Das Exchange Onlinearchiv
E-Mail nimmt in der heutigen Zeit einen großen Stellenwert ein und das Mailaufkommen jedes einzelnen nimmt im erheblichen Maße zu, was die E-Mail Postfachgröße enorm belastet.
- Damit Ihr Postfach von älteren Elementen entlastet wird, Sie aber trotzdem bequem von Outlook oder OWA (Webbrowser) aus auf diese zugreifen können, steht Ihnen das Onlinearchiv mit 20 GB Speicherplatz zur Verfügung.
- Mit dem Onlinearchiv besitzen Sie von einem beliebigen Computer aus uneingeschränkten Zugriff auf die archivierten Elemente – entweder über Microsoft Outlook (2013,2016,2019) oder über Outlook Web App (OWA). Sie können Nachrichten zwischen Ihrem primären Exchange Server-Postfach und dem Onlinearchiv verschieben oder kopieren. Die bevorzugte Methode zum Verschieben von Elementen besteht jedoch in der Verwendung von Archivrichtlinien. Archivrichtlinien ermöglichen die automatische Verwaltung des Zeitpunkts, zu dem Elemente aus dem Exchange Server-Postfach in das Onlinearchiv verschoben werden.
- Ein Onlinearchiv kann auch für ein Funktionspostfach erstellt werden. Der Vorteil liegt darin, dass ein solches Onlinearchiv durch mehrere Benutzer gleichzeitig genutzt und gepflegt werden kann.
- Ihr Exchange Postfach enthält fünf Archivrichtlinien, die auf Ordner bzw. einzelne Nachrichten angewendet werden können.
- Im Einzelnen sind das:
- „Nach 3 Monaten ins Online-Archiv verschieben“ oder „90 Tage“:
Nachrichten werden nach 3 Monaten automatisch in das Onlinearchiv verschoben. - „Nach 6 Monaten ins Online-Archiv verschieben“ oder „6 Monate“:
Nachrichten werden nach 6 Monaten automatisch in das Onlinearchiv verschoben. - „Nach 1 Jahr ins Online-Archiv verschieben“ oder „1 Jahr“:
Nachrichten werden nach 365 Tagen automatisch in das Onlinearchiv verschoben. - ...
- „Nach 5 Jahren ins Online-Archiv verschieben“ oder „5 Jahre“:
Nachrichten werden nach 5 Jahren automatisch in das Onlinearchiv verschoben. - „Nie ins Online-Archiv verschieben“ oder „Nie“:
Nachrichten werden nie in das Onlinearchiv verschoben.
- „Nach 3 Monaten ins Online-Archiv verschieben“ oder „90 Tage“:
- Die Ordner Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen werden nicht archiviert.
Mehr zum Thema richtlinienbasierte Onlinearchivierung unter Outlook und OWA finden Sie in diesem Handout