Datenschutzerklärung des UHHCloud-Services

Gültigkeitsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für den UHHCloud Service, welcher hinter der URL https://cloud.uni-hamburg.de angeboten wird.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Die Universität Hamburg vertreten durch den Präsidenten
Mittelweg 177
20148 Hamburg
praesident@uni-hamburg.de(//praesident"AT"uni-hamburg.de)

Die Universität Hamburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch Univ.-Prof. Dr. Hauke Heekeren, Präsident der Universität Hamburg, Mittelweg 177, 20148 Hamburg.

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten der Universität Hamburg

Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177, 20148 Hamburg
datenschutz@uni-hamburg.de(//datenschutz"AT"uni-hamburg.de)

A. Datenverarbeitung

1. Erstellung von Logdaten

Bei jedem Aufruf der Service-Webseite und bei jeder Service-Nutzung werden Daten und Informationen erfasst und gespeichert. Erfasst werden können:

IP-Adresse
Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Internet-Service-Provider der Nutzer:in
Betriebssystem der Nutzer:in
Nextcloud Client / App Version
Anmeldename

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die vorübergehende Speicherung der oben genannten Daten ist erforderlich, um eine Auslieferung der Webseite / Nutzung des Services an den Rechner der Nutzer:in zu ermöglichen. Die längerfristige Speicherung erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Services und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Alle Logdaten werden spätestens nach 28 Tagen gelöscht.

2. Verwendung von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computer des Nutzenden gespeichert werden. Ruft die Nutzende eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzenden gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.

Unter https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/gdpr/cookies.html finden Sie die verwendeten Cookies inkl. deren Verwendungszwecke.

Die Rechtsgrundlage für die Speicherung von Cookies bzw. für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers und den Zugriff auf diese Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, ergeben sich aus dem Gesetz zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG). Zudem ergibt sich die Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten aus der Datenschutzgrundverordnung.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzenden gespeichert und von diesem an uns übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer:in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

3. Anmeldung

An unserer Webseite können sich Nutzer:innen anmelden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:

Anmeldename (häufig die E-Mail-Adresse)
Authentifizierungsparameter
Zusätzlich bei Nutzung des "UHH-Logins"
- Benutzerkennung der Universität Hamburg
- Anzeigename
- UHH-Zugehörigkeitsstatus
- E-Mail-Adresse

Im Rahmen des Anmeldeprozesses über den UHH-Login wird eine Einwilligung der Nutzer:in zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

Die IP-Adresse von erfolgreichen Anmeldevorgängen wird zusammen mit der internen Benutzer-ID abgespeichert. Diese Daten werden für ein neuronales Netz zur Erkennung von unberechtigten Zugriffen benötigt, welches die Sicherheit unserer Konten erhöht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine Anmeldung der Nutzer:in ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen des Services erforderlich, dazu zählen u.a. das Erstellen und Verwalten von Benutzerkonten, Dateien, Kalendern, Terminen und Aufgaben sowie die damit zusammenhängende Administration.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto gelöscht wird.

4. Datenspeicherung und Freigabe von Inhalten

Auf unserer Webseite können Nutzer:innen Inhalte speichern und an andere Nutzer:innen freigeben. Es können unter anderem Dateien, Ordner, Kalender, Termine und Aufgaben freigegeben werden. Hierfür wird jede Nutzende in einer globalen Liste gespeichert, die von jedem Nutzenden durchsuchbar ist. Diese Liste wird mit anderen Nextcloud Instanzen geteilt. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:

Benutzername im UHHCloud-Service
Anzeigename
Freigegebener Inhalt

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto gelöscht wird.

5. Aktivitäten

Auf unserer Webseite werden die Änderungen der Nutzenden an jeglichen Inhalten gespeichert. Dadurch ist eine Nachverfolgung, wer eine Änderung erwirkt hat, möglich. Diese können von anderen Nutzenden, welche Zugriff auf die jeweiligen Inhalte haben, eingesehen werden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:

Benutzername im UHHCloud-Service
Betroffener Inhalt und deren Metadaten (z.B. Dateinamen und Tags)
Art der Änderung
Zeitpunkt der Änderung

Zusätzlich werden die folgenden Daten zu Sicherheitszwecken gespeichert:

Erfolgreiche und fehlgeschlagene User-Anmeldungen
User-Abmeldungen
Änderung von Freigabeberechtigungen
Zugriff auf Freigaben
Löschen und Wiederherstellen von Daten aus dem Papierkorb
Anzeige von Bild-Schnellansichten
Änderung an Benutzerdaten, z.B. Namens- oder Passwortänderungen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder älter als 180 Tage sind.

6. Dateiverwaltung

In dem Service können Nutzer:innen Dateien hochladen, bearbeiten und löschen. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:

Benutzername im UHHCloud-Service
Inhalte der Datei und alle dazugehörigen Attribute
Zeitpunkt der letzten Änderung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie vom Nutzenden aus dem Papierkorb gelöscht werden, oder das Konto gelöscht wird.

7. Kalender, Termine und Aufgaben

In dem Service können Nutzer:innen Kalender erstellen, bearbeiten und löschen. Dadurch ist es möglich, Termine und Aufgaben zu verwalten. Es werden folgende Daten dabei verarbeitet und gespeichert:

Benutzername im UHHCloud-Service
Kontaktdaten mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen unter anderem:
- Titel
- Ort
- Beschreibung
- Datum und Uhrzeit
- Status
- Teilnehmer:innen
Aufgaben mit allen dazugehörigen Attributen, darunter fallen:
- Titel
- Beschreibung
- Status
- Zeitpunkt der letzten Änderung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie vom Nutzenden aus dem Papierkorb gelöscht werden, oder das Konto gelöscht wird.

8. OnlyOffice

Auf unserer Webseite können Nutzer:innen Dokumente bearbeiten. Hierfür kann der RRZ-Dienst OnlyOffice genutzt werden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:

Benutzername im UHHCloud-Service
Anzeigename
Inhalte der Datei und alle dazugehörigen Attribute

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Dokumente werden beim Starten des Bearbeitungsvorgangs an den OnlyOffice Dienst übertragen. Jede Änderung wird in UHHCloud wieder gespeichert.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie die Sitzung beendet wurde.

B. Rechte der betroffenen Person

Sie haben folgende Rechte:

Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).
Erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO)

C. Widerruf der Einwilligung/Widerspruch gegen die Verarbeitung

Ihr Recht auf Widerspruch, Widerruf und Korrektur können Sie gegenüber folgender Anschrift geltend machen:

Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177, 20148 Hamburg
E-Mail: datenschutz"AT"uni-hamburg.de

D. Betroffenenrechte

Sie können Ihre Betroffenenrechte wie z.B. Auskunft zu gespeicherten Daten gegenüber datenschutz"AT"uni-hamburg.de geltend machen.