Gruppenpostfach

Mit der Nutzung eines Gruppenpostfaches ^(*) ist es möglich, eine Funktionsemail-Adresse  z.B. Exchangeteam.RRZ@uni-hamburg.de  für mehrere Mitarbeiter freizuschalten, die dazu noch die volle Funktionalität von Exchange - wie Kalender, Termine etc. nutzen können.

Das Gruppenpostfach wird bei den beantragten Mitarbeitern in deren Outlook-Ordnerliste als weiteres Postfach eingebettet. Wird das Postfach angeklickt, kann man dafür die E-Mails  extra abrufen. Es findet keine Vermischung der einzelnen Emails bei verschiedenen Konten statt.

Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das gemeinsam genutzte Gruppenpostfach gesendet wurde, sieht es so aus, als sei die E-Mail von dem gemeinsamen Postfach und nicht von dem speziellen Benutzer gesendet worden.

Ein neues Gruppenpostfach kann hier über das RRZ Serviceportal beantragt werden. Änderungen des Zugriffs auf vorhandene Gruppenpostfächer können von den jeweiligen Gruppenpostfachverantwortlichen hier im RRZ-ServicePortal beauftragt werden. Beachten Sie hierbei bitte, dass nur Personen, die selbst über ein persönliches Exchange-Konto verfügen, berechtigt werden können.

Bitte beachten Sie, dass eine neue Funktions-E-Mail-Adresse erst noch auf Gültigkeit (Namenskonventionen) geprüft werden muss, bevor eine Einrichtung erfolgen kann.

Die Policy für die Namenskonvention finden Sie hier

Bitte lesen Sie das Dokument Handout das Funktionspostfach (PDF).
Darin enthalten sind Hinweise für die Einbindung des Gruppenpostfachs mit Ihrem E-Mailprogramm.

Weitere Hilfedatein gibt es zu diesen Themen:

• OWA - Outlook Web App

Öffnen eines Gruppenpostfachs in OWA (PDF)

Regeln und Abwesenheitsassisent in einem Gruppenpostfach in OWA (PDF)

• Apple

Einbinden eines Gruppenpostfachs in Outlook 2016 for Mac (PDF)

Einbinden eines Gruppenpostfachs in Apple Mail (PDF)

• Thunderbird

Handout für die Einbindung eines Gruppenpostfachs in Mozilla Thunderbird (PDF)

• Android - Nur für Mail! - keine Kalenderdaten, keine Kontakte)

Handout für die Einrichtung eines Gruppenpostfachs (PDF)

• Iphone - Nur für Mail! - keine Kalenderdaten, keine Kontakte)

Handout für die Einrichtung eines Gruppenpostfachs (PDF)

• Zertifikate für Gruppen-Postfächer
  • Beantragung eines Gruppenzertifikats
  • Handout für die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Oulook (PDF)
  • Handout für die Einbindung eines Gruppen-Zertifikats in Thunderbird (als PDF-Datei)

Weitergehende Fragen werden in Exchange Handouts und FAQ's beantwortet.

Bei Fragen wende Sie sich bitte an die Serviceline.

^(*)  Nicht zu verwechseln mit einer Verteilerliste - E-Mail-Verteilerlisten oder auch Mailinglisten genannt, sind eine gut eingeführte und taugliche Methode die Zusammenarbeit zu beschleunigen. Mit der Hilfe von Verteilerlisten lässt sich das Potenzial Ihrer Fachgruppe, Ihrer Abteilung oder sogar Ihres Bereiches besser ausschöpfen, indem Informationen ausgetauscht, Projekte diskutiert oder auch neue Ideen für eine Gruppe eingebracht werden können, insofern sind sie äußerst nützlich und beliebt. Verwenden Sie eine Verteilerliste, um eine E-Mail an mehrere Personen zu senden – ein Projektteam, einem Ausschuss oder einer Fachgruppe von KollegInnen – ohne jeden Namen einzeln in das An, CC oder BCC Feld hinzuzufügen.