Nutzungsbedingungen für die Verwendung von Zoom an der Universität Hamburg

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

Die Durchführung digitaler Veranstaltungen und Besprechungen ist im Rahmen der Digitalisierung des Hochschulbetriebs unerlässlich geworden. Das Ziel muss es sein, Online-Prüfungen, große Veranstaltungen wie Vorlesungen, aber auch andere Besprechungsformate im Tagesgeschäft der Universität Hamburg (UHH) bis hin zu Auswahlgesprächen störungsfrei und ohne Abbrüche sowie datensicher durchführen zu können. Das Videokonferenzsystem Zoom bietet unter Beachtung der Vorgaben dieser Nutzungsbedingungen und der Realisierung technischer Rahmenbedingungen diese Möglichkeiten. Eine datenschutzgerechte Nutzung setzt die Einhaltung bestimmter Verhaltensregeln im Umgang mit Zoom voraus. Diese Nutzungsbedingungen enthalten deshalb Vorgaben für die Nutzung von Zoom, die von allen Beschäftigten, Angehörigen und Mitgliedern sowie Studierenden der UHH und Externen, die den von der UHH bereitgestellte Zoom-Service zur Erfüllung ihrer Aufgaben an der UHH nutzen, zwingend einzuhalten sind. Weitere Hinweise erhalten die Nutzenden über die Zoom-Website des Rechenzentrums (RRZ): https://www.rrz.uni-hamburg.de/zoom.

2. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Personen (Beschäftigte, Angehörige und Mitglieder sowie Studierende der UHH, Externe, gemeinsam nachfolgend als „Nutzende bezeichnet“), die den von der UHH bereitgestellte Zoom-Service nutzen.

3. Zugang

a. Zulässigkeit

Die Nutzung von Zoom ist nur unter Verwendung des Zoom-Service der UHH zulässig. Nur in dieser Lösung ist sichergestellt, dass die Authentifizierung der Nutzenden, die ein Meeting einrichten, über die sichere Authentifizierungsinfrastruktur der UHH im RRZ auf der Basis der universitären Benutzerkennung erfolgt. Die Teilnahme an von anderen Einrichtungen initiierten Videokonferenzen, zu denen Sie etwa durch Kolleginnen oder Kollegen außerhalb der UHH eingeladen werden, ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Je nach dem Schutzbedarf der Inhalte und nach verwendeter Videokonferenzlösung ist aber Vorsicht geboten, da dabei nicht notwendigerweise dieselben hohen Maßstäbe an den Datenschutz bzw. die Vertraulichkeit der Kommunikation gelten wie an der UHH.

b. Beschränkung des Teilnehmendenkreises (Zugangsbeschränkungen)

Die Teilnahme unerlaubter Dritter führt zum Abfluss von personenbezogenen Daten der Teilnehmenden und gegebenenfalls von weiteren Personen, was von Seiten der UHH zwingend zu verhindern ist. Zur Wahrung der Vertraulichkeit von Wort und Bild sowie um Störungen bzw. Angriffe von außen zu vermeiden (sog. „Zoom-Bombing“) ist die Zahl der Teilnehmenden in der Form zu begrenzen, dass nur Personen teilnehmen können, die auch tatsächlich eingeladen wurden. Das bedeutet, dass das jeweilige im Voraus geplante Meeting vom Host grundsätzlich mit einem Passwortschutz eingerichtet werden muss. Das Passwort sollte ausschließlich im Zusammenhang mit der Einladung versendet werden. Eine Veröffentlichung des Passworts auf der Webseite ist nicht zulässig. Dieser Absatz gilt nicht für Webinare oder hochschulöffentliche Meetings. Die Zugangsdaten zu Zoom sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

4. Nutzung

Folgende Vorgaben sind bei der Einrichtung eines Meetings zu beachten:

a. Voreinstellungen der Video- und/oder Audiofunktion

Wenn keine Notwendigkeit besteht, dass Teilnehmende zu Beginn des Meetings mit Bild und/oder Ton anwesend sind, hat der Host bei der Einrichtung des Meetings entsprechend die Voreinstellungen auf Inaktiv zu setzen.

b. Nutzung des kontinuierlichen Meeting-Chats

Für alle Nutzenden ist der kontinuierliche Meeting-Chat aktiviert. Nachrichten aus diesem Chat sind vor, während und nach dem Meeting über die Zoom-Client-Software in einem Zoom Team Chat verfügbar. Bei der Einrichtung des Meetings hat der Host jeweils zu entscheiden, ob der kontinuierliche Meeting-Chat verwendet wird.

c. Hinweistext

Bei der Einladung über den Zoom-Client wird automatisch ein Hinweistext in die Termineinladung übernommen (https://uhh.de/einladung-zoom-meeting), welcher nicht gekürzt oder entfernt werden darf.

d. Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs

Um einen störungsfreien Betrieb eines Meetings zu gewährleisten, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden. Dabei ist zwischen Sofortmaßnahmen im laufenden Meeting bei akut auftretenden Störungen und der Störungsprävention zu unterscheiden. Hinweise zu den Handlungsoptionen erhalten die Nutzenden über die Zoom-Website des RRZ. Soweit und solange zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs erforderlich, darf ausnahmsweise die Teilnahme vom Erfordernis einer Anmeldung (Zoom-Konto) abhängig gemacht werden. Wenn möglich, sollte bei einer verpflichtenden Anmeldung die Veranstaltung in einer hybriden Form angeboten werden.

5. Aufzeichnung einer Veranstaltung

a. Grundsätzliche Vorgaben

Aufzeichnungen von Veranstaltungen dürfen nur nach den Vorgaben des §111 Abs. 2 Hamburger Hochschulgesetzes erfolgen. In Situationen, in denen nur die vortragende Person aufgezeichnet werden soll, wird vorzugsweise die Webinar-Lösung verwendet. Eine Aufzeichnung von Veranstaltungen außerhalb einer Webinar-Lösung ist nur auf Basis von Einwilligungserklärungen aller Teilnehmenden zulässig. Von der Aufzeichnung außerhalb einer Webinar-Lösung wird sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch aus praktischen Gründen abgeraten, da einerseits die Freiwilligkeit der Einwilligung gewahrt werden muss und andererseits je nach Größe der Veranstaltung das Einholen von Einwilligungserklärungen aller Teilnehmenden unpraktikabel ist.

b. Webinar-Aufzeichnung

Folgende weitere Vorgaben sind bei einer Aufzeichnung in Form eines Webinars zu beachten:

Einstellung des Webinars

Die Beantragung der Webinarnutzung erfolgt unter folgendem Link: https://uhh.de/zoom-webinar. Der Host meldet sich anschließend unter https://uni-hamburg.zoom.us an und wählt die Funktion Webinar im Bereich „Persönliches“ aus. Es sind anschließend die grundlegenden Parameter einzutragen.

Hinweistext

Im Rahmen der Einladung ist darauf hinzuweisen, dass Fragen durch die Teilnehmenden vor Ort ausschließlich über die Chat- und Q&A-Funktion gestellt werden dürfen und dafür das Einloggen als Webinar-Teilnehmende bzw. -Teilnehmender über ein mitgebrachtes mobiles Endgerät erforderlich ist. Ein entsprechender Hinweistext (https://uhh.de/einladung-zoom-meeting) wird bei der Einladung über den Zoom-Client automatisch in die Termineinladung übernommen und darf nicht gekürzt oder entfernt werden.

Diskussionsteilnehmer

Der Host darf die Rolle „Diskussionsteilnehmer“ weiteren Vortragenden nur zuweisen, wenn zuvor eine Einwilligungserklärung eingeholt wurde. Die Vortragenden und Hosts der Veranstaltung sind nicht berechtigt, weiteren Personen die Rolle „Diskussionsteilnehmer“ zu geben, wenn diese Person nicht Vortragende bzw. Vortragender ist.

6. Verbotene Inhalte und Urheberschutz

Verantwortlich für die Inhalte der Zoom-Veranstaltungen und -Meetings sind die jeweiligen Nutzenden (z.B. Lehrgebiete und Institute, Studierenden, allgemein bezeichnet als: Veranstalter*innen). Es ist verboten, Inhalte (z.B. Daten, Videos, Bilder, Links) zur Verfügung zu stellen sowie zu verbreiten, die einen Verstoß gegen geltende, rechtliche Bestimmungen darstellen. Dies gilt insbesondere für rassistische, pornografische, nationalsozialistische, menschenverachtende, beleidigende, gewaltverherrlichende oder aus anderen Gründen gegen geltendes Recht verstoßende Inhalte. Die Nutzung von Zoom zum Bereitstellen, Tauschen oder Verlinken von urheberrechtlich geschützten Werken ist verboten. In Zoom seitens der Urheberin bzw. des Urhebers veröffentlichte, urheberrechtlich geschützte Inhalte dürfen ohne ausdrückliche Genehmigung des jeweiligen Urhebers weder weitergegeben noch an anderer Stelle veröffentlicht oder anderweitig verwendet werden. Dies gilt insbesondere auch für seitens der UHH in Zoom veröffentlichtes Lehrmaterial.

7. Datenverarbeitung

Im Rahmen der Bereitstellung von Zoom werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Die Nutzenden werden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in gesonderten Datenschutzhinweisen gem. Art. 13 DSGVO informiert.

Daten mit einem hohen Schutzbedarf und besonders zu schützenden Daten, worunter auch die besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten aus Artikel 9 DSGVO fallen, beispielsweise Gesundheitsdaten, dürfen ohne vorherige Abklärung mit der Informationssicherheit und dem Datenschutz nicht über Zoom verarbeitet werden.

Die Nutzenden verpflichten sich, die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bei der Nutzung von Zoom einzuhalten.

8. Nutzung der Video- und/oder Audiofunktion

Grundsätzlich können die Teilnehmenden selbst über das De-/Aktivieren von Bild und/oder Ton entscheiden. Dies gilt nicht, wenn der Zweck des Meetings zwingend das Einschalten von Bild und/oder Ton erfordert (bspw. bei Online-Prüfungen, Personalauswahlgesprächen).

9. Anpassung des Anzeigenamens

Zoom bietet die Möglichkeit, den Anzeigenamen anzupassen. Sofern keine Erforderlichkeit besteht, dürfen Teilnehmende nicht zur Nennung des Klarnamens angehalten werden. Vielmehr soll, sofern die Angabe des Klarnamens nicht notwendig ist, mit einem Pseudonym, z. B. der Matrikelnummer der Studierenden oder dem Leitzeichen der Beschäftigten, gearbeitet werden.

10. Authentifizierung bei Online-Prüfungen

Ist bei Online-Prüfungen eine Authentifizierung von Teilnehmenden erforderlich, erfolgt dies in der Regel mit Hilfe eines amtlichen Lichtbildausweises (z. B. Personalausweis). Bei mehreren zu authentifizierenden Personen hat die Authentifizierung in einem gesonderten Besprechungsraum (Breakout-Raum) einzeln zu erfolgen.

11. Teilen des Bildschirms

Soweit die Teilnehmenden in der Lage sind, einzelne Fenster des Bildschirms mit anderen Teilnehmenden zu teilen und damit Inhalte des eigenen Computers preiszugeben, ist darauf zu achten, dass dabei keine personenbezogenen Daten Dritter zu sehen sind (z. B. durch das geöffnete E-Mail-Postfach). Empfohlen wird, nur das Fenster der zur gemeinsamen Betrachtung vorgesehenen Applikation (z. B. PowerPoint) zu teilen.

12. Stummschalten der übrigen Teilnehmenden

Der Host ist in der Lage, die Mikrofone der Teilnehmenden stumm zu schalten. Dies ist sinnvoll, um eine Geräuschkulisse zu verhindern und zudem schützt es Teilnehmende vor der zufälligen Preisgabe personenbezogener Daten. Deshalb sollte der Host hiervon regelmäßig Gebrauch machen.

13. Nutzungsumfang

Zoom wird in Verwaltung, Lehre und Forschung verwendet, um Videokonferenzen und -besprechungen, interaktive Online-Kurse und Webinare durchzuführen und den Lehr- und Forschungsbetrieb zu unterstützen.

Die Nutzung für private sowie kommerzielle Zwecke ist grundsätzlich nicht gestattet. Gelegentliche Nutzung für private Zwecke ist für Beschäftigte der UHH zulässig, wenn hierdurch dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden.

14. Nutzungszeitraum

Nach Beendigung der jeweiligen Zugehörigkeit zur UHH werden die Zugriffsrechte auf Zoom aufgehoben. Für alle anderen Personen werden die Zugriffsrechte entzogen, sobald die jeweilige Veranstaltung gelöscht wird. Personenbezogene Daten und Inhalte werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Soweit gesetzliche, hochschulrechtliche oder sonstige rechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Löschung spätestens mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Daten, die nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten nicht erforderlich sind, werden unverzüglich gelöscht.

Im Falle der Kündigung oder des Auslaufens von Lizenzverträgen für Zoom kann die UHH die Nutzung jederzeit beenden. In solchen Fällen wird der Zugang zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende, gesperrt, sowie gespeicherte personenbezogene Daten gelöscht. Die nutzenden Personen werden hierüber fristgerecht informiert.

15. Lizenzzuweisung

Die UHH weist den Nutzenden zu Studien-, Lehr- und Verwaltungszwecken eine personengebundene Lizenz zur Nutzung von Zoom zu. Die Nutzenden erklären sich mit den Lizenzbedingungen, insbesondere denen des Herstellers einverstanden. Mit der Lizenzzuweisung erhalten alle Nutzenden einen Zoom-Account.

Die dienstliche Nutzung von Zoom sollte nur auf dienstlichen Geräten oder für Bring your own Device (BYOD) zugelassenen Geräten erfolgen und wird ggf. technisch forciert. Bei der Nutzung von öffentlichen oder privaten Geräten kann allerdings kein vollumfänglicher Support angeboten werden – es kann nur eine eingeschränkte Hilfe durch das RRZ erfolgen.

16. Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Die Nutzung von Zoom zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist unzulässig.

17. Ausschluss von der Nutzung

a. Gründe

Nutzende können vorübergehend oder dauerhaft in der Benutzung von Zoom durch die UHH beschränkt oder hiervon ausgeschlossen werden, wenn

der Verdacht eines IT-Sicherheitsvorfalls bei dem betroffenen Account besteht oder
sie schuldhaft gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen oder
sie Zoom für strafbare oder sittenwidrige oder dem Leitbild der UHH zuwiderlaufenden Handlungen missbrauchen oder
der UHH durch sonstiges rechtswidriges Verhalten der Nutzenden Nachteile entstehen oder
die Voraussetzungen für einen Ausschluss der jeweils geltenden Benutzungsordnung des RRZ erfüllt sind.

b. Überprüfung

Jede dauerhafte Nutzungseinschränkung oder dauerhafter Ausschluss der Benutzung unterliegt einer Überprüfung durch zwei voneinander unabhängige Personen. Beide Personen sind verpflichtet, ihre Prüfungshandlungen und das Ergebnis der Überprüfung nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Dokumentation beinhaltet mindestens die folgenden Punkte:

Datum der Prüfungshandlung,
Namen der Prüfenden
sowie etwaige festgestellte Abweichungen von den Vorgaben dieser Nutzungsbedingungen. Sofern es sich bei der nutzenden Person um eine beschäftigte Person der UHH handelt, ist der jeweils zuständige Personalrat unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes (HmbPersVG) zu beteiligen.

Alle im Rahmen dieser Prüfung verarbeiteten Informationen und personenbezogenen Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen ausschließlich zum Zweck der Vorgangsprüfung verwendet werden.

c. Weitere Bedingungen

Maßnahmen nach Ziffer 17.a. dürfen grundsätzlich erst nach vorheriger erfolgloser Verwarnung gegenüber der nutzenden Person erfolgen. Dies gilt nicht bei Gefahr im Verzug. Über die Verwarnung ist die betroffene Person unverzüglich in geeigneter Form zu informieren. Der betroffenen Person ist grundsätzlich Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Sofern keine rechtlichen oder informationssicherheitsbezogenen Anforderungen dem widersprechen, ist ihr eine Gelegenheit zur Sicherung ihrer Daten einzuräumen.

Vorübergehende Nutzungseinschränkungen sind unverzüglich aufzuheben, sobald eine ordnungsgemäße Nutzung wieder möglich ist.

Eine dauerhafte Nutzungseinschränkung oder der vollständige Ausschluss einer nutzenden Person von der weiteren Nutzung kommt nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen i. S. v. Ziffer 17.a. dieser Nutzungsbedingungen in Betracht, wenn auch künftig ein ordnungsgemäßes Verhalten nicht mehr zu erwarten ist. Die Entscheidung über einen dauerhaften Ausschluss erfolgt nach Anhörung der betroffenen Person nach den hierfür vorhandenen Prozessen der UHH. Ist hierdurch die Lehre betroffen, muss in der Entscheidung eine Lösung aufgenommen werden, wie diese weiterhin gewährleistet werden kann.

Mögliche Ansprüche der UHH gegenüber der betroffenen Person bleiben unberührt.

18. Meldepflicht

Sollte eine nutzende Person Kenntnis von Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen erhalten oder verdächtige Aktivitäten auf ihrem oder einem anderen Account beobachten, so ist dies unverzüglich an abuse@uni-hamburg.de zu melden. Diese Meldung trägt dazu bei, die Sicherheit und Integrität der Zoom-Service der UHH zu gewährleisten.

19. Haftungsausschluss

Die UHH haftet nicht für Schäden, die Nutzenden durch die Nutzung von Zoom entstehen, es sei denn diese sind auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zurückzuführen. Diese Haftungsbeschränkung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Leistungspflichten. Wesentlich ist eine Leistungspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Nutzung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Nutzenden regelmäßig vertrauen dürfen. Die Haftung für Schäden aus der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Leistungspflichten ist auf den Ersatz des bei Beginn des Nutzungsverhältnisses vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.

20. Änderungsvorbehalt

Die UHH behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version der Nutzungsbedingungen wird an geeigneter Stelle hinterlegt. Eine Änderung kann insbesondere erfolgen:

wenn dies aufgrund einer Veränderung der Rechtslage erforderlich wird
wenn technische Weiterentwicklungen, neue Funktionen oder Anpassungen erforderlich sind.

Die UHH wird die Nutzenden über die Anpassung der Nutzungsbedingungen in geeigneter Form (z. B. per E-Mail oder über das Benutzerkonto) informieren.

21. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung gilt diejenige rechtlich wirksame und durchführbare Regelung, die nach Sinn und Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt. Kann auch danach keine rechtlich wirksame und durchführbare Regelung bestimmt werden, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Gleiches gilt für eventuelle Regelungslücken.

Die Dienstanweisung vom 30.07.2021 wird mit Wirkung vom [Datum des Inkrafttretens der Aufhebung][BSC1] aufgehoben.