UHHShare - ACHTUNG abgekündigt zum 28.2.2025
Für das Teilen und Synchronisieren sowie kollaboratives Arbeiten wird zukünftig UHHCloud als Service des RRZ angeboten. UHHCloud wird UHHShare bis zum 28. Februar 2025 ablösen.
UHHShare ist der Dienst des RRZ für den webbasierten Zugriff, das Teilen und Synchronisieren von Daten aus den Dateidiensten der UHH. Unter der Adresse
https://uhhshare.uni-hamburg.de
haben Sie von überall einen über SSL-Verschlüsselung abgesicherten Zugriff auf Ihr Home-Laufwerk der UHHDisk und ausgewählte Speicherbereiche. Für UHHShare stehen Apps für Smartphones und Tablets zur Verfügung, sodass Sie Ihre Dateien jederzeit auch mit Mobilgeräten verwalten können. Sie können mit UHHShare Daten auf der UHHDisk mit Ihrem lokalen Laufwerk synchronisieren und sie auf einfache Weise mit Angehörigen der Universität sowie mit Ihren Projektpartnern außerhalb der UHH teilen.
Die folgenden Abschnitte stellen die Funktionen von UHHShare kurz vor. Ausführliche Anleitungen finden Sie im Bereich der Netzwerkordner innerhalb von UHHShare im Ordner "UHHShare Hilfe und Dokumentation" sowie über die Hilfefunktion im Webbrowser. Beachten Sie bitte auch die FAQ zu UHHShare.
Anmeldung
Angehörige der Universität Hamburg können sich mit der Benutzerkennung an UHHShare anmelden. Für jede Person ist dabei genau eine Kennung für UHHShare konfiguriert. Die Anmeldung erfolgt ohne Angabe der Domain @uni-hamburg.de.
Externe Nutzer*innen von UHHShare, die über eine Freigabe zur Teilnahme eingeladen wurden, melden sich immer mit der E-Mail-Adresse an, für die die Freigabe erstellt wurde. Vergleichen Sie dazu auch bitte den Abschnitt zum Teilen von Daten.
Webbrowser
Sie erreichen UHHShare mit Ihrem Webbrowser unter folgender Adresse:
https://uhhshare.uni-hamburg.de
Angehörige der Universität Hamburg können sich hier entsprechend der Hinweise im vorherigen Abschnitt mit Ihrer Kennung anmelden.
Im Webbrowser stehen Ihnen alle Funktionen von UHHShare zum Zugriff auf Ihre Daten und zur Bearbeitung von Dateien sowie zum Teilen zur Verfügung. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Netzwerkordner "Hilfe und Dokumentation", den Sie über das Symbol "Netzwerkordner" erreichen. Beachten Sie bitte auch die Online-Hilfe, die Sie im Browser über das Menü oben rechts aufrufen können.
Nach der Anmeldung finden Sie die verschiedenen Bereiche von UHHShare in der linken Spalte:
- "Start" zeigt Ihnen Hinweise zu zuletzt veränderten Dateien oder anderen Aktivitäten.
- "Meine Dateien" gibt Ihnen Zugriff auf Ihr persönliches Verzeichnis auf der UHHDisk. Sie finden hier auch die von Ihnen freigegebenen Daten.
- "Netzwerkordner" zeigt Ihnen neben der Hilfe ausgewählte Speicherbereiche auf der UHHDisk.
- "Für mich freigegeben" zeigt für Sie freigegebene Daten.
Über die Lupe rechts oben können Sie nach Dateien und Ordnern suchen.
Über das Menü mit Ihrem Namen rechts oben erreichen Sie Ihr Profil und können beispielsweise die Sprache für die Anzeige ändern. Das Menü enthält auch einen Link für die Online-Hilfe und den Schalter zum Abmelden.
Informationen zur Arbeit mit Freigaben finden Sie im Abschnitt Teilen von Daten über Freigaben.
Struktur von UHHShare
UHHShare teilt sich in vier Bereiche, die Sie über Ihren Webbrowser, die App für Mobilgeräte oder den Client für Windows und OS X erreichen:
- Im Bereich "Meine Dateien" finden Sie Ihr persönliches Verzeichnis (Home-Laufwerk) der UHHDisk.
- Im Bereich "Netzwerkordner" finden Sie eine Auswahl Ihrer Speicherbereiche der UHHDisk sowie allgemein zugängliche Ordner wie beispielsweise "Hilfe und Dokumentation".
- Unter "Für mich freigegeben" finden Sie alle Dateien und Ordner, die andere Nutzer von UHHShare für Sie freigegeben haben.
- Im Bereich "Von mir freigegeben" finden Sie eine Übersicht über alle von Ihnen definierten Freigaben.
App für Smartphones und Tablets
Für UHHShare stehen Apps für die meisten Smartphones und Tablets zur Verfügung. Die App bietet die meisten Funktionen, die Sie auch im Webbrowser nutzen können, auf Ihrem Mobilgerät. Zusätzlich können Sie auf Mobilgeräten eine in die App integrierte Vorschau für Officedokumente, Bilder und PDF-Dateien nutzen. Für die Bearbeitung von Dokumenten verwenden Sie bitte eine geeignete Software auf Ihrem Mobilgerät.
Sie finden die UHHShare App für Mobilgeräte unter den Suchbegriffen "Micro Focus Filr" in dem zu Ihrem Gerät passenden Store. Installieren Sie bitte die jeweils neueste Version der App. Zur Konfiguration geben Sie wie im Webbrowser Ihre Kennung und die Adresse uhhshare.uni-hamburg.de
ein.
Teilen von Daten über Freigaben
Sie können mit UHHShare Dateien und Ordner mit Angehörigen der Universität und mit externen Personen, beispielsweise Ihren Partnern in wissenschaftlichen Projekten, teilen. Damit ist ein einfacher und sicherer Austausch von Daten möglich.
Das Teilen von Daten ist für alle Angehörigen der Universität im Bereich "Meine Dateien" konfiguriert. Es kann auch auf Netzwerkordnern eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich, falls Sie diese Funktion benötigen und verantwortlich für die freizugebenden Daten sind, für eine solche Konfiguration an die ServiceLine des RRZ.
Gehen Sie im Webbrowser zum Teilen wie folgt vor: Klicken Sie eine Datei oder einen Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie in dem Menü das Feld "Freigeben" aus. Es erscheint ein Fenster für die Freigabe:
Definieren Sie die Zugriffsrechte. Es werden dabei drei Rollen unterschieden:
- Betrachter können Dateien und Ordner lesen, aber nicht verändern oder neue Dateien und Ordner hinzufügen
- Bearbeiter können Dateien bearbeiten, aber keine neuen Dateien und Ordner hinzufügen
- Mitwirkende haben alle Rechte zum bearbeiten von Dateien und zum Erstellen von Ordnern (gilt nur für Freigaben von Ordnern)
Setzen Sie ein Ablaufdatum oder wählen Sie die Zahl von Tagen, für die die Freigabe gültig sein wird.
Geben Sie in das Suchfeld den Namen oder die Kennung eines Angehörigen der UHH ein. Sie können auch den Namen einer Gruppe wählen, mit der Sie die Daten teilen möchten. Für das Teilen mit einer externen Person geben Sie die Mailadresse dieser Person an. Sie können auch mehrere Kennungen, Gruppen oder Adressen als Liste eingeben. Verwenden Sie dabei ein Komma als Trennzeichen.
Notizen im Feld "Ihre Nachricht..." werden an den Empfänger geschickt. Schließlich können Sie im Menü "Benachrichtigung:" auswählen, ob eine Nachricht an den Empfänger versendet werden soll. Schließen Sie den Dialog durch Auswahl der Schaltfläche "Speichern" ab.
Hinweis: Das Teilen von Dateien und Ordnern ist im Webbrowser, mit dem UHHShare Desktop Client und mit der App für Mobilgeräte möglich.
Hinweis: Freigaben auf Ordner beziehen sich immer auf alle Dateien im Ordner und rekursiv über alle Unterordner, auf denen Sie selbst ausreichende Rechte haben.
Hinweis: Empfänger von Freigaben, die nicht Angehörige der Universität Hamburg sind, erhalten eine Email mit dem Hiweis auf die geteilten Daten in UHHShare. Sie können sich über den in der Mail enthaltenen Link bei UHHShare registrieren. Dazu muss ein Passwort gewählt werden:
Nach erfolgreicher Registrierung ist die Anmeldung an UHHShare und der Zugriff auf die geteilten Daten möglich. Die Mail wird dabei in der Sprache verschickt, die Sie für die Anzeige in Ihrem Webbrowser sowie in Ihrem Profil für die Anzeige ausgewählt haben.
Hinweis: Auf Netzwerkordnern, die für die Freigabe von Daten konfiguriert sind, greifen immer die Zugriffsrechte im Dateisystem der UHHDisk. Beispielsweise können Sie in einem Bereich, in dem Sie lediglich über Leserechte verfügen, keine Freigabe für die Rolle Bearbeiter oder Mitwirkender einrichten. Die Personen, denen Sie eine Freigabe erteilen, können hier maximal die mit der Rolle Betrachter verbundenen Leserechte erlangen.
Hinweis: Zum Aufheben von Freigaben markieren Sie im Bereich "Von mir freigegeben" die Datei oder den Ordner mit der rechten Maustaste. Wählen Sie "Freigabe beenden" und keinesfalls "Löschen" aus dem Menü. Mit "Löschen" löschen Sie die Datei oder den Ordner und nicht die Freigabe.
Sie könne auch im Dialogfenster für "Freigabe verwalten" einzelne Personen oder Gruppen, deren Freigaben Sie aufheben möchten, markieren und "Benutzer entfernen" wählen. Bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit "Speichern".
Hinweis: Generell besteht bei Teilen von Dateien und Ordnern über Freigaben ein Risiko, dass Daten ungewollt weitergegeben werden. Beachten Sie insbesondere, dass eine Freigabe auf einen Ordner auch alle Unterordner umfasst. Stellen Sie bitte vor Definition einer Freigabe sicher, dass der oder die Empfänger keinen unberechtigten Zugriff auf vertrauliche Daten oder generell solche, für die ein Schutzbedarf im Sinne des Datenschutzgesetzes besteht, erhalten. Fragen zum datenschutzkonformen Umgang mit Ihren Daten stellen Sie bitte an den Datenschutzbeauftragten oder den Informationssicherheitsbeauftragten der Universität.
Hinweis: Für die gemeinsame Arbeit an dauerhaften Projekten, die über den spontanen Austausch einzelner Dateien hinausgeht, ist meist ein Speicherbereich auf der UHHDisk besser geeignet aus das Teilen über UHHShare. Ein solcher Bereich kann deutlich größer angelegt werden als Ihr persönliches Verzeichnis. Es ist über alle Protokolle der UHHDisk erreichbar. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Fragen zur Einrichtung von Speicherbereichen an das IT Service Team Ihrer Fakultät oder an die Service-Line des RRZ.
UHHShare auf dem Desktop
UHHShare ermöglicht das Synchronisieren von Daten mit Ihrem Windows, Apple macOS oder Linux System. Sie benötigen für diese Funktion den UHHShare Client, den Sie für die Installation auf selbstadministrierten Geräten in UHHShare im Bereich der Netzwerkordner unter "UHHShare Hilfe und Dokumentation" finden. Installieren Sie bitte die jeweils neueste der für Ihr System verfügbaren Versionen und beachten Sie unsere Hinweise zur Installation und Konfiguration.
Diese Funktion zum Synchronisieren ist für alle Angehörigen der Universität im Bereich "Meine Dateien" und für freigebene Daten konfiguriert. Sie kann auch auf Netzwerkordnern eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich, falls Sie diese Funktion benötigen und verantwortlich für die freizugebenden Daten sind, für eine solche Konfiguration an die ServiceLine des RRZ.
Sie können mit dem Client auch wie mit UHHShare im Webbrowser Daten teilen und Dateien kommentieren.
Das Synchronisieren von Dateien ist vor allem dann nützlich, wenn Sie zumindest zeitweise ohne Netzanbindung arbeiten. Eine typische Anwendung wäre ein Notebook, auf dem Sie einen Entwurf für einen Artikel bearbeiten. Sie können dann unterwegs ohne Netz an dem Dokument weiter schreiben. Sobald das Notebook wieder mit dem Netz verbunden ist, wird Ihre aktuelle Version des Dokuments automatisch über UHHShare auf Ihr Verzeichnis auf der UHHDisk synchronisiert und ist dort in der neuen Version verfügbar.
Auf Geräten, die über eine ständige Netzwerkverbindung verfügen, beispielsweise Ihr Arbeitsplatz-PC an der Universität oder Ihr privates Gerät im Home-Office, ist der direkte Zugriff auf die UHHDisk über das Netzwerkprotokoll SMB (Netzlaufwerke der UHHDisk, meist K: und Z:) in vielen Fällen der Synchronisation über UHHShare vorzuziehen. Bitte kontaktieren Sie die Service-Line des RRZ, falls Sie eine Beratung zur Wahl der für Sie optimalen Verbindung wünschen.
Einstellungen zur Synchronisation:
Der Desktop-Client von UHHShare erlaubt bei bestehender Netzverbindung (online) über den Ordner "Filr" den Zugriff auf folgende Bereiche: "Meine Dateien" (persönliche Daten), "Für mich freigegeben" (für Sie freigegebene Daten auf UHHShare) sowie den Netzwerkordner "UHHShare Hilfe und Dokumentation". Weitere Netzwerkordner sind erreichbar, sofern sie für den Zugriff mit dem Client konfiguriert sind.
Falls Sie Ihre Daten auch ohne bestehende Netzverbindung (offline) nutzen möchten, können Sie einzelne Verzeichnisse oder Dateien mit Ihrem lokalen Dateisystem synchronisieren. Änderungen an diesem lokalen Datenbestand werden dann bei bestehender Netzwerkverbindung auf UHHShare hochgeladen. Umgekehrt finden Sie neue Versionen, die Sie auf UHHShare oder auch der UHHDisk erstellt haben, auf ihrem lokalen System wieder.
Sie haben drei Möglichkeiten, diese Synchronisation zu konfigurieren:
- Alle Dateien, die Sie in Ihrem Filr-Ordner öffnen, werden auf Ihrem System in einem lokalen Zwischenspeicher abgelegt und für 30 Tage vorgehalten. Sie können diesen Zeitraum auf der Filr-Konsole konfigurieren.
- Sie können Dateien und Ordner mit einem Rechtsklick auf "Offline verfügbar machen" dauerhaft für die Synchronisation mit dem lokalen Ordner konfigurieren.
- Dateien und Ordner, die Sie von Ihrem lokalen System in den Filr-Ordner kopieren, werden ebenfalls synchronisiert.
Dateien und Ordner, die für die Synchronisation vorgesehen sind, werden mit einem kleinen Häkchen markiert. Über den Menüpunkt "Nur online verfügbar machen" können Sie die Synchronisation beenden. Die Daten werden auf Ihrem lokalen System gelöscht, das Häkchen wird entfernt und die Daten sind nur noch online in UHHShare und auf der UHHDisk verfügbar.
Hinweis: Sie können wählen, ob Sie Ihr gesamtes Home-Laufwerk oder nur einzelne Verzeichnisse synchronisieren möchten. Je weniger Daten Sie zur Synchronisation auswählen, desto schneller und zuverlässiger funktioniert der Client. Sie sparen auch Platz auf Ihrer lokalen Festplatte. Synchronisieren Sie nur die Verzeichnisse, mit denen Sie auch offline arbeiten möchten. Das gilt insbesondere für Daten in Netzwerkordnern, da Netzwerkordner typischerweise größer sind als der lokal verfügbare Plattenplatz.
Weitere Funktionen des Desktop-Clients:
Sie können im Kontextmenü von Dateien und Ordnern, das Sie mit der rechten Maustaste erreichen, Freigaben einrichten, Kommentare zu Dateien einfügen und weitere Funktionen von UHHShare nutzen:
Die Einrichtung von Freigaben erfolgt so, wie sie im Abschnitt "Teilen von Daten über Freigaben" für die Webseiten von UHHShare beschrieben ist. Beachten Sie bitte, dass die erneute Freigabe nicht möglich ist. Die entsprechenden Felder im Dialog für die Freigabe lassen sich nicht auswählen.
Hinweis: Beim Synchronisieren von Daten der UHHDisk auf Ihr lokales System wird eine Kopie auf Ihrer lokalen Festplatte angelegt. Das kann für vertrauliche Daten unerwünscht sein, da beispielsweise ein Notebook auch schnell eimal verloren gehen kann. Generell sollten Sie Daten, für die ein Schutzbedarf im Sinne des Datenschutzgesetzes besteht, nicht von UHHShare oder der UHHDisk auf Ihr lokales System kopieren. Schließen Sie bei Nutzung des Clients für UHHShare Verzeichnisse mit solchen Daten bitte von der Synchronisation aus. Fragen zum datenschutzkonformen Umgang mit Ihren Daten stellen Sie bitte an den Datenschutzbeauftragten oder den Informationssicherheitsbeauftragten der Universität.
Hinweis: Bei gleichzeitiger Nutzung des Clients für UHHShare und eines Backup-Clients für das Backup-System des RRZ auf Ihrem PC sollten Sie die den Filr-Ordner von der Sicherung durch Ihren Backup-Client ausschließen. Die Daten werden bereits auf der UHHDisk im Backup gesichert. Eine doppelte Sicherung führt zu einer unnötigen Belastung des Backup-Dienstes.
Weiterführende Informationen
- FAQ zu UHHShare
- UHHShare Desktop Client - Hinweise zur Installation und Konfiguration
- UHHShare Webseite (Anmeldung an UHHShare erforderlich)
- Netzwerkordner UHHShare Hilfe und Dokumentation (Anmeldung an UHHShare erforderlich)
- Online Dokumentation des Herstellers für Anwender und Administratoren