Nintex for SharePoint 2019

Auf dieser Seite möchten wir die SharePoint Erweiterung Nintex für SharePoint etwas näher bringen.

Was ist Nintex?

Mit Nintex lassen sich einfache bis anspruchsvolle Geschäftsprozesse innerhalb der komfortablen SharePoint-Umgebung automatisieren.

Nintex für SharePoint bietet dafür eine leistungsstarke Workflow-Automatisierung und digitale Formulare, um die Nutzung von SharePoint zu vereinfachen und Geschäftsprozesse zu automatisieren und optimieren.

Workflows können mit einem intuitiven Drag-and-Drop-Designer aus vordefinierten Aktionen erstellt werden.

Beispiele eines Nintex Workflows

Szenario #1

Dieses Beispiel zeigt einen Workflow für einen Softwarebeschaffungsprozess. Die einzelnen Schritte im Überblick:

Der Nutzende füllt ein Formular aus, um eine Software anzufordern.
Das Planungsteam aktualisiert das Formular mit der Product ID.
1. Der Workflow prüft, ob die Anfrage storniert wurde.
Es wird eine Aufgabe erstellt, die der Vorgesetzte des Antragstellers genehmigen muss.
1. Bei Genehmigung plant das Planungsteam einen INSTALL-Termin und schließt die Anfrage ab.
2. Bei Ablehnung wird der Antragsteller unter Angabe der Gründe benachrichtigt.
3. Wenn innerhalb von 24 Stunden keine Maßnahmen ergriffen werden, wird der Antrag automatisch storniert.

Aus Gründen der Verständlichkeit wird in diesem Beitrag der Formularteil weggelassen und der Schwerpunkt auf den Workflow gelegt.

Szenario #2

Dieses Beispiel zeigt einen Workflow für einen Prozess der Anzeigenerstellung. Die einzelnen Schritte im Überblick:

Das Grafik-Team muss die Druckvorlage genehmigen.
1. Wir die Vorlage abgelehnt, wird der Auftraggeber über eine E-Mail darüber benachrichtigt.
Die Marketing-Abteilung muss die Grafik und den Inhalt genehmigen.
1. Wird die Vorlage abgelehnt, geht die Vorlage zurück an das Grafik-Team.
Der CEO muss die gesamte Anzeige genehmigen.
1. Wird die Anzeige abgelehnt, geht sie zurück an die Marketingabteilung.
2. Wenn die Anzeige vom Geschäftsführer genehmigt wird, wird eine Rechnung erstellt und E-Mail mit der Rechnung an den Auftraggeber gesendet.

Gibt es etwas bei der Nutzung zu beachten?

Wie bei fast allen Technologien gibt es auch für Nintex Best Practices bei der Gestaltung und Entwicklung von Workflows. Die wichtigsten haben wir unter Best Practices (Workflow) zusammengfasst.

Davon abgesehen, kann Nintex eigenständig ohne weiteres genutzt werden.

Haben Sie Fragen oder Planen eine Anwendung oder möchten einen Prozess im SharePoint abbilden oder benötigen weitere Informationen, kontaktieren Sie einfach die Stabsstelle Smart Administration.

Weiterführende Informationen und Erklärungen

Workflow

Formulare
- Steuerelemente
- Laufzeitfunktionen

Best Practices (Workflow)

Anzahl der Aktionen
Wenn der Workflow mehr als 150 Aktionen umfasst, sollte der Workflow in mehrere Workflows aufgeteilt werden, um die Stabilität während der Ausführung zu gewährleisten.
Workflow-Größe
Es wird empfohlen, den Workflow aufzuteilen, wenn die Größe von 500 KB überschritten wird. Die Verarbeitung von Workflows mit einer Größe von mehr als 500 KB nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch und führt häufig zu Stabilitätsproblemen bei der Ausführung des Workflows.
Zustandsautomat
Es sollte sichergestellt werden, dass alle Verzweigungen eines Zustandsautomaten eine Aktion "Zustand wechseln" haben, auch wenn der Workflow beendet werden muss.
Anstatt ein "End Workflow" innerhalb des Zustandsautomaten zu verwenden, sollte der Zustandsautomat beispielsweise eine Variable "EndWorkflow" auf true setzen, dann den Zustand auf "End State Machine" umschalten und anschließend den Workflow beenden.
Batching-Prüfung
Bei der Nutzung von Aktionen wie Element aktualisieren, Element erstellen, Elementberechtigungen setzen und Feldwert setzen wird empfohlen, direkt im Anschluss daran die Aktion Ausstehende Änderungen übernehmen anzufügen, um sicherzustellen, dass der Workflow wie erwartet abläuft.
In Schleifen protokollierte Fortschrittsdaten
Bei der Nutzung von Schleifen wird empfohlen, die Aktion In Workflowverlauf protokollieren innerhalb der Schleife zu vermeiden, da hierdurch eine große Anzahl von Einträgen zur Workflow History Liste hinzugefügt wird, was negative Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Workflows haben kann.
Parallele Aktion
Die häufige Verwendung paralleler Verzweigungen (10+ parallele Aktionen) kann je nach Komplexität der Verzweigungslogik zu Problemen führen. Es empfiehlt sich daher, einen seriellen Prozess zur Ausführung der Aktionen zu verwenden, anstatt diese parallel auszuführen.
Gespeicherte Berechtigungsnachweise
Es wird empfohlen, für geschützte Berechtigungsnachweise Workflow-Konstanten zu verwenden, da die Berechtigungsnachweise andernfalls im Klartext im Workflow fest eingebaut werden.
Zeitliche Prüfung
Wenn der Workflow durch einen Event Receiver ausgelöst wird, wird empfohlen, dass die erste Aktion eine Anhalten bis...-Aktion ist. Dies hilft, Fehler durch Überschneidungen zu vermeiden.
Workflow-Zugriff auf Listen/Bibliotheken
Der Initiator des Workflows sollte Zugriff auf alle Listen/Bibliotheken haben, mit denen der Workflow interagiert.
Bei großen Workflow History List und Task List, die vom Workflow verwendet werden und/oder viele Spalten enthalten, kann es zu Problemen kommen, wenn Daten nicht korrekt abgefragt werden können.