Beschaffungen zum Jahresende

Lieferungen und Leistungen, die bis zum 31.12. eines Jahres erbracht werden, sind – unabhängig vom Rechnungs- oder Auszahlungsdatum – dem Geschäftsjahr 2021 zuzuordnen.
Lieferungen und Leistungen, die nach dem 31.12. eines Jahres erbracht werden, werden dem folgendem Geschäftsjahr zugeordnet – unabhängig davon, welches Datum die Rechnung trägt oder wann die Bestellung erfolgt ist.

Abteilung 7 informiert zu Details in der Regel gegen Ende jeden Jahres.

Es bestehen keinerlei Möglichkeiten, Rechnungen vorab zu bezahlen. Rechnung dürfen erst nach erbrachter Leistung genehmigt werden. Der Verantwortliche der Kostenstelle bzw. des PSP muss bei seiner Bewirtschaftung der Elemente darauf achten und bei der Beauftragung von Beschaffungen die avisierten Lieferdaten in den Angeboten entsprechend berücksichtigen.

Aufgrund von Corona gibt es bekanntermaßen Probleme mit der Verfügbarkeit von elektronischen Bauteilen. Das hat zur Folge, dass bestimmte Artikel nicht kurzfristig lieferbar sind. Bei der Planung der Beschaffung ist das durch die Verantwortlichen von Kostenstellen und PSP-Elementen zu berücksichtigen. Die bereitgestellten Angebote enthalten üblicherweise die erwarteten Liefertermine.

In diesem Zusammenhang wird das Hardwareteam häufig mit der Frage konfrontiert, ob nicht woanders oder etwas vergleichbares bestellt und vor dem Jahreswechsel geliefert werden kann. Häufig mit dem Hintergrund, noch Geld bis zum Jahresende ausgeben zu wollen. Dazu folgende Hinweise:

1. Im Bereich der Arbeitsplätze gibt es geprüfte und unterstütze Standardsysteme und Peripherie, die über Rahmenvertragspartner beschafft werden. Hier ist die Kompatibilität geprüft, die Geräte können vom Support unterstützt werden und die Abläufe bei der Abwicklung von Garantiefällen sind klar geregelt und mit definierten Reparaturzeiten hinterlegt. Für nicht Standardhardware kann das RRZ nur eingeschränkten Support liefern. Das liegt primär daran, dass die Mitarbeitenden des RRZ diese Geräte nicht kennen und auch keine Testhardware (z.B. zum Nachstellen von Problemen) vorhanden ist. Typischerweise wird die nicht Standardhardware bei unterschiedlichsten Händlern bestellt (Bestpreis), was die Abwicklung von Garantiefällen schwierig und aufwendig macht. Jeder der auf nicht Standardhardware besteht sollte sich dieser Umstände bewusst sein und langen Bearbeitungszeiten bei Störungen einkalkulieren.
2. Die Recherche von alternativen Produkten nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch, das Einholen von Angeboten mit passenden Liefertermine ebenfalls. Eine Garantie, dass die Lieferung dann auch wirklich zum erwartetet Zeitpunkt eintritt ist nicht gegeben. Die Universität kann im Regelfall auch nicht wegen Überschreitung der Lieferzeit von einer Bestellung zurücktreten. Da viele das Anliegen haben, zum Jahresende die noch verfügbaren Gelder zu nutzen, kann auch das Harwdareteam nicht garantieren, die Auftragsflut in der gewünschten Zeit zu bearbeiten.

Bitte versuchen Sie nicht, Ihre Aufträge zu priorisieren. Das führt am Ende dazu, dass wir weniger Aufträge bearbeiten können.