Bedienung von Zoom in einem Meeting oder Webinar

Über das Mikrofon-Symbol können Sie sich selbst stumm- bzw. lautschalten.

Über den kleinen Pfeil rechts neben dem Mikrofon-Symbol können Sie ihre Audio-Einstellungen ändern (z.B. den verwendeten Lautsprecher / das verwendete Mikrofon oder den Ein- bzw. Ausgabepegel). Mehr Informationen zu den verfügbaren Audio-Einstellungen finden sie auf der Support-Seite des Herstellers (auf Englisch).

In Webinaren sind reguläre Teilnehmer*innen immer stummgeschaltet.

Über das Kamera-Symbol können Sie Ihre Videoübertragung ein- bzw. ausschalten. Hosts können die Videoübertragung einzelner oder aller Teilnehmer*innen unterbinden.

Über den kleinen Pfeil rechts neben dem Button Video können Sie zudem Ihre Video-Einstellungen anpassen (z.B. die verwendete Kamera ändern, einen Filter auf Ihr Video anwenden oder ein Hintergundbild einstellen).

An Webinaren können reguläre Teilnehmer nur ohne Video teilnehmen.

Über den Button Teilnehmer lässt sich die Liste der Teilnehmer*innen des aktuellen Meetings oder Webinars ein- bzw. ausblenden. Dort stehen Ihnen dann weitere Funtkionen zur Moderation zur Verfügung:

Einladen

Über den button "Einladen" unten Links im "Teilnehmer"-Panel können Sie weitere Personen zum laufenden Meeting einladen, per Namen, per E-Mail oder indem Sie einfach den Einladungslink kopieren und auf anderem Wege verschicken.

Stummschalten

Über den Button "Alle Stummschalten" unten im "Teilnehmer"-Panel können Sie alle anderen Teilnehmer*innen des Meetings stummschalten. Dabei können Sie auswählen, ob diese ihre Stummschaltung selbst wieder aufheben können, oder nicht.

Über das Drei-Punkte-Menü unten rechts können Sie auch alle stummgeschalteten Teilnehmer*innen dazu auffordern, ihre Stummschaltung aufzuheben.

Um einzelne Teilnehmer*innen stummzuschalten, fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über den entsprechenden Namen in der Liste und klicken dann auf den Button Stummschalten.

Videoübertragung verbieten

Über das Dreipunkt-Menü unten rechts gelangen Sie zu den Host-Tools für Teilnehmer, wo Sie allen Teilnehmer*innen gestatten bzw. verbieten können, ihre Videoübertragung einzuschalten.

Um die Videoübertragung einzelner Teilnehmer*innen zu deaktivieren, fahren Sie mit dem Mauszeiger über den entsprechenden Namen in der Liste und wäheln Sie dann im Dreipunkt-Menü rechts neben dem Namen die Option.

Umbenennungen

Um Teilnehmer*innen zu gestatten bzw. zu verbieten, sich umzubenennen, rufen sie die Host-Tools für Teilnehmer auf und (de)aktivieren dort die Option Sich umbenennen.

Über das Sprechblasen-Symbol lässt sich der Meeting-Chat ein- bzw. ausblenden. Dort können Sie dann mit allen oder einzelnen Teilnehmer*innen es laufenden Meetings Textnachrichten und Dateianhänge austauschen.

In einem Webinar können reguläre Teilnehmer*innen (Zuschauer*innen) nur mit Hosts und DIskussionsteilnehmer*innen chatten, nicht untereinander.

Über das Herz-Symbol können Sie Reaktionen in Form von Emojis senden, die dann kurz in ihrer Video-Kachel eingeblendet werden.

Wenn Sie Ihre Kamera aktiviert haben, können Sie hier auch die automatisch Erkennung von Handgesten aktivieren.

Über das Hand-Symbol können Sie virtuell ihre Hand heben, z.B. um zu signalisieren, dass Sie sich zu Wort melden möchten. Es wird dann solange ein Hand-Symbol in Ihrer Video-Kachel und in der Liste der Meeting-Teilnehmer*innen neben Ihrem Namen eingeblendet, bis Sie oder ein (Co-)Host die virtuelle Hand wieder senken. Klicken sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Video-Kachel mit der gehobenen Hand und dann auf die Option "Hand senken".

Video-Kacheln von Teilnehmer*innen mit gehobener virtueller Hand werden in der Galerie-Ansicht weiter vorne bzw. oben positioniert.

Wenn Sie die automatische Handgesten-Erkennung aktiviert haben, können Sie Ihre virtuelle Hand auch per Kamera heben und senken.

Über den Button "Freigeben" können Sie verschiedene Inhalte mit den Teilnehmer*innen des Meetings teilen. Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich ein Dialog-Fenster, in dem Sie auswählen können, was sie teilen möchten:

Bildschirme

Sie können einen gesamten Bildschirm freigeben, sodass die Teilnehmer*innen des Meetings Ihre Schritte dort live verfolgen können.

Anwendungsfenster

Anstatt den gesamten Bildschirm freizugeben, können Sie auch nur das Fenster einer bestimmten Anwendung zur Live-Übertragung freigeben.

Teil des Bildschirms

Diese Option befindet sich im Reiter "Erweitert". Damit können Sie einen bestimmten Bereich Ihres Bildschirms live ins Meeting übertragen.

Whiteboard

Diese Option befindet sich im Reiter "Unterlagen". Damit können Sie eine Zeichenfläche öffnen, die Sie dann mit Inhalten füllen können. Andere Teilnehmer*innen können das Whiteboard mitsamt seinen Inhalten als Datei exportieren und für sich herunterladen.

Einstellungen

Mit einem Klick auf den Pfeil rechts neben dem Button Freigeben in der Menüleiste (bzw. einem Rechts-Klick auf den Menüpunkt Freigeben im Untermenü Mehr) können Sie die Freigabe-Einstellungen aufrufen und anpassen (Vollbildmodus, Fenster-Freigabe etc.).

Hier finden Sie alle Biedienelemente, die nicht direkt in der Menüleiste am unteren Fensterrand platziert sind. Standardmäßig sind das alle Menüpunkte außer den folgenden:

• Audio
• Video
• Teilnehmer
• Chat
• Reagieren
• Hand heben
• Freigeben
• Mehr
• Beenden

Am unteren Rand dieses Untermenüs können sie zudem mit einem Klick auf Zurücksetzen die Standard-Anordnung der Menüpunkte wiederherstellen.

Die Aufzeichnung eines herkömmlichen Zoom-Meetings ist aus Datenschutz-Gründen nicht gestattet!

Wenn Sie unbedingt eine Aufzeichnung benötigen, müssen Sie dafür ein Zoom-Webinar beantragen.

Mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Button Aufzeichnen in der Menü-Leiste (bzw. einem Rechts-Klick auf den Menüpunkt Aufzeichnen im Untermenü Mehr) können Sie die Aufzeichnungseinstellungen aufrufen und bearbeiten (Speicherort und Inhalt der Aufzeichnung).

Einmal gestartet, lässt sich die Aufzeichnung des Webinars auch vorzeitig beenden bzw. pausieren, indem Sie auf der rechten Seite der Titelleiste des Zoom-Fensters auf den Button Aufzeichnung abbrechen bzw. Aufzeichnung anhalten klicken.

In Aufzeichnungen dürfen nur (Co-)Hosts und Diskussionsteilnehmer*innen zu sehen und zu hören sein, keine regulären Teilnehmer*innen!

Mit einem Klick auf den "Untertitel"-Button können Sie automatische Untertitel für das gesprochene Wort im Meeting aktivieren.

Damit diese Funktion verfügbar ist, muss der Host vor dem Meeting die Option Automatische Untertitel in den Einstellungen im Zoom-Portal aktivieren.

Übersetzung

Sie können Untertitel auch automatisch übersetzen lassen:

1. Falls Sie Host des anstehenden Meetings sind, aktiveren Sie in den Einstellungen im Zoom-Portal die Option Übersetzte Untertitel. Ansonsten bitten Sie den Host, diese Einstellung im Vorfeld zu aktivieren.
2. Starten Sie das Zoom-Meeting bzw. treten Sie dem Meeting bei.
3. Öffnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Untertitel-Symbol das Untertitel-Menü.
4. Schalten Sie die Übersetzung ein.
5. Wählen Sie als "Meine Untertitelsprache" die Sprache aus, in die das gesprochene Wort übersetzt werden soll.

Mit einem Klick auf den "Traskript"-Button öffnen Sie ein Panel, in dem Sie die Untertitel des laufenden Meetings nachlesen können.

Mit einem Klick auf den Button "Transkript speichern" am unteren Ende des Panels können Sie das Transkript des Meetings als Text-Datei auf Ihr Gerät herunterladen.

Mit dem Button "Breakout Sessions" können Sie als Host das laufende Meeting in mehrere Gruppen aufteilen.

Legen Sie dazu zunächst fest, wieviele Breakout-Räume (Gruppen) Sie anlegen möchten und ob die Teilnehmer*innen automatisch, vom Host oder selbst einem Breakout-Raum (einer Gruppe) zugewiesen werden sollen.

Räume ansehen, beitreten und verwalten

Wenn Sie  eine Breakout Session im Gange ist, lässt sich über den "Breakout Session"-Button in der Menü-Leiste ein Dialog zur laufenden Session öffnen. Dort können Sie die Räume der Session ansehen und ggf. einem Raum beitreten.

Als Host können Sie zudem die Breakout Session beenden (unten links) und Optionen für die laufende Session verwalten (unten rechts). Dort können Sie u. a. einstellen, ob Teilnehmer*innen die Breakout-Räume selbstständig wieder verlassen dürfen.

Raum Verlassen

Um einen Breakout-Raum zu verlassen und zum Meeting zurückzukehren klicken SIe auf den Button Raum verlassen unten rechts in der Menü-Leiste. Der Meeting-Host muss den Teilnehmer*innen in den Optionen der Breakout Session erlaubt haben, zum Meeting zurückzukehren.

Mit einem Klick auf den Button "Abstimmungen/Quiz" können Sie als Host Umfragen im Meeting abhalten bzw. die Ergebnisse vergangener Umfragen aus diesem Meeting anzeigen und freigeben.

Umfrage erstellen

Um eine neue Umfrage zu erstellen, klicken Sie entweder auf den Button "Erstellen" oder auf das blaue Plus oben rechts im Dialog-Fenster.

Alternativ können Sie bereits vor dem Meeting Umfragen im Browser erstellen.

Umfrage bearbeiten

Um eine Umfrage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben einer der aufgelisteten Umfragen und wählen Sie dann die Option "Bearbeiten".

Nun können Sie ihrer Umfrage beliebig viele Fragen hinzufügen, Fragen neu ordnen und bestehende Fragen bearbeiten.

Über das Dreipunkt-Menü links neben dem "Speichern"-Button können Sie die Umfrage in ein Quiz umwandeln. Sie müssen dann noch für jede Frage eine Antwort festlegen.

Breakout-Räume erstellen

Wenn ihre Umfrage Single-Choice-Fragen enthält ("Einzelne Wahl"), können Sie dort die Option "Breakout-Räume erstellen" aktivieren.

Die Meeting-Teilnehmer*innen werden dann basierend auf ihrer Antwort auf die Frage in einen automatisch erstellten Breakout-Raum eingeteilt.

Mit einem Klick auf den Button "Dokumente" können Sie die gemeinsamen Dokumente des laufenden Meetings einsehen und, falls Sie das Meeting hosten, neue Dokumente hinzufügen bzw. importieren.

Die Dokumente werden in der Cloud gespeichert und mit der Meeting-ID verknüpft, sodass sie weiter genutzt werden können, wenn derselbe Meeting-Raum wieder eröffnet wird.

Weitere Informationen zu "Zoom Docs" finden Sie auf der Webseite des Herstellers (englisch).

Über den Notizen-Button können Sie eigene und für Sie freigegebene Notizen für dieses Meeting lesen, erstellen und bearbeiten.

Erstellte Notizen bleiben auch nach Beendigung des Meetings erhalten und mit der Meeting-ID verknüpft, sodass Sie diese bei einer späteren Nutzung desselben Meeting-Raumes wieder öffnen und weiter bearbeiten können.

Um eine Notiz mit den anderen Teilnehmer*innen des laufenden Meetings oder mit bestimmten Teilnehmer*innen zu teilen, öffnen Sie die Notiz und klicken Sie dann auf den blauen Pfeil-Button "Freigeben", rechts oben in der Titel-Leiste. Sie können auswählen, ob andere Teilnehmer*innen die Notiz nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.

Um die Freigabe zu stoppen klicken Sie in der Notiz-Titelleiste auf den roten Button "Zusammenarbeit beenden", links neben dem Freigabe-Button.

Über den Frage-und-Antwort-Dialog können Meeting-Teilnehmer*innen Fragen in Textform stellen, die dann von den (Co-)Hosts beantwortet werden können. Beantwortete Fragen können dann von allen Teilnehmer*innen eingesehen werden.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie als Host vor der Planung bzw. Bearbeitung eines Meetings die Option Q&A in Meetings in den Einstellungen im Zoom-Portal aktivieren und dann bei der Planung bzw. Bearbeitung des Meetings die erweiterte Option F&A aktivieren, bevor Sie das Meeting starten.

Um diese Funktion in einem Webinar nutzen zu können, müssen Sie als Host vor der Planung bzw. Bearbeitung des Webinars die Option Fragen und Antworten in den Webinar-Einstellungen im Zoom-Portal aktivieren und dann bei der Planung bzw. Bearbeitung des Webinars die Option Q&A aktivieren, bevor Sie das Webinar starten.

Mit einem Klick auf den Button "Beenden" können Sie das laufende Meeting verlassen oder es für alle Teilnehmer*innen beenden, falls Sie Meeting-Host sind.

Während des Meetimgs können Sie jederzeot eine Zeiterfassung starten, anhalten und wieder fortsetzen. Die gestoppte Zeit erscheint dann in den Meeting-Informationen unter der Überschrift Abrechnungsdaten.

Sie können entweder direkt beim Start eine*n Meeting-Teilnehmer*in auswählen, an den die Rechnung ausgestellt werden soll, oder dies Später tun, indem Sie die Abrechnungsdaten in den Meeting-Informationen bearbeiten. Nach dem Ende des Meetings wird dann ein Zeiterfassungsbericht erstellt und mit der ausgewählten Person verknüpft. 

Mit einem Klick auf den Button "Meeting-Informationen" können Sie sich die Beitrittsinformationen (Meeting-ID, Passcode, Einladungs-Link etc.), die Meeting-Beschreibung sowie die Agenda des Meetings anzeigen lassen.

Meeting-Agenda

Als Host können Sie ihrem Meeting eine Agenda geben. Diese wird dann in Form eines Zoom-Dokuments in der Cloud angelegt und kann von den Meeting-Teilnehmer*innen eingesehen werden.

Über den "Freigeben"-Button in der Titel-Leiste der Agenda können Sie den Meeting-Teilnehmer*innen zudem Bearbeitungs- bzw. Kommentar-Rechte für die Agenda geben. Außerdem können Sie den Zugriff auf die Agenda für alle Mitgleider der Universität Hamburg oder für Öffentlichkeit gestatten. Außerhalb des Meetings wird für den Zugriff der Link zur Agenda benötigt.

Sie können das Meeting an ein Zoom-Rooms-Gerät in einem Konferenz-Raum übertragen, indem Sie den Raumcode eingeben, der auf dem Raumgerät angezeigt wird.

Mit dem weißen Schild-Button stehen ihnen einige Funktionen zur Moderation des Meetings zur Verfügung:

Meeting sperren

Wenn diese Option aktiviert ist, kann dem Meeting nicht mehr beigetreten werden.

Warteraumfreigabe

Wenn diese Option aktiviert ist,

Profilbilder ausblenden

Wenn diese Option aktiviert ist, werden statt der Profilbilder in den Video-Kacheln und in der Teilnehmer*innen-Liste die Namen bzw. Initialien der Meeting-Teilnehmer*innen angezeigt.

Bildschirm freigeben

Wenn diese Option aktiviert ist, ist es allen Teilnehmer*innen erlaubt, ihren Bildschirminhalt im Meeting zu teilen.

Chat

Wenn diese Option aktiviert ist, ist der Meeting-Chat für alle Teilnehmer*innen verfügbar.

Sich umbenennen

Wenn diese Option aktiviert ist, können Teilnehmer*innen während des Meetings ihren Anzeigenamen ändern.

Sich selbst die Stummschaltung aufheben

Wenn diese Option aktiviert ist, können stummgeschaltete Teilnehmer*innen ihr Mikrofon selbst aktivieren.

Video starten

Wenn diese Option aktiviert ist, können Teilnehmer*innen ihre Kamera selbst aktivieren.

Dokumente freigeben

Wenn diese Option aktiviert ist, können alle Teilnehmer*innen Zoom-Dokumente für andere Meeting-Teilnehmer*innen zur Ansicht und zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben.

Notizen freigeben

Wenn diese Option aktiviert ist, können alle Teilnehmer*innen Meeting-Notizen für andere Teilnehmer*innen zur Ansicht und zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben.

Hier können Sie Einstellungen zu verscheidenen Aspekten des Meetings vornehmen:

• Video
• Audio
• Layout
• Aufzeichnungen
• Freigaben
• Bedienungshilfen

Diese Einstellungen gelten nur für Sie selbst, nicht für andere Teilnehmer*innen des Meetings.