UHH-Groupware Exchange

Der Exchange Dienst an der Universität Hamburg ist ein Groupware- und Nachrichtensystem von der Firma Microsoft.

^{Bild: UHH, RRZ, MS}

Mit dem Exchange-Server stellt Microsoft die am weitesten verbreiteten Plattform für Messaging und Zusammenarbeit im Unternehmen zur Verfügung. Mit dieser Groupware ist es möglich, dem Nutzer Mail-, Kalender- und Ressourcen-Dienste (Verwaltung von Geräten und z. B. Konferenzräumen), anzubieten, was die tägliche Zusammenarbeit erheblich erleichtert.
Gefördert wird das u.a. auch durch die Möglichkeit, immer und überall Zugriff auf seine Postfach-Ressourcen zu haben. Unterstützt werden dabei Arbeitsplatzsysteme (PC, Notebook) ebenso wie mobile Endgeräte (Tablets, Smartphones) und Webbrowser (Firefox, IE, Google Chrome, Safari). In Zusammenarbeit mit Sharepoint besteht die Möglichkeit, über sog. "Websitepostfächer" SharePoint-Benutzern die Nutzung von Team-E-Mail auf einer SharePoint-Website zu ermöglichen. Außerdem werden über Websitepostfächer Links zu SharePoint-Dokumentbibliotheken in Outlook bereitgestellt. Darüber können Benutzer Dateien und E-Mail-Nachrichten mit anderen Mitgliedern eines Teams austauschen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten.
Das Ziel ist, dass die nahtlose Kommunikation und der Abbau von Doppelstrukturen zwischen Wissenschaft und Verwaltung vom RRZ vorangetrieben wird.

Exchange arbeitet mit einer Vielzahl von Clients zusammen (siehe Abb. unten).

Idealerweise wird Outlook für Windows oder OWA (Outlook Web App) für Internet-Browser (Edge, Safari, Chrome, Firefox) empfohlen, um mit Exchange eine Verbindung aufzunehmen, aber auch frühere Versionen (Outlook 2010, Outlook 2013) sind möglich.
Auf Apple/Mac PC's und Notebooks wird Outlook 2016 für Mac empfohlen, die von Apple bereitgestellten Applikationen (Mail, Calendar) sind aber auch nutzbar.
Natürlich werden auch IMAP Clients für die Verbindung mit Exchange unterstützt (z.B. Thunderbird).

^{Bild: UHH, RRZ, MS}

Die Client-Komponenten zwischen Outlook und OWA (Web-Browser) sind nahezu identisch und vermitteln damit ein einheitliches Benutzererlebnis.

^{Bild: UHH, RRZ, MS}

Office Web App Server/Office Online Services

Office Web Apps Server ist ein Office-Serverprodukt, das browserbasierte Versionen von Word, PowerPoint, Excel und OneNote bereitstellt.
Der Office Web App Server kann Benutzer mit einem entsprechenden Webbrowser (Internet Explorer, Firefox, Chrome und Safari) unterstützen, die über Exchange oder Sharepoint, sowie freigegebene Ordner und Websites, auf Office-Dateien zugreifen (per PC oder mobilen Geräten wie z. B. Windows Phones, iPhones, iPads und Windows 8-Tablets), selbst aber kein lokales Office auf Ihrem Gerät installiert haben.

^{Bild: UHH ,RRZ, MS}

Ihr Postfach, Ihr Funktionskonto, Ihr Kalender, Ihre Aufgaben, Ihre Kontakte

Sie haben in Exchange eine durchschn. Postfachgröße von 4 GB. Zusätzlich zu Ihrem Exchange-Postfach, erhalten Sie auch ein 20 GB "Onlinearchiv/In Place Archive" dazu (Nur nutzbar in Outlook und OWA), um ältere Maildaten aus Ihrem Postfach in dieses Archiv zu verschieben und um Ihr Postfach zu entlasten. Besitzen Sie schon auf dem Mailhost ein UHH-LA Archiv, wird dieses Archiv ebenfalls auf Exchange umgestellt.
Sollten Sie mit einem größeren Postfach umziehen, wird Ihre ursprüngliche Postfachgröße natürlich auch nach dem Umzug auf Exchange erhalten bleiben.
Wenn Sie Funktionskonten besitzen, die ebenfalls auf Exchange umgestellt werden sollen, erhalten diese Konten ebenfalls ein 20 GB "Onlinearchiv/In Place Archive". Auch die Funktionskonten behalten nach der Umstellung die ursprüngliche Postfachgröße.
Funktionskonten, bzw. Funktionspostfächer werden u.a. auch für die Bearbeitung von gemeinsamen Kalendern (z.B. Team-Kalender), sowie die gemeinsame Bearbeitung von E-Mails und den Versand der E-Mails im Namen des Funktionspostfachs genutzt.
Die Kalender- und Terminplanung nutzen Sie für:
- Erstellen von (Serien-) Terminen und Ereignissen und Organisieren von Besprechungen
- Freigeben von Kalendern
- Anzeigen von Gruppenzeitplänen
- Anzeigen von nebeneinander, bzw. übereinander angeordneten Kalendern (Überlagerungsansicht)
- Versenden von Kalendern an beliebige Personen per E-Mail
- Veröffentlichen und importieren (*.ics) von Kalendern
- Verwalten von Kalendern anderer Personen (Sekretariats-/Stellvertreter-Funktion)
Die Aufgaben helfen Ihnen dabei, bei Dingen, die Sie erledigen müssen, den Überblick zu behalten.
- Sie haben z.B. die Möglichkeit:
  - Aufgaben als Serientyp zu erstellen
  - Aufgaben anderen Personen zuzuweisen
  - Tägliche Aufgaben im Kalender einzublenden
  - Aufgaben zu Kategorisieren und Nachzuverfolgen
  - Aus E-Mails Aufgaben erstellen oder Aufgaben hinzuzufügen
  - Aufgaben als Vorgänge für die Projektierung zu nutzen etc.
Ihr Kontakte können sie natürlich auch in Outlook pflegen, bzw. Ihre alten Kontakte exportieren und in Outlook importieren. Dabei ist zu beachten, dass die importierte Datenqualität nur so gut sein kann, wie die exportierten Daten vorher gepflegt wurden.
- Sie haben die Möglichkeit:
  - Kontakt-Ordner anzulegen oder zu löschen
  - Kontakte anzulegen
  - Kontaktgruppen anzulegen und die Gruppen mit Ihren Kontakten oder Kontakten aus dem Adressbuch zu füllen
  - Kontakte zu importieren oder zu exportieren
  - Kontakte zu Kategorisieren oder Nachzuverfolgen
  - Aus einem Kontakt heraus neue E-Mails oder Besprechungen zu verfassen
  - Aus E-Mails die Absender als Konatke im Kontaktordner zu speichern

Wir hoffen, Ihnen damit einen Überblick über die Exchange Groupware gegeben zu haben.

Ihr Exchange-Team