Gruppenpostfach
Mit der Nutzung eines Gruppenpostfaches (*) ist es möglich, eine Funktionsemail-Adresse z.B. Exchangeteam.RRZ@uni-hamburg.de für mehrere Mitarbeiter freizuschalten, die dazu noch die volle Funktionalität von Exchange - wie Kalender, Termine etc. nutzen können.
Das Gruppenpostfach wird bei den beantragten Mitarbeitern in deren Outlook-Ordnerliste als weiteres Postfach eingebettet. Wird das Postfach angeklickt, kann man dafür die E-Mails extra abrufen. Es findet keine Vermischung der einzelnen Emails bei verschiedenen Konten statt.
Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das gemeinsam genutzte Gruppenpostfach gesendet wurde, sieht es so aus, als sei die E-Mail von dem gemeinsamen Postfach und nicht von dem speziellen Benutzer gesendet worden.
Ein neues Gruppenpostfach kann hier über das RRZ Serviceportal beantragt werden. Änderungen des Zugriffs auf vorhandene Gruppenpostfächer können von den jeweiligen Gruppenpostfachverantwortlichen hier im RRZ-ServicePortal beauftragt werden. Beachten Sie hierbei bitte, dass nur Personen, die selbst über ein persönliches Exchange-Konto verfügen, berechtigt werden können.
Bei Fragen wende Sie sich bitte an die Serviceline.
Thema Rückgabe von Gruppenpostfächern und Mailinglisten
Gruppenpostfächer und Mailinglisten zurückgeben
Um Services wie Mailinglisten oder Funktionspostfächer zurückzugeben (löschen) gehen Sie im Self Service Portal auf "Arbeitsplatz" --> "RRZ-ServicePortal" -> "Meine verlängerbaren Services" und wählen die zu löschende Mailingliste aus. Auf der rechten Fensterseite klicken Sie auf "Rückgabe". Bestätigen Sie erneut mit "Rückgabe"
Hinweis: Die Rückgabe kann nur von der Verantwortlichen Person erfolgen, da bei dieser Person die Servicebuchung eingetragen ist. Ändern Sie daher ggf. die Verantwortliche Person, damit die Rückgabe erfolgen kann.
Thema Verantwortliche und Stellvertretung ändern
Verantwortlichen und Stellvertretung ändern
Um den Verantwortlichen oder die Stellvertretung zu ändern, gehen Sie im Self Service Portal auf "Arbeitsplatz" --> "RRZ-ServicePortal" -> "Meine E-Mail Postfächer" und wählen das entspr. Gruppenpostfach aus. Auf der rechten Fensterseite klicken Sie dann auf "Ändern der Verantwortlichen".
Im neuen Fenster haben Sie jetzt die Möglichkeit, die "Verantwortliche Person" über das "x" zu entfernen und neue Person einzutragen, die per "Lupe" gesucht werden kann. Unter "Stellvertretende Verantwortliche" kan mit dem "+" Zeichen eine weitere Person hinzugefügt werden oder bei der betreffenden Person(en) einen Haken setzen, um den Eintrag dann mit dem Löschsymbol neben dem "+" Zeichen zu entfernen.
Abschließend dann unten rechts auf "Ändern der Verantwortlichen" klicken. Damit wird dann der Vorgang automatisiert ausgelöst.
Thema Berechtigung ändern
Berechtigung ändern
Um dier Gruppenpostfachberechtigungen zu ändern, gehen Sie im Self Service Portal auf "Arbeitsplatz" --> "RRZ-ServicePortal" -> "Katalog" -> "E-Mail" und wählen "E-Mail Postfach Berechtigungen ändern (Exchange)" aus.
Rechts öffnet sich ein Fernster, nachdem Sie auf "Warenkorb" geklickt haben und in dem rechten Fenster klicken Sie bitte wieder auf "Warenkorb".
Über die Lupe können Sie jetzt nach Ihrem Postfach suchen und wenn Sie das Postfach gefunden oder eingegeben haben werden Ihnen unten in Listenform die Zugriffsberechtigten angezeigt.
Um eine Person hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf das "+" Symbol und suchen nach der Person.
Um eine Person aus der Liste zu entfernen, setzen Sie den Haken bei der Person in dem vorangestellten Kästchen und klicken auf das Abfalleimer-Symbol.
Wenn Sie Ihre Änderungen beendet haben, klicken Sie bitte unten Rechts auf "In den Warenkorb", damit der automatische Prozess ablaufen kann.
Weitergehende Fragen werden in Exchange Handouts und FAQ's beantwortet.