Beschaffung von Arbeitsplätzen

Das Team "APP - ADBS - Hardware" aus dem RRZ unterstützt die vom RRZ im Bereich Arbeitsplatz betreuten Bereiche bei der Beschaffung von IT-Endgeräten und IT-Zubehör. Die Installation und Auslieferung wird vom RRZ-ServiceDesk übernommen.

Eine Grundlage für die Beschaffung ist die Finanzierung. Diese kann auf verschiedene Weise erfolgen:

1. IuK: Über die IuK-Haushaltskomission kann für jeden Mitarbeitenden alle 5 Jahre eine Arbeitsplatzausstattung in der Standardkonfiguration finanziert werden. Der Bedarf dafür wird Anfang des Jahres mit den Fachbereichen abgestimmt bzw. erhoben. Für darüber hinaus gehende oder unterjährige Anforderungen können sog. Sonderanträge bzw. Dringlichkeitsanträge gestellt werden. Das Team unterstützt hier bei der Antragstellung und diese sollte immer über das Team erfolgen. Details zur Mittelverteilung können auf der Seite der IuK-Haushaltskommission nachgelesen werden. Aus IuK-Mitteln kann erst finanziert werden, wenn diese freigegeben sind.

2. Kostenstelle/PSP: Artikel, die nicht durch die IuK-Haushaltkommission finanziert werden, müssen mit eigenen Mitteln (Kostenstelle oder PSP) finanziert werden (dazu gehören aktuell WebCams, Headsets, HomeOffice-Ausstattungen) aber auch Spezialkabel, Ladegräte etc. Eine Beschaffung über Kostenstelle und nachträgliche Umbuchung ist nicht möglich.

   Für die Präsidialverwaltung liegt für WebCams, Headsets und HomeOffice-Ausstattungen noch finanzierter Lagerbestand vor. Eine Angabe der Kostenstelle ist dennoch notwendig.

   
   
   

Für die Beschaffung werden zusätzlich folgende Informationen benötigt:

• Nutzende (Name, Vorname)
• Standort und ggf. Lieferadresse
• Kostenstelle der/des Nutzenden (zur internen Inventarisierung/ Zuordnung, nicht zur Finanzierung)
• Vorgesetzte/r (Name, Vorname)
• Betreuungsbereich
• Finanzierungsquelle
  
  

Eine Beschaffung kann im Katalog in der Rubrik "PC-Arbeitsplatz" im RRZ-ServicePortal über eine neue Bestellung ausgelöst werden. Nach der Abgabe der Bestellung wird zunächst die/der Vorgesetzte um Einverständnis gebeten, bevor die Bearbeitung im RRZ beginnt. Kurz vor der Bestellung (bei der Finanzierung über Kostenstelle/PSP) erfolgt zusätzlich die Klärung der Freigabe bei den Verantwortlichen der genannten Kostenstelle. Bitte klären Sie vorab die Freigaben mit Vorgesetzten und Kostenverantwortlichen, um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten.

Bei der Finanzierung über IuK behalten wir uns vor, mit Lagerbestand oder Rückläufern auszustatten. Das bedeutet, es gibt hier keinen Anspruch auf ein Neugerät der aktuellen Generation.

Bei Standardhardware liegt die Bearbeitungszeit in der Regel bei 3 Wochen. Für alles andere können keine Zeiten garantiert werden.

Für Zubehör wie Steckerleisten, Verlängerungskabel, Mauspads, Taschen & Rucksäcke kann die entsprechende Einkaufsabteilung direkt angesprochen werden.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema Hardwarebeschaffung finden Sie hier.