Informationen zur Mail-Migration Public zu Exchange
Den Wechsel beauftragen Sie im RRZ-Serviceportal.
Für die Nutzung des Serviceportals aus dem Homeoffice heraus ist eine VPN-Verbindung notwendig.
Auswirkungen für die Nutzer:innen
- Ihre Uni-Mailadresse ändert sich dabei nicht, aber sie müssen in Ihrem Mailprogramm Ihr Mailkonto auf den neuen Exchange-Server umstellen. Weitere Informationen finden Sie auf unseren Handoutseiten.
- Anstelle von Webmail steht Ihnen der Outlook Online Services https://exchange.uni-hamburg.de/owa/ zur Verfügung.
- Für den Zugang zu Exchange nutzen Sie bitte Ihre Benutzerkennung <B_Kennung> und nicht mehr Ihre UHH-Kennung. Das Passwort entspricht dem von STINE und dem KUS-Portal.
- Die Sende-E-Mail-Adresse wird die <vorname>.<nachname>@uni-hamburg.de-Adresse damit sie den offiziellen Vorgaben entspricht. Weitere E-Mail-Adressen bleiben für den E-Mail-Empfang erhalten!
- Alle Webmail-Adressbuch und Kalendereinträge können leider nicht automatisch migriert werden. Alle UHH-Mitarbeitenden sind aber automatisch durch das globale Exchange Adressbuch vorhanden. Wenn Sie eine große Anzahl von UHH-externen Adressbucheinträgen oder Kalendereinträge im Webmail haben, kontaktieren Sie uns bitte nach Ihrer Migration wegen einer manuellen Übertragung.
- Alle in Webmail eingetragenen Abwesenheitsbenachrichtigungen und Filter-Regeln zur Vorverarbeitung eingehender Mails („Sieve-Regeln“, dazu zählen auch Weiterleitungen) werden verloren gehen und müssen von Ihnen im Outlook/OWA (Webbrowser) nachgebaut werden.
- Die Migration erfolgt innerhalb eines Tages, die mit kurzfristiger Funktionseinschränkung (typisch ca. 1 Std.) und einer Neukonfiguration Ihres E-Mail-Clients verbunden ist. Auch neu eingehende E-Mails während der Migration gehen nicht verloren!
- Vorhandene Postfachgrößen (Quotas) werden übernommen.
Hinweise zu E-Mail-Client Anwendungen
- Wir empfehlen die Nutzung von Outlook für Windows oder Apple Mac.
- Alle lokal im E-Mail-Client eingetragenen Kalender- und Kontakteinträge können leider nicht automatisch migriert werden und müssen daher von Ihnen selbst gesichert und später im Exchange wieder importiert werden.
- In sehr seltenen Fällen kommt es durch einen beschädigten lokalen Zwischenspeicher bei Ihnen oder ein falsch konfiguriertes Mailprogramm zu Differenzen zwischen lokal vorhandenen und auf dem Quellserver gespeicherten E-Mails. Wir können natürlich nur die E-Mails migrieren, die auf dem Quellserver gespeichert sind. Prüfen Sie daher bitte zumindest stichprobenartig über Webmail, ob alle wesentlichen E-Mails darüber sichtbar sind. Achten Sie dabei insbesondere auf Ordner derselben Ebene wie Ihr Posteingang sowie Ihre gesendeten E-Mails. Sollten Sie da Probleme bemerken, melden Sie das bitte vor dem Migrationstermin!
- Wenn Sie IMAP-Clients wie z.B. Thunderbird weiter nutzen möchten oder müssen, sollten Sie folgendes beachten:
- Das UHHLA-Archiv wird standardmäßig auf das Exchange Onlinearchiv umgestellt, d.h. ein Zugriff ist zukünftig über IMAP-Clients wie z.B. Thunderbird nicht mehr möglich! Auf dieses Archiv können Sie nur mit Outlook oder der Web-Oberfläche von Exchange zugreifen. Soll der Ordner in Ihrem Postfach verbleiben, aktivieren Sie bitte das Ankreuzfeld „UHHLA nicht ins Online-Archiv verschieben“ bei der Beantragung der Postfachmigration.
- Zusätzliche Hinweise für Thunderbird-Nutzende
- Wenn Sie in Thunderbird Verschlagwortung benutzt und/oder Mails farblich mit einer Kategorie gekennzeichnet haben, sollten diese Mails vorher in speziell dafür benannte Unterordner sortiert werden, da weder Verschlagwortung noch Kategorien in Exchange übernommen werden. Kategorien sind dann in Exchange entsprechend der sortierten Mails in den Unterordnern wieder neu zuzuordnen.
- Bitte entfernen Sie Ihr Mailhost / Public Konto in Thunderbird VOR dem Umstellungstermin. Das geht über „Extras“ -> „Kontoeinstellungen“ -> „Konto-Aktion“ -> „Konto entfernen“. Wichtig ist, dass Sie das Ankreuzfeld „Nachrichtendaten löschen“ deaktiviert lassen.
- Wenn Sie in Thunderbird „lokale Ordner“ nutzen, dürfen Sie diese Ordner NICHT löschen, weil diese Ordner NICHT automatisch nach Exchange übertragen werden – Die Ordner liegen nur lokal in Thunderbird. Deshalb empfehlen wir Ihnen, lokale Ordner unbedingt VOR der Migration in das Mailhost Postfach unter „UHHLA“ zu verschieben damit sie auch Online erreichbar sind und automatisch gesichert werden.
- NACH der Migration legen Sie dann bitte ein neues Thunderbirdkonto an. Hilfestellung finden Sie in unseren u.s. Handouts.
- Zusätzliche Hinweise für Outlook-Nutzende
- Bitte löschen Sie Ihr IMAP-Konto in Outlook VOR dem Umstellungstermin und erst NACHDEM Sie ALLE Daten in eine sog. PST Datei gesichert haben.
- Um eine Sicherung durchzuführen, klicken Sie in Outlook auf „Datei“ und dann „Öffnen und Exportieren“, dann auf „Importieren/Exportieren“, dann „In Datei exportieren“, dann den Dateityp „Outlook Datendatei (PST)“ auswählen. Dann klicken Sie auf Ihren Namen/E-Mail-Adresse ganz oben und setzen den Haken bei „Unterordner miteinbeziehen“, wählen ihren Speicherpfad aus, lassen die Duplikat-Option so, wie sie ist. Nun klicken auf „Fertigstellen“ und klicken dann auf „OK“ ohne Passwortvergabe.
- NACH der Migration legen Sie dann bitte ein neues Outlook-Konto an. Hilfestellung finden Sie in unseren u.s. Handouts.