglich zu informieren. Die freiwerdende Lizenz wird an das RRZ zurückgegeben und dann innerhalb der Universität anderweitig genutzt.
Bedienstete aus Instituten, die nicht Institute in der Universität sind (z.B. An-Institute), aber Software zu den Bedingungen der Rahmenverträge beziehen möchten, finden die Modalitäten in den Beschreibungen der Rahmenabkommen.
Studierende Angestellte und SHKs können entsprechend der Lizenzbedingungen (z.B. ausschließlich auf durch die Universität inventarisierte Geräte) ebenfalls im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Software aus dem bestehenden Portfolio beziehen. Diese dürfen aber nur ausschließlich für den beantragten Zweck verwendet werden!
Zu welchen Bedingungen erhält man Software und was muss dafür getan werden?
- Für das gewünschte Produkt kann unter dem Namen des Herstellers bzw. des Produkts nachgelesen werden, ob es einen Vertrag mit dem Hersteller gibt und welche Art von Vertrag abgeschlossen wurde.
- Rahmenverträge: Besteht ein Rahmenvertrag, dann kann nach Prüfung der Punkte 5 und 6 ein förmlicher Antrag (siehe Punkt 7) gestellt werden. Für diese Produkte steht i.d.R. ein Lizenzantrag über das RRZ-ServicePortal zur Verfügung.
- Falls für das gewünschte Produkt kein Rahmenvertrag, aber ein andersartiger Vertrag vorliegt, etwa eine Netz-Lizenz (concurrent-use license), so ist entsprechend den beschriebenen Nutzungsbedingungen zu verfahren.
- Auch wenn mit einem Hersteller kein Vertrag existiert, besteht in besonders begründeten Fällen die Möglichkeit, das gewünschte Produkt zu beantragen.
- Es ist zu prüfen, ob das gewünschte Software-Produkt oder eine angemessene Alternative z.B. auf einem vom RRZ betreuten Server verfügbar ist.
Zutreffendenfalls ist dieses Programm zu benutzen. - Viele Bedienstete der dezentralen IT-Serviceteams haben sich bereiterklärt, vermittelnd für Software-Bedarfe ihres betreuten Bereichs zu fungieren. Diese können Sie bei Ihrem Antrag unterstützen. Der tatsächliche Verbleib beschaffter Lizenzen (Endanwender:innen) muss aber in jedem Fall dem RRZ bekannt sein.
- Ist das Programm übers Netz nicht angemessen zu benutzen und ist kein Multiplikator vorhanden, so ist ein förmlicher Antrag an das RRZ zu senden.
Lieferform
Nach Möglichkeit wird die Software zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Sollte dies nicht möglich sein, wird ein Datenträger erstellt. Die Antragstellerin bzw. der Antragsteller werden per E-Mail (vorname.nachname@uni-hamburg.de) informiert. Das Produkt wird erst ausgegeben, wenn die Antragstellerin bzw. der Antragsteller die Lizenzerklärung im RRZ-ServicePortal bestätigt hat. Erst mit Eingang dieser Erklärung beim RRZ ist die Lizenz regulär erworben. Die Funktionalität der Software nach Aushändigung ist alsbald dem RRZ-SoftwareTeam zu melden.
Mit Unterzeichnung dieser Erklärung übernimmt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller die volle Verantwortung für die Einhaltung der vertragsgemäßen Nutzung der Software
wie etwa:
- Einsatz nur für den dienstlichen Zweck bzw. im Kontext von Forschung und Lehre,
- keine Erstellung weiterer Kopien als beantragt,
- Weitergabe der Datenträger im eigenen Institut nur nach Absprache mit dem RRZ,
- kein Einsatz außerhalb der Universität,
- keine Weitergabe an Personen außerhalb der Universität
Das Nutzungsrecht ist abhängig von der Zugehörigkeit zur Universität bzw. Dauer des Mietvertrags.
Nach Ausscheiden sind verbliebene Softwarelizenzen an das RRZ-SoftwareTeam zurückzugeben bzw. über deren Verbleib zu informieren.
Lieferzeiten
Das Softwareteam ist bemüht, beantragte Software aus Rahmenabkommen innerhalb von ca. 14 Tagen zur Verfügung zu stellen. Wir bitten jedoch um Verständnis, dass es aus vielfältigen Gründen manchmal länger dauern kann, z.B. weil die gewünschte Software-Version vom Hersteller erst mit Verspätung zur Verfügung gestellt wurde oder sich aufgrund besonders vieler Anträge Warteschlangen gebildet haben.
Beschaffungen von Produkten, für die kein Rahmenabkommen besteht, können leider aufgrund der Vielzahl an beteiligten Akteuren deutlich länger dauern. Handelt es sich um ein Produkt mit Cloud-Funktionalität, setzt der Einsatz bestimmte Freigaben voraus, ohne die nicht beschafft werden darf.
Konditionen
Derzeit kann die Software aus den Rahmenverträgen dem berechtigten Personenkreis kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, sofern am RRZ noch zentrale Mittel zur Verfügung stehen. Wie die Entwicklung im Rahmen der Globalisierung verlaufen wird, ist noch unklar. Das RRZ wird seine Benutzerinnen und Benutzer jedoch rechtzeitig über Änderungen informieren.
Wenn es für Studierende eine Möglichkeit gibt, Software zu besonderen Konditionen zu bekommen, sind die Bedingungen ebenfalls bei der Vorstellung der einzelnen Verträge aufgeführt.
Finanzierung
Softwareprodukte aus Rahmenverträgen werden i.d.R. aus zentralen Mitteln beschafft/bezogen und stehen daher uniangehörigen Bediensteten (und u.U. Studierenden) ohne interne Leistungsverrechnung zur Verfügung.
Soll Software in besonders begründeten Fällen beschafft werden, für die es keinen Rahmenabkommen gibt, so kann, falls es sich um Kauflizenzen handelt, die Beschaffung vom RRZ aus zentralen Mitteln übernommen werden.
Das RRZ behält sich vor, stets den Einzelfall zu prüfen und nach Abwägung ggf. die Finanzierung aus zentralen Mitteln abzulehnen.
Die gesonderte Beschaffung von Miet- und Wartungslizenzen ist nach IuK nicht investitionsfähig. Handelt es sich also um eine Miete oder eine Wartung, wird die Beschaffung aus zentralen Mitteln in jedem Fall abgelehnt. Wird die Software jedoch trotzdem benötigt und ihrem Einsatz steht in Bezug auf Informationssicherheit und Datenschutz nichts im Weg, so übernimmt das Softwareteam im RRZ die Beschaffung und händigt die Lizenz aus, nachdem sie in das zentrale Lizenzmanagement aufgenommen wurde.
Dazu muss in jedem Fall die Finanzierung gesichert sein sowie die zu belastende Kostenstelle und die kostenstellenverantwortliche Person benannt werden.
Beschaffung von Clouddiensten
Die Beschaffung von Clouddiensten bedarf besonderer Vorkehrungen bezüglich Datenschutz und Informationssicherheit. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite zu Clouddiensten.
Fragen
Stellen Sie weitergehende Fragen zu den Rahmenverträgen oder Softwarebeschaffung gerne jederzeit an das Softwareteam im RRZ(uhh.software"AT"uni-hamburg.de).